Nicolas MARTIN

Les modalités d’organisation
d’un service du personnel
Nicolas Martin
ICHEC Entreprises - Gestion Administrative
21/02/2007
Menu
 Préambule
 Dénominations et vocables
 Finalités d’un service du personnel
 Structure et profils
 Matières
 Aspects humains
 Gestion du changement et de l’organisation
 IT systèmes
 Communication
 Les enjeux, le devenir
 Conclusions
21/02/2007
Préambule
 Qui suis-je?
MARTIN Nicolas (36 ans)

Adjoint au DRH chez SONACA S.A.
Secteur aéronautique - siège social établi à
Gosselies (Charleroi)
Actuellement 1700 personnes (1000 ouvriers,
400 employés, 300 cadres)
21/02/2007
Préambule
 Qui suis-je?
SONACA S.A. est depuis juin 2005 un Groupe constitué d’une maison mère
établie à Gosselies et de filiales établies aux USA, Canada et Brésil.
(Internationalisation)
Nos principaux clients se nomment AIRBUS, EMBRAER, DASSAULT. (Nos

activités couvrent tant la conception que la fabrication)
Notre chiffre d’affaires 2005 s’élevait à 235 000 000 €.
Nous sommes actuellement occupés dans un plan Défi 2007.

Ce plan vise à générer des économies récurrentes et permettre la perennité de
l’entreprise. (un chapitre social également)
Mobilisation entière de toute l’entreprise.

Gros enjeux et grands projets à terme.
BOOM des constructeurs BOEING et AIRBUS
21/02/2007
Préambule
 Qui suis-je?
Background scolaire?
Gradué en Administration Sociale et Fiscale
Licencié en Sciences Economiques et Sociales
Agrégé de l’Enseignement Supérieur des Sciences

Economiques et Sociales
21/02/2007
Préambule
 Qui suis-je?
Expériences?
Management Accountant chez Schweppes Belgium (4
mois)
Chargé de cours à la HECF Mons (4 ans)
SAP HR and Payroll Consultant chez Sonaca (2 ans)
Responsable RH chez Sonaca (6 ans)
21/02/2007
Préambule
 Pourquoi moi?
Vision généraliste du métier HR
Esprit volontariste du changement
Ma fonction actuelle dans l’organisation HR chez

Sonaca (pas de périmètre limitatif…)
La passion et le dévouement pour ce métier

noble qu’est le nôtre
21/02/2007
Préambule
 Avertissements
Histoire,Vécu
Expériences
Recul
Pas une seule vérité
Q/R
21/02/2007
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 Préambule
 Matières
 Aspects humains
 IT systèmes
 Communication
 Conclusions
21/02/2007
Dénominations et vocables
 Le choc…
« Modalités d’organisation d’un service du personnel »
Rappel: 1992 – Etude comparative des services du personnel

(Ringard…)
Doit-on parler de management des resources humaines ou de gestion

du personnel?
Il est clair qu’il y aura toujours dans un département des ressources

humaines une administration du personnel.
Notre priorité de ce soir est je pense le service du personnel ou

l’administration du personnel. A bien des égards, cette notion sera
élargie en fonction des sujets traités. Toucher à la GRH passe
impérativement par une administration du personnel.
21/02/2007
Il n’empêche, nous vivons une ambiguïté dans notre discipline au niveau
de la terminologie.
Que pensez de ce travailleur qui pour un problème de fiche de paie dit:

« Je vais au personnel »
Que pensez de ce travailleur qui pour une inscription à une formation ou

une demande de mobilité interne dit: « Je vais au personnel »
Que pensez du même travailleur qui pour une information relative à

l’octroi d’un crédit temps dit: « Je vais au personnel »
Ces personnes sont allées au service du personnel mais dans des entités
différentes, où les métiers sont différents.
Différents labels peuvent être utilisés: Service social, département social,

direction du personnel, Personnel, Relations sociales, Relations
Humaines, Direction Personnel et Administratif, Service Ressources
Humaines, Direction des Ressources Humaines, (Et pourquoi pas les
gisements humains?), etc…
21/02/2007
Quid des abréviations?
SRH, DRH, HRM, HRD, etc…
On anglicanise de plus en plus la fonction…
Imagination fertile…
Que penser de tout cela?
21/02/2007
C’est la professionnalisation de la fonction qui fait cet étendu vocable!
C’est également la taille de l’entreprise, son secteur, sa culture, son histoire,

sa nationalité, et d’autres paramètres probablement spécifiques et propres à
chaque société qui définit le vocable.
Européanisation de la fonction ?
Vision Groupe? Local? Global? « Think global act local? »
Mais comment veut-on s’appeler?
Les coutumes et la culture sont parfois des concepts plus forts que le label!
« On veut s’appeler DRH, et tout le monde continue à nous appeler le

personnel! » Encrage dans les mœurs…
21/02/2007
Finalement le vocable n’est pas ce qu’il y a de plus important, ce
qui est le plus important c’est ce que l’on met dedans!
« Je vais au service du personnel »
Touche tous les travailleurs

Aide, assistance suite à problème ou une interrogation
Là on sera à mon service… Ecoute
Expertise, conseils, connaissance
C’est finalement un point de chute, une sorte de liaison entre le travailleur et son entreprise. Notre
entité va au delà de la hiérarchie de première ligne qui doit rester le premier lien dans la
relation de travail. (partage du management des hommes)
L’élément de liaison est le contrat de travail. (avec toutes ses obligations mutuelles)
21/02/2007
La dénomination de l’entité personnel peut être fonction

de la position qu’occupera son leader dans l’organisation
de l’entreprise.
Le leader est-il Directeur ou Manager?

