Procédure achat

Cycle achat-fournisseur

 Procédure 1 : détection du besoin : demande d’achat -Le magasinier examine le niveau de

stock et déclenche l’opération ; il doit surveiller de façon quotidienne le niveau du stock
pour éviter le risque de rupture de stock or arrêt de la production qui entraine des
problèmes de trésorerie. –1er exemplaire au service magasin 2ème envoyé au service
achat
 Procédure 2 : demande de prix : 3 devis au minimum -Auprès des fournisseurs-
 Procédure 3 : sélection du fournisseurs (comparaison des devis par une commission)-
Service achat, service approvisionnement et le service concerné pour éviter le risque que le
responsable achat oriente l’achat vers quelqu’un qui connait-
 Procédure 4 : passation de la commande : BC- bon de commande 1er exemplaire au
fournisseur 2ème envoyé au service réception 3ème au magasinier (il s’agit d’un double
contrôle si le service réception se trompe)4ème a la direction comptable et financière
5ème au service achat
 Procédure 5 : suivi de la commande -relance téléphonique ou mail-
 Procédure 6 : Réception de la commande : BL- Bon de Livraison fournisseur ou BR- Bon de
Réception interne 1er exemplaire au service achat 2ème envoyé au service réception
3ème au service magasin 4ème au service comptable et financier + contrôle qualitative et
quantitative
 Procédure 7 : entrée des matières au magasin : BE- bon d’entrée 1er exemplaire au service
magasin 2ème envoyé au service achat 3ème au service comptable et financier
 Procédure 8 : Réception de la facture -Le service achat ne fait que recevoir la facture-
 Procédure 9 : vérification des documents d’achat par le service achat -Conformité de la
facture avec le BL, BE, BC et le devis : dossier d’achat-
 Procédure 10 : VISA du directeur d’approvisionnement -Il refait le travail du responsable
achat et vérifie un cachet au niveau de la facture achat par les services concerné (service
courrier, service achat, service approvisionnement) –
 Procédure 11 : vérification et enregistrement comptable
 Procédure 12 : préparation du règlement par le trésorier
 Procédure 13 : comptabilisation du règlement

