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G3 Comptabilité Matieres
G3 Comptabilité Matieres
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ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION UN PEUPLE-UN BUT-UNE FOI
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GROUPE 3
THEME :
LA COMPTABILITE MATIERES
HP
Chargé de cours : Pr Mohamed TRAORE
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Liste des acronymes
PV…………………………………………………………………………………………………..Procès-verbal
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Introduction
Elle s’applique à la totalité des services tant civils que militaires à l’exception de ceux
soumis par une règlementation particulière, à une comptabilité industrielle et commerciale.
La comptabilité matières est une comptabilité d’inventaire permanent qui permet à tout
moment :
- les matières en approvisionnement. Elles comprennent : les matières, les denrées, les
matériaux, les articles et les objets divers qui, en magasins constituent des stocks
d’approvisionnement ;
- les matières en service. Elles comprennent tous objets d’équipement et appareils à
caractère durable utilisé pour assurer le bon fonctionnement des services. Les agents
utilisateurs ont qualité de détenteurs.
- les matières mises en consommation. Ce sont : les matières, les denrées, les liquides,
les objets mis en consommation, en cours de confection ou de transformation et les
matériaux employés dans les constructions
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L’approche méthodologique pour répondre à cette problématique est essentiellement
qualitative axée sur la recherche documentaire.
Ainsi, nous analyserons dans une première partie les principes et méthodes d’évaluation
(Première partie) et dans un second temps de mettre en exergue la tenue des différents
documents (Deuxième partie).
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PREMIERE PARTIE : LES PRINCIPES ET METHODES D’EVALUATION
Dans cette partie, l’accent est d’abord mis sur le Bureau Comptable son Institution,
Organisation, Attributions et Responsabilités des membres du Bureau Comptable en (A) les
principes et méthodes d’évaluation (B) avant d’Identifier les documents comptables en (C).
A- Le Bureau Comptable
Un Ordonnateur-matières ;
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Le Président de l’organe délibérant des Collectivités Territoriales, les Directeurs Généraux
des organismes personnalisés et les Chefs de Bureau de coopération économique ont
également la qualité d’Ordonnateur-matières principal pour la matière propre à la structure
relevant de leur autorité.
Les Présidents des Institutions et des Autorités Administratives Indépendantes, les Chefs des
départements ministériels, les Chefs de Missions Diplomatiques et Consulaires et le
Représentant de l’Etat au niveau régional et local sont des Ordonnateurs-matières principaux.
Le Ministre en charge des Finances, Ordonnateur principal des matières de son ministère, joue
également un rôle prépondérant par rapport aux autres ordonnateurs principaux des matières,
notamment sur le plan :
Les Comptables- matières sont chargés de la tenue comptable des matériels de leur ressort. Ils
sont choisis parmi les catégories A ou B2 et nommés par Arrêté conjoint du Ministre chargé
des Finances et du Ministre de tutelle. A chaque Bureau Comptable, est rattaché un
Comptable-matières. C’est le Chef de la Division Comptabilité-matières au niveau des
Directions des Finances et du Matériel et des Etablissements Publics Hospitaliers. C’est
l’Agent Chargé de la Comptabilité des matières au niveau des autres organismes
personnalisés.
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Les détenteurs assurent la garde et la conservation des matériels qui leur sont confiés. Ils sont
tenus de rendre compte, sans délais, au Comptable – matières des pertes, avaries,
détériorations et autres altérations dont le matériel pourrait être objet.
Principes :
- le principe de la prudence ;
- le principe de la spécialisation des exercices ;
- le principe de la transparence ;
- le principe de la continuité de l’exploitation ;
- le principe du coût historique,
- le principe de la correspondance des situations en fin d’exercice et en début
d’exercice, etc.
Méthodes d’évaluation :
Les matières et matériel sont enregistrés au coût d’achat : prix d’achat, majoré des frais
accessoires : frais de transport et assurances, droits de douanes, commissions, frais de
réception et manutention, TVA.
Les sorties des matières consommables sont effectuées selon la méthode de l’épuisement des
lots dite méthode FIFO (First In First Out) ou (Premier entré premier sorti).
Méthode Comptable :
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C- Identification des documents comptables
On distingue trois (3) types de documents : les documents de base, les documents de
mouvement et les documents de gestion.
Ils ordonnent et justifient les mouvements de matériel au niveau du Bureau Comptable. Ils
sont tenus en carnets. Ce sont :
- le Procès-verbal de réception,
- les Ordres d’Entrée et de Sortie de Matériel,
- le Bordereau d’Affectation du Matériel (BAM),
- le Bordereau de Mise en Consommation des Matières (BMCM),
- le Bordereau de Mutation du Matériel (BMM),
- les Ordres de Mouvements Divers,
- le Procès-verbal de réforme.
LES DOCUMENTS DE BASE
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DEUXIEME PARTIE : TENUE DES DOCUMENTS DE MOUVEMENT
L’analyse de cette partie porte d’une part sur la tenue des documents de base (A) et d’autre
part sur les documents de mouvements intermédiaires en (B)
C'est un document comptable qui enregistre aussi bien en quantité qu'en valeur et dans l'ordre
chronologique des faits les entrées et les sorties définitives de matériel et matières (O.E.M. et
O.S.M.). Les mouvements intermédiaires ne sont pas enregistrés dans le livre journal.