Participe-t-il au Comité de Direction?
Quid des pouvoirs de signature et du champ décisionnel?
Le leader est-il rattaché au Directeur de Site?
21/02/2007
Exemple d’une entreprise dans le secteur agro-

alimentaire en région wallonne qui cherchait un
H.R.M:
Un site de production en Flandres (200

personnes) et un site de production en Wallonnie
(150 personnes)
Le HRM est un service à lui seul, une sorte de

hotline support à la production, management
baladeur dans l’usine, les valeurs de l’entreprise
étant ancrées sur l’individu.
21/02/2007
Exemple d’une entreprise américaine de

marketing de près de 80 personnes en région
bruxelloise, une personne à mi-temps pour les
questions administratives. Ce « HR Supervisor »
est rattaché à la Direction Financière.
Cas de cette entreprise scandinave (600

personnes) comprenant deux sites d’exploitation
en Flandres et en Wallonnie, le service du
personnel et payroll étant basé au siège central en
Flandres, un responsable du personnel étant
localisé dans le second site et plutôt orienté
sécurité et people development. 21/02/2007
Exemple de cette entreprise italienne du secteur

des fabrications métalliques qui comprend 200
personnes et fait partie d’un groupe européen.
La DRH est composée de deux personnes, le
payroll étant la priorité numéro 1.
Cas de cette entreprise de 4500 personnes dans le

secteur chimie qui contient une quinzaine de
filiales en Europe et dans les pays émergents.
La DRH comprend 60 collaborateurs et la
stratégie se focalise sur la mobilité du personnel
entre les filiales et le développement.
21/02/2007
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 IT systèmes
 Communication
 Conclusions
21/02/2007
Finalités d’un service du personnel
 Une question existentielle!

 Quelles activités?
 Que veut-on devenir?
21/02/2007
 Qui sommes-nous?
Une Direction, un Département, un Service

composé d’un ensemble de personnes qui ont des
tâches orientées vers les matières relatives à
l’être humain. (Vaste)
21/02/2007
 Grandes tendances?
 Juridique (de plus en plus)

 Directeur de la responsabilité sociale de l’entreprise
(Entre le marteau et l’enclume)
 Nouveau comportement (la personne est une nouvelle
donne au niveau GRH, arbitrage entre la vie
professionnelle et la vie privée)
 Internationale (différentes cultures, nationalités, les
nouveaux expatriés)
 Orientation business (connaître le business, le produit, la
stratégie de l’entreprise, voir la fonction RH dans un
ensemble)
 Individualisation dans la gestion (gestionnaire
d’individus, chaque cas est un cas)
21/02/2007
 Grandes tendances?
 Gestion des compétences (anticiper les compétences et

les métiers pour demain)
 Contrôleur de gestion, gestionnaire de rémunération
individuelle (rémunération à la carte?; financiarisation de
la fonction RH)
 Gestionnaires des temps
 Suite d’externalisation de certaines activités (*)
 Investissement dans la logique informatique (conscience
des évolutions technologiques)
 Ordonnateur du cadre de vie au travail
 Garant des équilibres sociaux, optimisateur d’éffectif
(pyramides des âges, … Gestion du changement)
21/02/2007
 Inventaire? Les grandes lignes…
 Respect de la législation sociale (veille sociale et fiscale permanente)

(Rebelle ou soumis?)
 L’approche de bonnes relations sociales (Conflit ou paix?)
 L’assurance d’une paie correcte (JIT, DMFA, Bulletins de paie…)
 L’assurance de bonnes conditions de travail (Sécurité ou Danger?)
 La maîtrise des processus de gestion (Organisation ou désorg. ?)
 Le développement des personnes (Priorité ou fatalité?) …
 Le bien être au travail et concilier vie privée/vie prof.

21/02/2007
Considérations actuelles selon une enquête
Berenschot/Partena en 2006:
20% à l’administration du personnel et des salaires…

10% au recrutement…
 Activités de secrétariat en tout genre

 Initiatives en matière de formation et de
perfectionnement
 Entretien des relations avec les syndicats
 Planification des ressources en personnel
 Gestion des risques
 Gestion logistique des formations
 Définition et adaptation de la politique salariale
 Description en pondération des fonctions
 Maîtrise des coûts du personnel
21/02/2007
Considérations actuelles selon une enquête
Berenschot/Partena en 2006:
 Soutien et encadrement du développement de

l’organisation
 Structuration de la gestion des compétences
 Définition et adaptation de la politique d’évaluation
 Adaptation de la GRH à la stratégie de l’organisation
 Développement de la qualité de la gestion
 Gestion des licenciements
21/02/2007
Rôle de support technique vers une fonction à
connotation stratégique…
Réalité ou fiction?
On reste encore beaucoup dans un rôle de

support technique, la gestion administrative, le
support à la hiérarchie, les relations collectives…
21/02/2007
 Point central = contrat de travail qui lie chaque

travailleur à l’entreprise. (C’est la relation de
travail)
Les articles repris dans les contrats de travail

permettent d’illustrer dans les grandes lignes les
matières qui vont être traitées au sein d’un
service du personnel
21/02/2007
CONTRAT DE TRAVAIL
Entre d’une part :
Représentée par :
Et d’autre part :
Statuts Loi de 1978
Il est convenu ce qui suit :
Article 1 - L'employeur engage l’ouvrier dans les liens d’un contrat de travail à partir du …..
pour remplir les tâches et fonctions suivantes : ….
Définitions des fonctions
Article 2 - L’engagement est conclu pour une durée déterminée de … mois jusqu’au …….
Article 3 – Cet engagement est conclu avec une période d'essai de 14 jours calendrier. Si au
cours de ces 14 jours l'exécution du contrat est suspendue pour cause d'absences justifiées ou
non, la période d'essai sera prolongée de la durée des absences, mais en aucun cas cette
prolongation ne pourra dépasser 7 jours calendrier.
L'employeur et l'ouvrier pourront mettre fin au contrat à partir du 7e jour calendrier et aussi
longtemps que l'essai est en cours, sans préavis ni indemnité, à la fin de chaque journée de
travail.
Article 4 – Cet engagement est subordonné au résultat favorable d'un examen médical effectué
par un médecin délégué par l'employeur.
Règlementation médicale
21/02/2007
Article 5 - La durée de travail est fixée à 36h30 minutes par semaine et répartie comme suit :
du lundi au jeudi de 7h00 à 15h30 avec une interruption de 30 minutes entre 11h30 et 13h10
le vendredi de 7h00 à 11h30 sans interruption
Article 6 - A la date du présent contrat, la rémunération convenue est fixée à …. bruts de l’heure.
Article 7 - Le paiement de la rémunération sera effectué par banque ou CCP.
Article 8 - Il est bien entendu que, suivant les besoins de service, et par seule décision de
l’employeur, vous pourriez être astreint(e) à faire du travail en équipes successives ainsi que
d’éventuels déplacements à l’étranger.
Article 9 - L’ouvrier reconnaît avoir reçu un exemplaire du contrat et du règlement de travail, lequel
fait partie intégrante du présent contrat et déclare en accepter les clauses et conditions.
21/02/2007
 Autres extraits d’articles qui peuvent illustrer ce qui précède…
Article - Lieu de travail
Les prestations de travail s'effectueront principalement à ……. Dans l'exercice de ses