Frap 1 : PRB : absence de manuel de procédure / constat : on a constaté qu’il n’y a pas un manuel
de procédures / Causes : le non-respect de la loi fiscale, amendes et pénalités fiscales/ Recom :
formation du personnel, respect de la loi comptable et fiscale, FRAP 2 prob : Absence/ inexistance
d’une procédure de détection de la procédure de besoin / causes : absence d’une procédure
formalisée, mauvaise habitude d’achat / conse : le surstockage, ou rupture de stock, probleme
trésorerie / Recomman : instauration d’une procédure de détection de besoin FRAP 3 Prob :
inexistance d’une procédure formalisée de choix de frs / constat : absence de demande des devis,
et absence de sélection de frs / CAUSES : absences d’une procédure de demande des devis,
absence d’une procédure de séletion frs / CONS : achat élèvé de MP, risque d’achat d’une
mauvaise qualité de MP, impact sur le cout de revient et sur la marge bénéficiaire / RECOM :
création d’une nomenclature des frs de l’Ese, instauration d’une procédure de demande des devis,
instauration d’une procédure de séléction de frs FRAP 4 PROB : mauvaise procédure des passations
de commande frs / CONSTAT : on a constaté l’absence d’un exemplaire de bon de commande qui
doit etre envoyé au service réception / CONSE : réception d’une MP non conforme de point de vue
quantitative et qualitatif , absence de contrôle des m recus / RECOM : Amélioration de la
procédure existante en prévoyant un 5ème exemplaire du bc à envoyer au service rception FRAP 5 :
PROB : passation d’une commande d’achat non autorisée / CONSTAT : on a constaté que seules les
commandes sup à 30000 sont autorisées / CAUSES : mauvaise procédure existante / CONSE :
passation des commandes non autorisées MT infe à 30000 : sur stockage, achat de MP plus chers,
risque de passation de commande meme pour un montant sup à 30 000 en leur fractionnant
RECOM : Réduire le seuil de passation des commandes non autorisées à un mt dérisoire, sinon se
contenter seulement sur les achats autorisés FRAP 6 / PROB : mauvaise contrôle des mp recues /
CONSTAT : on a constaté l’absence du contrôle quantitative et qualitatif de la mp recue / CAUSES :
Absence d’une procédure formalisée de contrôle / CONSE : Réception d’une MP non conforme en
quantité et qualité / RECOM : instauration d’une procedure de contrôle des mses recus quantité et
qualités en se basant sur le bc et BL FRAP 7 PROB : document de réception des mp répétitives BL et
BR / CONSTAT : constater l’utilité simultanée du BL et BR / CAUSES : mauvaise procédure des M
recues / RECOM : utiliser un seul document soit le BL soit le BR en cas d’absence de BR FRAP 8
PROB : classement anarchique de BR au niveau au niveau de service réception / CONSTAT ;
constater que le 3eme exemplaire est classée d’une facon anarchique / CAUSES : mauvaise
procédure du classement des BR au niveau du service réception / CONSE : Complication de
l’opération du contrôle des M. Reçues / RECOM : classer les bons de réception selon un critère
chronologique au niveau service réception FRAP 9 : PROB : détéction tardive des pieces
défectueuses / CONSTAT : constater que les pieces défectueuses ne sont pas repéres que lors de la
rentrée à l’usinage / CAUSES : absence de procédure de contrôle qualitatif de piéces / CONSE :
retard enregistré, pour détécter les pieces défectueuses retard de production, insatisfaction client ,
non-respect du délai de livraison FRAP 10 : PROB : mauvaise gestion des stocks / CONSTAT :
constater que dans les cas urgents, les pieces sont transferees directement à l’atelier sans mettre à
jour le stock / CAUSES : mauvaise procédure de suivi des mouvements de stock / CONSEQ : un
stock qui n’est pas à jour entraine sois un stock exedentaire, soit rupture des articles de stock /
RECOM : instaurer une procédure de suivi des stocks à l’aide d’un logiciel de préférence FRAP 11
PROB : mauvaise procédure de gestion de stock / CONSTAT : constater que seul le magasinier met
à jour l’inventaire du stock / CAUSES : mauvaise procédure de mise à jour des stocks / CONSE :
erreur de fraude au niveau du magasin de stock / RECOM : revoir d’une facon radicale la procédure
d’inventaire du stock FRAP 12 : PROB : mauvais circuit de transmission de la facture frs /
CONSTAT : constater que la facture frs est transmis directemet par le service courrier au service
comptabilité frs sans passer par le service achat / CONSE : enregistrement de facture frs non
vérifiée par service achat et non autorisée par le directeur approv / RECOM : revoir la procédure
existante en insistant sur le service achat et le directeur d’approv FRAP 13 PROB : enregistrement
comptable des factures frs erronés / CONSTAT : constater que les factures frs sont enregistrées par
date d’echeance / CAUSES : non-respect de la loi comptable et fiscale / CONSEQ : Amendes ou
pénalités fiscales en cas de vérification , Etat de synthese ne refletant pas l’image fidele / Recom :
revoir l’enregistrement comptable en respectant la loi comptable et fiscale FRAP 14 PROB :
mauvais suivi des opérations d’achat et réception / CONSTAT : constater que les bons de réception
des commandes sont revenues 2 fois ou lors d’une réclamation frs / CAUSES : mauvaises
procédures de suivi des Cdes et de leur réception / CONSE : réclamation du frs voir perte de frs,
probleme d’approvision / RECOM : Améliorer la procédure existante FRAP 15 : PROB ; absence de
credit frs / CONSTAT : constater que les frs sont payés par cheque ou par virement bancaire /
CAUSES : mauvaise négociation du crédit frs / conse : absence de credit frs, BFR important,
probleme de tresorerie / RECOM : négociation d’un crédit frs au moins similaire à celui du credit
client FRAP 16 PROB : cumul des taches au niveau de trésorier CONSTAT : on a constaté que le
trésorier enregistre le paiement/ Causes : mauvaises procédures d’enregistrement comptable de
paiement non respect de principe de la séparation des taches CONSE : risque d’erreur et difficulté
du contrôle des comptes frs / RECOM : revoir la procédure en insistant sur le principe de
séparation des taches FRAP 17 PROB : factures non completes par les modalités de paiement /
CONSTAT : constater que les factures frs ne comportent pas une modalité de reglement / CAUSES :
non respect de la loi comptable et fiscale / CONSE : pénalité et amendes fiscales, risque de payer
en double la facture frs / RECOM : respect de la loi comptable et fiscale en complétant la facture frs
par la modalité de paiement FRAP 18 PROB : mauvais suivi des comptes frs / CONSTAT : constater
que la balance frs n’est pas analysée d’une facon régulière / CAUSES : absence d’une procédure de
suivi des dettes frs balance âgée des clts frs / CONSEQ : augmentation reclamation frs perte de frs,
pealités fiscales pour le non-respect de la loi sur les délais de paiement / RECOM : instaurer une
procédure d’analyse périodique de la balance frs