Le livre-journal est tenu par le comptable-matières en exemplaire unique. Il est signé, côté et
paraphé par l'ordonnateur-matières. Il est tenu en registre contenant cent (100) feuilles. Il est
arrêté au 31 Décembre de chaque année et à chaque changement de gestion. Il est certifié par
le comptable-matières et visé par l'ordonnateur-matières. Il est tenu en un registre cartonné
contenant 100 feuilles imprimés en recto et verso de dimension 42 X 29,7 cm. Il est tenu en
exemplaire unique au niveau du bureau comptable, par le comptable matières.
La fiche de matériel en approvisionnement (modèle 5A) est servie quand il est établi un OEM,
un OSM, un BAM, un BMCM, un OMD.
La fiche de matériel en service (modèle 5B) est servie quand il est établi un BAM, un OMD
ou un OSM dans le cas de réforme ou de régularisation de perte de matériel. Les fiches du
compte de gestion sont en carton de qualité "bristol" de dimension 29,7 X 21 cm. Les fiches
de matériel en approvisionnement sont de couleur blanche tandis que les fiches de matériel en
service sont de couleur jaune. Les fiches sont imprimées recto et verso. Chaque fiche reçoit un
numéro d'ordre suivi par type article. Ce numéro d'ordre est repris dans un livre répertoire
côté et paraphé par l'ordonnateur-matières. Il est tenu au niveau de chaque service par le
comptable matières adjoint et suivi par le comptable matières.
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La fiche casier
C'est une fiche qui permet au magasinier de suivre les mouvements de matériel en
approvisionnement. Cette fiche est employée uniquement quand il existe un magasin où sont
entreposés les matériels ou matières. Elle est servie par un Ordre d'Entrée de Matériel (OEM),
un Ordre de Sortie de Matériel (OSM), un Bordereau d'Affectation de Matériel (BAM), un
Bordereau de Mise en Consommation des Matières (BMCM) ou un Ordre de Mouvement
Divers (OMD). Elle est de qualité "bristol" de dimension 10,5 X 14,8 cm. Elle est de couleur
blanche et imprimée recto et verso. Elle est tenue par le magasinier uniquement en quantité et
est gardée aux emplacements de stockage.
La fiche détenteur
C'est un document qui décrit la situation du matériel en service détenu par un utilisateur
(DETENTEUR). Il est servi chaque fois qu'on établit un BAM, un BMM, un OMD ou un
OSM dans le cas de réforme ou de régularisation de perte. La fiche détenteur est en carton de
qualité "bristol" de couleur bleue et de dimension 29,7 X 21 cm. Elle est imprimée recto et
verso. Elle est suivie par le comptable matières ou le comptable matières adjoint et établie en
deux copies signées par le détenteur. Elle ventilation de la manière suivante : La première
copie est gardée par le comptable matières ou son adjoint et la seconde copie est remise au
détenteur
C'est un document qui tient la comptabilité des propriétés bâties et non bâties. Il est tenu sur
des fiches "bristol" de dimension 21 X 29,7 cm et de couleur blanche. Elle ventilation de la
manière suivante. Il est établi en double exemplaires ; un exemplaire de la fiche est adressé au
service des domaines et le deuxième exemplaire reste au niveau du bureau comptable. Le
service des domaines remplit le numéro de matricule, le numéro et la date du titre foncier.
Immatriculation du matériel
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d'immatriculation du matériel. Ce système d'immatriculation peut être amélioré tout en
respectant la description définie dans le présent Manuel. Cette immatriculation comprend 6
colonnes à savoir :
L'Immatriculation est établie sur la base d'un livre répertoire en conformité avec la fiche de
matériel en service.
C'est un document qui permet l'enregistrement comptable de tout achat de matériel dont la
valeur est égale ou supérieure à 2.500.000 F CFA, de tout matériel complexe, de tout don ou
legs. Complété suivant la facture du fournisseur, le procès-verbal de réception est établi par le
Comptable- matières et soumis à une Commission de quatre membres désignés par
l’Ordonnateur-matières et composée comme suit :
Dans le cas où la valeur du matériel est inférieure à 2.500.000 FCFA ou ne présente aucun
caractère complexe l’Ordonnateur-matières désigne un agent pour la réception du matériel au
vu d'un bordereau de livraison établi par le fournisseur. Sa signature vaut acceptation et il en
assume l’entière responsabilité.
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- services d’entretien et de gardiennage des locaux ;
- services d’entretien et de maintenance du matériel ;
- services d’entretien et de réparation des véhicules ;
- achats de billets d’avion et de carburant ;
- services de restauration et d’hébergement ;
- services d’envoi de colis et de valise diplomatique.