fonctions, l'intéressé pourra effectuer des séjours à l'étranger, d'une durée
ininterrompue allant jusqu'à trois mois sans retour au foyer.
Article - Rémunération
Une gratification faisant partie de la rémunération pourra éventuellement être allouée au

travailleur. Son montant et ses conditions d'octroi sont laissés à l'entière appréciation de
l'employeur et elle constitue une pure libéralité de sa part. Le versement de cette
gratification pendant plusieurs années ne peut constituer un usage, n'ôtera pas à la
gratification son caractère de libéralité et ne peut faire naître aucun droit pour le futur.
Les conventions collectives du statut seront d’application.
Par ailleurs, il est convenu qu'au terme de sa période d'essai de 6 mois, si celle-ci s'avère
positive, le travailleur disposera d'une voiture de société.
21/02/2007
 Autres extraits d’articles qui peuvent illustrer ce qui précède…

Compensation and benefits
Assurance de groupe
L’employeur a souscrit une police d’assurance de groupe au profit de son personnel,

laquelle octroie des prestations en cas de décès ou en cas de vie à l’âge de la retraite.
Le travailleur marque son accord pour participer à ce plan de pension.
Autre article
Le présent contrat est, pour tout ce qui n'est pas prévu par la présente convention,
soumis à la loi relative aux contrats de travail, au droit commun et aux règles
internes à l'entreprise, notamment le règlement de travail.
21/02/2007
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 Préambule
 Matières
 Aspects humains
 IT systèmes
 Communication
 Conclusions
21/02/2007
 Exemples de structures RH
DRH
Team Time and Payroll Office Expenses Medical Recruitment Education Safety
DRH
Adjoint au DRH Liaison usines
Sécurité Médical Salaires et appointements Gestion administrative du personnel Recrutement formation sélection
Prévention Industriel Gestion opérationnelle Antennes RH Recrutement Sélection Formation

21/02/2007
 Exemples de structures RH
DRH
Office
HRM HRM
Administration Compensation and Benefits Payroll Security and safety HRD
Time Management Clericals Medical Recruitment
Budget and Reporting Blue collars Selection
Expenses Education
Insurances
21/02/2007
Structure et profils
The right person at the right moment at the right place…
QUID DE LA STRUCTURE?
Il est possible de dessiner sa structure selon différents modèles:
Exemple: Une gestion du personnel par statuts AtoZ

Une gestion du personnel par disciplines
Une gestion du personnel QUANTI/QUALI
…
21/02/2007
L’évolution de l’organigramme est la conséquence

d’un virage dans la stratégie HR de l’entreprise.
Le business nécessite l’investissement de nouvelles
machines, il y a impact sur la sécurité, l’ergonomie,
les métiers…
La nouvelle stratégie donne une impulsion au
people management, outsourcing d’activités.
Fusion, rachat, acquisition, restructuration,
internationalisation, nouvelles orientations
stratégiques engendrent des changements dans
l’organisation.
21/02/2007
Exemples:
o Une entreprise qui annonce un downsizing

significatif dans le secteur automobile
o Une fusion/absorption de sociétés de consulting
bureau d’études (l’une cotée en bourse à Paris et
l’autre leader sur un segment de marché en
Belgique…)
o Une société en pleine croissance dans le secteur de
la construction
21/02/2007
Un virage dans la stratégie aura d’office un impact

dans l’organisation…
! Nouveautés = Nouveaux problèmes
Exemples:
un upsizing = nouvelles campagnes de recrutement ?

rachats?
Un downsizing = délocalisation? Restructuration?
externalisation?
21/02/2007
Politique de people management?
Impact sur la gestion des compétences

Redéfinition ou définition des fonctions
Politique salariale
Impact sur les politiques de mobilité (fertilisation
croisée)
21/02/2007
Modernisation du système d’informations?
EHR
Impact organisationnel
Technique
21/02/2007
Internationalisation ?
Gestion des expatriés?

Fiscal? Social?
Split payroll?
21/02/2007
Profils au HR?
Idéal? Une équipe pluridisciplinaire

Des gens motivés qui aiment les personnes
Des personnes qui connaissent bien le terrain
De l’expérience du know how et de l’expertise
De la fraicheur et des idées nouvelles
Quid de la tête bien faite?
21/02/2007
Dans une entreprise de 1600 personnes?
Personnel orienté sécurité, conseiller en prévention, pompiers,

juriste, conseillers sociaux, gens de terrain, secrétaires de direction,
assistants sociaux, économistes, licenciés en sciences du travail,
psychologues, infirmières graduées (+ service externe), gradués en
gestion des ressources humaines. (Equal to 25 personnes)
21/02/2007
La fonction d’antenne RH ou décentraliser la DRH

dans les usines…
Gestion journalière correcte des temps et de la paie du personnel

travaillant dans un secteur donné.
Cette fonction est localisée géographiquement dans chacune des

usines afin d’éviter aux travailleurs de se déplacer.
Existence d’une antenne centrale pour les fonctions de supports type
administratif, management.
Ce sont les délégués des Ressources Humaines
Réalisation d’un véritable travail d’équipe en collaborant étroitement

avec les chefs d’équipe et les Responsables d’usines sans oublier le
Département RH 21/02/2007
Ecoute attentive des travailleurs dont ils sont parvenus à gagner la

confiance par leur discrétion.
Bonne connaissance de la situation de chaque personne ce qui permet

de désamorcer les situations difficiles et d’éviter les conflits.
Garant du respect des conventions et des règlements tout en restant

objectifs.
Aspect relationnel de la fonction très important tout comme la

disponibilité dont ils doivent faire preuve étant donné la diversité des
horaires qui existent dans chaque usine.
21/02/2007
Responsables de services?
Pas nécessairement des universitaires, mais tendance à de plus en

plus le devenir…
« Un diplôme ne remplacera jamais l’expérience… »
En résumé,
La DRH a besoin de personnes orientées tant qualitatif que

quantitatif (polémique des sciences molles et dures…)
 Etre orienté personnes

 Etre orienté tâches
FAIRE VIVRE TOUT CE BEAU MONDE… TEAM BUILDING

21/02/2007
Menu
 Préambule
 Matières
 Aspects humains
 IT systèmes
 Communication
 Conclusions
21/02/2007
Matières
Préambule:
Je ne compte pas entrer dans les détails des différentes matières
traitées dans les entités qui constituent une D.R.H.
Je n’évoquerai pas non plus les entités sécurité, médical, et

recrutement formation. (Il n’empêche, ces points se retrouveront
fréquemment dans le quotidien des personnes de la RH)
3 raisons: - Demande volontariste ICHEC Entreprises

- Pas réellement expert en ces matières
- Ne pense pas que ce soit la finalité du cursus
? Matières…
VASTE ETENDUE!
21/02/2007
Matières
Exercice pratique:
par groupe de 2, établir l’inventaire des matières existantes dans

mon « entité » (une liste à réaliser)
Classer ces matières par grands sujets (regroupement)
Pour chaque matière, dessiner un processus
Lier les processus entre-eux
21/02/2007
Matières
PRATICO PRATIQUE: COMMENT CONSTRUIRE UN
PROCESSUS?
BRAINSTORMING en cercle restreint (les bonnes personnes)

COUCHER les idées sur papier
DEFINIR un target
BRAINSTORMING phase II (A la sortie des réunions germent
souvent d’autres idées …étendre peut-être le cercle)
METTRE EN PLACE le processus
AMENDER ET CONTROLER
21/02/2007
Matières
 Conventions d’entreprise
 CCT rendues obligatoires
 Aspects salariaux (système payroll)
 Suivi des législations
 Reporting social
 Assurances des personnes (soins santé, missions, …)
 Assurances groupe
 Statuts et packages
 Échéances des contrats
 Demandes d’autorisation d’embauche
 Gestion des conflits au day to day
 Partenaires sociaux
 Mutations
 Contrôles médicaux
 Gestion des temps de prestations
 Absentéïsme
 Pacte de solidarité des générations
21/02/2007
Matières
 Taxe C02
 Evolution des masses salariales
 Réduction structurelle
 Subsides de formation
 Budgétisation HR
 Comptabilisation des appointements, salaires et autres
 Gestion des expatriés
 Clearances
 Congés thématiques
 Litiges du passé
 Licenciements
 Chômage économique
 Missions extérieures
 Egov
 Avantages particuliers au personnel (centrale d’achats…)
 Communication
 Collaboration interdépartementale
21/02/2007
Matières
 Conseil d’entreprise, D.S., C.P.P.T.
 Révision annuelle des appointements et salaires
 Evaluation
 Participation aux résultats de l’entreprise
 Chômage économique
 Plan de prépension
 Détachement de personnes
 Grands changements d’organisation
 Système de primes, d’agréation
 Organismes extérieurs (Agoria, FEB, Association D.P., …)
 Formation
 Accueil et suivi de carrière
 Etc….
LISTE NON EXHAUSTIVE!!!
21/02/2007
Matières
Chacune de ces différentes matières doit s’intégrer dans des
processus qu’il convient d’écrire, d’amender et de suivre en
contrôle.
Dire ce que l’on fait et faire ce que l’on dit!

Pas toujours évident dans la pratique (attention aux rebelles)
L’idée des processus est de savoir exactement qui fait quoi en

toutes circonstances et donc de dégager des responsabilités derrière
chaque tâche. Ne pas être pris au dépourvu. (Assigner une
personne ou un ensemble de personnes à un processus)
A la question posée par un responsable « Pourquoi fais-tu comme

cela? » un employé répondit « Car on a toujours fait ainsi! »
Cependant, aucun processus ne le certifiait… Quid des normes de
qualité, Audit?
Sans discipline des processus, les personnes fonctionnent trop par

habitude sans plus se poser de question! Le processus remet
constamment en question et se remet constamment en question
dans le monde de l’entreprise. 21/02/2007
Matières
Il est important de raisonner en système lors de la

construction de ces processus.
Interconnexion des entités pour une même matière.

(!!! entité extérieure au département RH)
Avoir l’adhésion de chacun dans le processus et

n’oublier personne!
Les processus c’est l’affaire de tous!

(IMPLICATION)
21/02/2007
Matières
Processus utilisé Degré de participation des Adhésion vraisemblable aux
collaborateurs objectifs
Liste d’objectifs préparée par
le responsable et remise aux
collaborateurs - +
Même approche, mais les
collaborateurs peuvent les
discuter, les clarifier et faire + ++
des suggestions.
Les collaborateurs préparent
une liste d’objectifs.
Le responsable les mets en
forme, les modifie
éventuellement et les met au
point.
++ +++
Les collaborateurs et le
responsable préparent
chacun leur liste d’objectifs.
Des discussions s’ensuivent
jusqu’à la mise au point
définitive ++++ ++++
21/02/2007
Matières
Exemple: Le recrutement et la sélection…
Autorisation d’embaucher (DRH)

Impact du contrat (administration du personnel)
Conditions et package (Management HR)
Plan de prévention (Sécurité)
Visite médicale d’embauche (Médical)
Contrats d’assurances
Parrain de carrière (Gestion des carrière) …
21/02/2007
Matières
Exemple: Calcul des paies
Calendrier annuel des paies (Org. Synd + Management RH)

Correction de time et signalétique (Antennes, Salaires Appts team)
Blocage du système et run de paie (IT)
Comptabilisation des paies (Financier)
Réalisation des paiements (Financier)
…..
21/02/2007
Demande de personnel
Auprès du DRH
Team
Recrut/Sel.
Recrutement
Gestion sous payroll
Sélection
Team GO
Négociation
salariale
Team Security
Embauche Team DRH
Elaboration des contrats

Team Payroll
Mutation Suivi des échéances
Saisie du dossier dans L5
Eval. Mérite
et bonus Changements de statuts
Promotion Augmentations salariales
Sortie Solde des comptes