C'est un document qui permet d'enregistrer les opérations d'entrées de matériel quel que soit la
nature et les opérations de sortie définitive. Les Mouvements d'entrées de Matériel ou Ordres
d'entrées du Matériel (O.E.M.) Ces mouvements augmentent le niveau de l'existant. Il y a
plusieurs types d’entrées de matériel : les achats de matériel ; la réception de matériel en
provenance d'un autre bureau comptable ou d'un organisme (don ou legs) ; la régularisation
d’entrée sans pièces justificatives d’excédents reconnus suite à un recensement ; le
changement de dénomination ; la constitution ou la dislocation d’unité collective.
-si la valeur de la matière est inférieure ou égale à 500.000F CFA, on Etablit un ordre de
sortie du Matériel pour constater la consommation immédiate.
-si la valeur de la matière est strictement supérieure à 500.000F CFA, l'ordre de sortie n'est
Etabli qu’après utilisation effective de la matière.
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Les Ordres d’entrée et de sortie définitive de matériel sont suivis sur un seul carnet et suivant
une série ininterrompue sans distinction entre les entrées et les sorties. Les numéros des OEM
et des OSM correspondent aux numéros d'inscription au livre journal. Il est établi par le
Comptable matières.
Le Comptable matières tient à son niveau un carnet d’OSM pour justifier les avances qui lui
ont été par BMCM
• le troisième duplicata (blanc) sert de souche pour les archives ente avec des couleurs :
Les Ordres d’entrée et de sortie définitive de matériel sont suivis sur un seul carnet et suivant
une série ininterrompue sans distinction entre les entrées et les sorties. Les numéros des OEM
et des OSM correspondent aux numéros d'inscription au livre journal.
Il est établi par le Comptable des matières. Il tient à son niveau un carnet d’OSM pour
justifier les avances qui lui ont été par BMCM. L’original (blanc) est réservé au Comptable
des matières ou au Comptable des matières Adjoint (l’OEM accompagne la facture et l’OSM
est destiné au Comptable des matières Adjoint du service concerné) ;
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C'est un document qui enregistre tous les mouvements de matières ou de matériels à l'intérieur
du même bureau comptable et sans aucune incidence sur le niveau des existants. Pour ces
mouvements on utilise le modèle 2B.
C'est un document qui justifie les mouvements de matériels durables des approvisionnements
vers un service utilisateur (détenteur).
C'est un document qui permet d'enregistrer les mouvements de matières consommables des
approvisionnements vers un service utilisateur et dont la valeur est strictement supérieure à
500.000F CFA. Après la consommation effective des matières on établit un OSM.
C'est un document qui enregistre les mouvements de matériels d'un DETENTEUR vers un
AUTRE DETENTEUR.
C'est un document qui justifie les mouvements divers : locations, prêts, réparations, etc...
Le modèle 2B est du même format et de la même dimension que le modèle 2A. Il est ouvert
un carnet pour chaque type de mouvement intermédiaire. Chaque carnet de type de
mouvement est suivi dans une série chronologique et annuelle. La ventilation est faite de la
même manière qu'avec le modèle 2A. Les documents des mouvements intermédiaires sont
tenus par le comptable matières ou son adjoint.
LE PROCES-VERBAL DE REFORME
C'est un document dans lequel sont consignés les résultats des opérations d'une commission
de réforme de matériel. Le document précise la décision de la commission sur le sort du
matériel. A l'exception de la commission nationale de suivi des véhicules de l'Etat, il existe
une commission de réforme au niveau national, au niveau régional et au niveau du cercle. Les
propositions de réforme émises par les collectivités décentralisées et les établissements
publics à caractère administratif sont obligatoirement soumises à la commission de réforme
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du lieu de résidence. Le représentant de cette collectivité ou de cet établissement siège à cette
commission.
Le service des domaines est représenté au niveau de chaque commission et est seul habilité à
vendre le matériel reformé. Il est relié en carnet de 50 jeux de 3 feuilles de format 42 X 29,7
cm. Il est établi en trois copies : la première copie est gardée par le bureau comptable, la
seconde copie est adressée à la Direction Nationale du Budget, la troisième copie est envoyée
au service des domaines.
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Conclusion
En somme des arguments évoqués ci-dessus nous pouvons retenir que la comptabilité
matières est une comptabilité d’inventaire qui permet à tout moment le recensement,
l’enregistrement et le suivi administratif, comptable, la connaissance des existants, le suivi et
le contrôle des mouvements ; et la maitrise de la situation patrimoniale de l’état en ce qui
concerne les biens mobiliers et immobiliers en quantité et en valeur. En fin c’est une
comptabilité tenue en partie simple, à la fin de chaque année, il doit être procédé
obligatoirement à la reddition des comptes constitués du compte central des matières de
l’état ; accompagné des comptes de gestion des matières élaborés par des comptables
principaux des matières, transmis, à la juridiction des comptes, par l’ordonnateur
centralisateur des comptes des matières.
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Références
matières au sein des Etats membres de l’Union économique et monétaire Ouest africain ;
territoriales ;
domanial et foncier
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• le Décret n°2015-0604/P-RM du 25 septembre 2015, modifié, portant Code des
Marchés Publics et des Délégations de Service public ;
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