Exit
interview
21/02/2007
Autre exemple de processus grh ouvriers
Identification
Clients des besoins
départementaux
Candidatures
Demande de Internes &
Données
personnel externes
d’entrées
(FORMPERS 010)(Presse, ONEM…)
ANALYSER
PROFIL LEGENDE
DU POSTE
DECISION EN
COLLECTER
CORESPONSABILITE
LES
AVEC L ’ATELIER
CANDIDATS
SELECTIONNER
FORMER
ACTEURS
GESTION
DES
RESSOURCES RECRUTER
HUMAINES
INTEGRER
DANS
L’ATELIER
* CDD
EVALUER
GERER LA
CARRIERE
LES * CDI
DEPARTEMENTS
Données de Candidat *Formation

sortie retenu *Evaluation
Clients Le département demandeur
21/02/2007
Matières
Chaque process concerne un ensemble d’acteurs venus d’horizons
différents. (On ne parle pas tous la même langue)
Exemple de la réunion dans laquelle on parlait du taux

d’absentéïsme…
Présents: un contrôleur de gestion, un comptable, un

gestionnaire des salaires, un informaticien, un responsable
d’usine, un chef d’équipe, un employé de la RH…
Une séance rien que pour définir la notion de taux d’absentéïsme!
21/02/2007
Matières
Non présentéïsme?
Absentéïsme full codes?
Absentéïsme maladie uniquement ou avec les accidents du travail?
Premier mois? Six premiers mois? Inférieur à une année? Uniquement le
rémunéré?
Quid du dénominateur?
Les heures théoriques? Le prestable? Prestable différent du presté réel?
Prestable? Avec ou sans les vacances annuelles?
Quid des congés d’ancienneté et de la récupération de temps de travail?
Trouver l’adhésion au concept…
DEFINIR LES REGLES DU JEU SEMBLE UN PREALABLE

ESSENTIEL AVANT DE METTRE EN PLACE DES PROCESSUS!
21/02/2007
Matières
Il est important d’apporter des définitions à ce que l’on fait. Savoir de quoi on
parle et pouvoir comparer.
Dans les processus, il est également important de connaître les attentes exactes
du client interne! (TIMING + info à fournir)
Attention à la dérive…
« Tu ne me l’as pas demandé »

« Ah, Si tu me l’avais demandé… »
« Je ne savais pas que je devais te le demander… »
On a tous, cachés dans nos fonds de tiroirs des trésors qui pourraient satisfaire
nos clients internes, s’ils en avaient la connaissance…
!!! Souvent surgissent des intérêts divergents, contradictoires…
21/02/2007
Menu
 Préambule
 Matières
 Aspects humains
 IT systèmes
 Communication
 Conclusions
21/02/2007
Aspects humains
Ils sont nombreux…
CONFIDENTIALITE (tout savoir et ne rien dire…)
Définition du SECRET?
EXPERTISE (Connaissance face à la matière)
FORMATION CONTINUE (Les nouveautés…)
MBO (Donner des objectifs)
« EXEMPLE »
21/02/2007
Aspects humains
GERER DES PERSONNALITES DIFFERENTES
LE TEMPS COMME UNITE DE MESURE
FACTEURS DE STRESS
ETAT DES PRIORITES
IMPLICATION
INFORMEL
21/02/2007
Aspects humains
Selon Abraham Maslow,la satisfaction d'un besoin ne peut être réalisée que si
les besoins de niveau inférieur sont eux-mêmes satisfaits.
21/02/2007
Aspects humains
21/02/2007
Aspects humains
21/02/2007
Aspects humains
21/02/2007
Aspects humains
21/02/2007
Menu
 Préambule
 Matières
 Aspects humains
 IT systèmes
 Communication
 Conclusions
21/02/2007
Gestion du changement et de l’organisation
Le bruit c’est la vie…

Le silence c’est la mort…
CHAQUE CHANGEMENT FAIT DU BRUIT!
Tout change…
L’organisation change, les personnes changent, notre quotidien aussi…
Adaptation de l’organisation en fonction de la réalité du moment
21/02/2007
Les notions de contextes et d’environnements sont importantes:
Sommes-nous dans un environnement stable ou il règne un

sentiment de continuïté ou au contraire dans un environnement où
l’instabilité est permanente et proche du chaos? (La gestion des
paradoxes)
Sommes-nous dans une organisation où le changement fait peur?

Quel est le degré de peur? (réfractaire à 100%?)
On ne gère pas les changements de la même façon partout!

Culture et histoire auront également leur mot à dire.
21/02/2007
Actionnaire
Milieu: Etre
Cité Individu et personne Client
Ressources Humaines
Employé
RH – Fiction et réalités
21/02/2007
Recommandations? « Bien penser le changement! »
o Le penser (poser les jalons)

o L’écrire (au terme d’une concertation)
o L’amender (l’affaire de tous…)
o Le publier (formaliser pour qu’il vive)
o Le faire respecter (contrôle)
S’appuyer sur des processus et construire un cadre de travail même si

on sait pertinement qu’il y aura certaines dérogations à prévoir
(envisager des ouvertures)
! 1 + 1 ne fait pas toujours 2, ce n’est pas toujours aussi noir ou blanc

que l’on veut bien le croire. (pas de système binaire)
VENDRE L’IDEE (Jamais à 100% ! Attention aux désillusions)

21/02/2007
Exemples de changement dans l’organisation d’un département RH…
 Découpe des activités RH en fonction des statuts du personnel

 Phénomène du 11 septembre 2001
 Réorganisation de la DRH fonction de la réorganisation de
l’entreprise et de la notion de groupe
Facteurs clés du succès?
 Volontarisme, déterminisme
 Transparence
 Pensée profonde
 Communication
21/02/2007
Ennemis potentiels au changement
Les intéressés eux-mêmes
Changement d’habitudes (les bonnes comme les mauvaises)

Manque d’intégration du changement (le personnel ne comprend
pas toujours la finalité du changement opéré)
Implication?
Quid de la concertation?
Bien préparer le changement, c’est gagner dans la concertation!

Ne pas consulter, concerter, échanger, c’est déjà mettre en péril son
changement!
21/02/2007
Il faut savoir qui impliquer… (Prendre les bonnes personnes)
Exemple: Une DRH pourrait-elle à elle seule entreprendre un

projet de gestion des compétences pour toute l’entreprise?
Vendre l’idée dans l’entreprise (les différents départements par

l’intermédiaire des différents responsables)
Trouver un sponsor (La Haute Direction)
Définir ce que l’on veut faire et avec qui!
Trouver un impulsion (Le comité de Direction)
Constituer des groupes pilotes homogènes
Lancer le projet
…
21/02/2007
Exemple: Harmonisation des systèmes de pointeuses (éviter les
pertes de temps… et donc de productivité)
Informer les organisations syndicales (Facts and figures)
Sensibiliser les travailleurs (campagne d’informations au travers

des valves, des mails, panneaux proches des pointeuses, consignes
à la maîtrise et l’encadrement…)
Agir et améliorer le système (! Deadline! Et prévention)

Aborder chaque poste de travail dans l’entreprise (Optimalize)
Objectif: une personne = une et une seule pointeuse
21/02/2007
Exemple: Une restructuration?
Changement issu de décisions stratégiques

Respect de la loi
Communication
Négociation
Application
On se trouve à un level Top Management
21/02/2007
Exemple: La mise en place d’un plan de prépension
Décider de la mise en place d’un plan de prépension
Cibler les personnes prépensionnables (et les rencontrer)

Concertation avec la organisations représentatives
Budgétisation
Mise en place d’un processus administratif
Gestion mensuelle des compléments
etc…
Qui fait quoi? Qui coordonne ces opérations?

Définition des responsabilités!
21/02/2007
Exemple: Le contrat de solidarité entre générations
Se documenter sur le sujet… (Nous en avons entendu parler avant

même de connaître le contenu final des textes…)
Identifier les impacts une fois les lois et arrêtés d’exécution votés
Mettre en place ou corriger les processus existants
etc…
Qui fait quoi? Qui coordonne ces opérations?

Définition des responsabilités
ON EST DANS LA GESTION DE PROJET!

21/02/2007
Exemple: Un changement de personne dans une fonction, la
suppression d’une fonction, la réévaluation d’une fonction,
l’outsourcing, …
Identifier tous les impacts!
Exemple personnel actuel: Le départ de deux collaborateurs en

prépension.
21/02/2007
Menu
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 IT systèmes
 Communication
 Conclusions
21/02/2007
IT systèmes
L’approche de la gestion du personnel sans outils

IT n’est plus possible à notre époque.
Quid des cartes perforées, de la dactylographie,

des bouliers compteurs, des faxs, des telexs, des
fiches cartons …
L’ère du clic et du double clic arrive, la

digitalisation, le Web, la communication par
mail, la vidéo conférence, …
21/02/2007
IT systèmes
La professionnalisation de la fonction du
personnel est aussi passée par l’informatisation
de celle-ci.
Certaines DRH sont encore fortement occupées

sous ce travers dans leur quotidien:
Exemples: système de récupération des temps

badgés, accès site, pointages machines, moteur
de paie, interfaces vers des secrétariats sociaux,
projets ERP, datawarehousing, esolutions,…
21/02/2007
IT systèmes
Depuis quelques années, mêmes les organismes
officiels s’y sont mis…
« Egov, DRS, DMFA, dimona, sites du forem, des

organisations représentatives des travailleurs, des
mutuelles, des caisses d’allocations, des fonds,
Moniteur Belge, travaux parlementaires etc… »
Nous sommes en plein dans l’ère moderne des

systèmes d’informations! (Quid des Tics?)
Les particuliers ne sont pas non plus laissés de

côté (ebanking, ebusiness, efisc, epayroll?…)
21/02/2007
IT systèmes
Nous sommes tous quelque part des grands
gestionnaires de base de données et nous tentons
de faire communiquer ces différentes bases entre-
elles bien qu’elles ne présentent pas des
caractéristiques similaires (Quid de la notion de
clé primaire)
On bascule vers l’idée d’un système intégré et

unique pour tous dans lequel tout serait prévu:
bienvenue dans le monde des erp.
Ne pas trop se faire d’illusions!

21/02/2007
IT systèmes
Quelle est la meilleure solution?
Existe-t-elle?
Proposer une architecture globale constituée d’un

ensemble de solutions spécifiques qui devront
communiquer entre-elles, et où l’interfaçage aura
été pensé consciencieusement.
Il n’y a pas une seule et bonne solution!
21/02/2007
IT systèmes
Que le choix porte sur un erp ou une solution aux
multiples couches débouchera sur la mise en
place d’un projet IT d’envergure.
Les projets IT et toute leur complexité…
Au delà du fonctionnel, il faudra évoquer

l’architecture serveur, la sécurité des données, la
performance système, les modalités réseau, le
rescue plan, les droits et accès, la limite budget,
les fonctionnalités, le change management, le
ROI, etc…
Ces points devront faire l’objet d’une réflexion au
sein de la DRH. Que veut-on ?
21/02/2007
IT systèmes
La route du succès dans les projet IT niveau HR?
Recommandations:
 Prendre le temps et bien faire les choses (! Un

planning raisonnable…)
 Se constituer une équipe projets stable et efficace
 Choisir des partenaires qui tiennent la route… (?)
 Rapporter très régulièrement durant le projet
(comité de projet, de suivi, de pilotage, …)
 Arbitrer quand il le faut!
21/02/2007
IT systèmes
Se couvrir par rapport à des événements qui
pourraient diminuer les chances de succès du
projet.
Un team stable, des sources programmes, un

contrat de maintenance, du formalisme et de la
formation, …
PRUDENCE est le maître mot.
21/02/2007
IT systèmes
A méditer…
Au delà des présentations commerciales

durant lesquelles on vous dira que tout est
possible et que l’on peut tout faire avec le
système informatique… EXIGER UNE
PREANALYSE DE VOTRE SYSTEME OU
CELUI DONT VOUS REVER et vous verrez
qui vous avez en face de vous…
Eviter les désillusions c’est gagner du temps…
21/02/2007
IT systèmes
Exemple projet IT/HR Sonaca:
 09/2004: Suite à préanalyses, lancement du

projet d’externalisation du time et de la
paie
 01/2006: Mise en production des systèmes
03/2006: Etime solution, Ereporting
 01/2007: Plug d’une solution Competencies
management
 …
21/02/2007
IT systèmes
AVANT?
SAP HR (gestion du time, du signalétique, de la paie)

mixé à un secrétariat social.
MAINTENANT?
Solution de gestion des temps (wintime) « pluggée » à un

logiciel de gestion administrative orienté payroll (Level5)
+ secrétariat social.
21/02/2007
IT systèmes
Chaque travailleur a un horaire:
 Fixe
 Variable technique ou variable administratif
 Pauses
 Week end
 Libre
 Atypique
Cette courte typologie représente l’éventail de 200 horaires différents à

gérer…
Notre entreprise comprend une trentaine de machines « badgeuses » situées
sur les 18 hectares que comportent notre site à Gosselies, ceci permet de
capter les pointages d’entrées et de sorties.
!!! Différencier le contrôle d’accès du pointage temps de travail !!!
21/02/2007
IT systèmes
Pointeuses benzing Honeywell Etroite collaboration du Team
payroll et du Responsable de dossier
au Secrétariat Social
Badging Logiciel de gestion des temps,
paramétrisation des horaires,
calendriers, règles de calculs
WINTIME
Retour des nets

LEVEL 5
Applicatif de gestion adm.

Du personnel et payroll
Partena
Envoi des prestations calculées
et constitution des bruts
Avances les 31, soldes les 5 Mainframe
du mois suivant EGOV… du secrétariat
GAM Ecritures comptables, social
Fichiers destinés au financier
21/02/2007
IT systèmes
Profiter d’un projet IT pour mettre en place le
changement (Véritable opportunité)
 Révision de documents internes obsolètes

 Suppression ou amélioration de processus
dépassés
 Redéfinition des rôles et aurotisations
 Correction d’erreurs du passé
 Suppression de tâches à basse valeur ajoutée
 Harmonisation de structure datas
 …
21/02/2007
Menu
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 Matières
 Aspects humains
 IT systèmes
 Communication
 Conclusions
21/02/2007
Communication
On ne communique jamais assez, et pas

assez bien…
Quoique vous fassiez en cette matière, vous

ne parviendrez jamais à convaincre 100%
de la population par votre message, …
COMMUNICATION = Métier ingrat
21/02/2007
Communication
Faut-il confier la communication à des

consultants spécialisés? Doit-on l’organiser
en interne? Chacun a ses croyances sur le
sujet…
Exemples: Agenda, enews (cadence?),

journal d’entreprise, arrivée d’un nouveau,
changement d’organisation (info CE),…
Quid des dépêches qu’on ne lit même plus

ou en diagonale? 21/02/2007
Communication
Doit-on communiquer en toute matière avec

tout le monde?
Révision d’une policy d’entreprise,

Explication d’un système de bonus,
Précisions concernant une police d’assurances,
Licenciement d’un haut cadre,
Mise en place de nouvelles règles de paie,
Décision concernant une filiale, …
21/02/2007
Communication
Et la communication départementale?
Modalités d’organisation de celle-ci dans le

service du personnel…
Comment descendre l’information?
Comment remonter l’information?
21/02/2007
Communication
Exemple : Une réunion de
fonctionnement hebdomadaire, avec un
ordre du jour, des pv de réunion.
Participants: Le DRH, l’adjoint, le

responsable sécurité, le responsable
appointements et salaires, le responsable
formation recrutement sélection.
Sur demande: un invité.

21/02/2007
Communication
Objectif de ces réunions?
Faire descendre et faire monter des informations mais

aussi créer un terrain d’échanges à l’intérieur du
département. « Nous devons savoir ce qui se passe dans
notre entreprise! Etre à la pointe de l’information »
On traite également dans un cadre formel, des problèmes

au day to day mais aussi de stratégies à plus longs termes.
Entre ces réunions, utilisation accrue du mail et des

disques partagés.
21/02/2007
Communication
Ces réunions peuvent générer d’autres réunions plus
élaborées et plus techniques, déclencher des actions à
entreprendre, ou des rencontres à provoquer.
Au travers des PV de réunions (à la disposition de

chacune des personnes qui participent à ces réunions), on
peut rapidement lister les points toujours en cours qui
n’ont pas encore trouvé de solution.
Fermer les points débattus dans ces réunions reste

l’objectif majeur!
Même en l’absence du DRH nous maintenons cette

réunion! Donner un rythme de réunions. (Substitute)
21/02/2007
Communication
!!! L’informel a également une grande part au sein des
organisations. (Exemple: les meetings au coin de la table en
fin de journée, ou en dehors…)
UTILISER CELA A BON ESCIENT… ET S’EN SERVIR
Quid de la communication dans les différentes unités de

notre département?
Exemple: Administration du personnel (une fois/mois)

Antennes RH (une fois/quinzaine)
Respect des mêmes règles de fonctionnement vues

précédemment: ordre du jour, pv de réunion (alternance), …
21/02/2007
Communication
Autres exemples de communication: Information de la
Direction Générale vis à vis de ses cadres.
Réunions en fonction des moments et de l’actualité de

l’entreprise.
Objectif: Descendre la bonne information au management

qui devra dès le lendemain véhiculer la bonne info au sein
de ses équipes.
Autres exemples: Récupération du volume d’heures et du

plan de restructuration (intranet)
21/02/2007
Communication
Dans le cadre de la gestion de projets (qu’ils soient HR ou
autres), il est important de bien communiquer.
Les réunions évoquées précédemment ont pour objectif de

nous permettre d’avancer dans un ensemble d’initiatives
qui constituent notre vécu quotidien.
Il est impossible d’avancer sans bénéficier de la bonne

information. Etre à la pointe de l’info!
Se créer un réseau fiable peut également aider…
!!! Ne laisser personne sur la touche…
21/02/2007
Communication
Exemple de communication donnée aux organisations syndicales
dans le cadre d’un projet d’affectation de pointeuses…
- Information syndicats: Jeudi 28 février 2002 au CPPT
- Lundi 4 mars 2002: 8h30 Meeting Antennes HR
16h30 Meeting Chefs d ’usines
- Mercredi 6 mars 2002 au plus tard: Edition définitive des affectations

pointeuses (inventaire final)
Dans la foulée: information par mail aux hiérarchies concernées (Antenne RH

central) et information papier aux chefs d ’équipes par les antennes RH
- Vendredi 8 ou Lundi 11 mars 2002: Déplacement de la pointeuse 14

- Lundi 11 mars 2002: Application des panneaux qui identifient les pointeuses
- Dans la semaine du 11 mars 2002: Formation des antennes RH
- Lundi 18 mars 2002: Basculement des données dans SAP/R3
21/02/2007
Communication
Quid ?
Comment communiquer avec son n+1?
Comment communiquer avec ses collaborateurs?
21/02/2007
Menu
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 Communication
 Conclusions
21/02/2007
Les enjeux, le devenir
Qu’en est-il des enjeux et du devenir de la fonction RH?
Faut-il en tenir compte dans les modalités d’organisation?
C’est une certitude!
Ere de l’externalisation des métiers de la RH:
Outplacement,
Commercialisation de solution de gestion de personnel standard,
Intérims managers,
Recrutement et sélection,
Service médical inter entreprises,
21/02/2007
Outsourcing des services payroll,
Secrétariats sociaux,
Cabinets d’avocats experts en droit social,
Consultance teambuilding,
Multiples solutions IT,
Coaching, assesments,
Gestion du dossier de prépensions par des tiers,
Tout cela aura un impact sur les processus que vont dessiner
les équipes RH. (Il faudra d’ailleurs intégrer à la discussion
les personnes qui feront figure de cette externalisation)
21/02/2007
Professionnalisation accrue de la fonction (cfr cursus)
Féminisation de la fonction
Vieillissement dans le milieu (? Des places à prendre mais

la relève est-elle assurée?)
Un cadre légal qui ne cesse d’évoluer… il faut suivre…

La dernière en date « le contrat de solidarité entre les
générations »
Quid du champ relatif à la concertation sociale?
21/02/2007
Nous appartenons à un monde dans lequel tout va de plus en
plus vite et notre domaine n’est pas épargné! ET LA
MATIERE DEVIENT DE PLUS EN PLUS COMPLEXE…
Société de l’information en ligne…
Les enews, les HR Alerts, les mailing lists des secrétariats

sociaux ou des fédérations d’employeurs ou de travailleurs,
des cabinets spécialisés, groupements divers…
Séances d’informations de formations, séminaires, etc …
21/02/2007
Menu
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 Aspects humains
 IT systèmes
 Communication
 Conclusions
21/02/2007
Conclusions…
Croire en ce que l’on fait et y mettre du bon sens
Penser en équipe
Apporter des solutions et ne pas reporter les problèmes
Avoir un esprit novateur dans ce que l’on entreprend
Toujours travailler sur du factuel (facts and figures)
Ne jamais abandonner!
21/02/2007
Conclusions
Etre à l’écoute active

Raisonner en « gestion de projet »
Ne jamais vivre sur ses acquis
Anticiper
Tout reste à faire!
Le monde HR est un très petit monde…
21/02/2007
Conclusions
Toujours penser au Moteur du Succès… (ADALIS)
Qualité des Relations
Qualité des Résultats Qualité de la Pensée
Qualité des Actions
21/02/2007
Divers
 Charles Henri Besseyre Des Horts, Gérer les ressources
humaines dans l’entreprise, Les Editions d’Organisation,
Paris, 1990.
 Francis Walder, Saint-Germain ou la négociation,

Editions Gallimard, Collection Folio, 1958.
 Jean Pascal Arnaud et Patrick Bouvard, RH fiction et

réalités, Les Editions d’Organisation, Paris, 2006.
21/02/2007
Divers
Merci de votre attention,
Questions?
Cela peut toujours servir:

nmnicolasmartin@yahoo.fr
21/02/2007

Nicolas MARTIN

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Les modalités d’organisation

d’un service du personnel

MARTIN Nicolas (36 ans)

Nos principaux clients se nomment AIRBUS, EMBRAER, DASSAULT. (Nos

Notre chiffre d’affaires 2005 s’élevait à 235 000 000 €.

Nous sommes actuellement occupés dans un plan Défi 2007.

Mobilisation entière de toute l’entreprise.

Gradué en Administration Sociale et Fiscale

Licencié en Sciences Economiques et Sociales

Agrégé de l’Enseignement Supérieur des Sciences

Chargé de cours à la HECF Mons (4 ans)

SAP HR and Payroll Consultant chez Sonaca (2 ans)

Responsable RH chez Sonaca (6 ans)

Vision généraliste du métier HR

Esprit volontariste du changement

Ma fonction actuelle dans l’organisation HR chez

La passion et le dévouement pour ce métier

Pas une seule vérité

« Modalités d’organisation d’un service du personnel »

Rappel: 1992 – Etude comparative des services du personnel

Doit-on parler de management des resources humaines ou de gestion

Il est clair qu’il y aura toujours dans un département des ressources

Notre priorité de ce soir est je pense le service du personnel ou

Que pensez de ce travailleur qui pour un problème de fiche de paie dit:

Que pensez de ce travailleur qui pour une inscription à une formation ou

Que pensez du même travailleur qui pour une information relative à

Différents labels peuvent être utilisés: Service social, département social,

SRH, DRH, HRM, HRD, etc…

On anglicanise de plus en plus la fonction…

Que penser de tout cela?

C’est également la taille de l’entreprise, son secteur, sa culture, son histoire,

Vision Groupe? Local? Global? « Think global act local? »

Mais comment veut-on s’appeler?

« On veut s’appeler DRH, et tout le monde continue à nous appeler le

« Je vais au service du personnel »

Touche tous les travailleurs

La dénomination de l’entité personnel peut être fonction

Le leader est-il Directeur ou Manager?

Exemple d’une entreprise dans le secteur agro-

Un site de production en Flandres (200

Le HRM est un service à lui seul, une sorte de

Exemple d’une entreprise américaine de

Cas de cette entreprise scandinave (600

Exemple de cette entreprise italienne du secteur

Cas de cette entreprise de 4500 personnes dans le

 Une question existentielle!

Une Direction, un Département, un Service

 Juridique (de plus en plus)

 Gestion des compétences (anticiper les compétences et

 Respect de la législation sociale (veille sociale et fiscale permanente)

 L’approche de bonnes relations sociales (Conflit ou paix?)

 L’assurance d’une paie correcte (JIT, DMFA, Bulletins de paie…)

 L’assurance de bonnes conditions de travail (Sécurité ou Danger?)

 La maîtrise des processus de gestion (Organisation ou désorg. ?)

 Le développement des personnes (Priorité ou fatalité?) …

 Le bien être au travail et concilier vie privée/vie prof.

20% à l’administration du personnel et des salaires…

 Activités de secrétariat en tout genre

 Soutien et encadrement du développement de

On reste encore beaucoup dans un rôle de

 Point central = contrat de travail qui lie chaque

Les articles repris dans les contrats de travail

Article 7 - Le paiement de la rémunération sera effectué par banque ou CCP.