Lentreprise : Achats et Logistique

La fonction Achats et Logistiques

Sommaire
Les Achats ................................................................................................................................................ 1 Le travail des acheteurs........................................................................................................................... 1 L'importance des achats .......................................................................................................................... 2 Les achats et les autres services .............................................................................................................. 2 Appel d'offres .......................................................................................................................................... 3 Internet : e-Procurement ........................................................................................................................ 3 Enchres inverses .................................................................................................................................... 4 Le mtier dacheteur ............................................................................................................................... 4

Les Achats
Objectifs : - baisser les cots de revient - amliorer la qualit des produits - rduire les stocks et les dlais. Une grande partie du CA d'une entreprise est dpense pour l'achat de produits, de sous-traitance ou de services. Les achats psent gnralement entre 30 et 70% du CA. Tout le monde peut appeler un fournisseur trouv sur les Pages Jaunes pour lui soumettre son besoin et demander un devis. Tout le monde sait signer un bon de commande joint au devis du fournisseur. Dans une petite socit, cela est concevable puisque non seulement les bnfices conomiques/stratgiques obtenus grce des acheteurs temps plein ne rentabiliseraient pas leurs salaires, mais aussi les volumes, trop faibles, n'incitent pas les fournisseurs faire des remises importantes. Seules les grandes/moyennes entreprises peuvent se permettre des personnes temps plein qui s'occupent des achats. Les achats sont de diffrents types : Achats de produits intgrs la production vendue : matires premires, composants, informations, pices de rechange. Achats de produits participants la ralisation du produit vendu : matires consommables, quipements, informations, documents. Achats de produits utiles au fonctionnement de l'entreprise : formation, conseil, nettoyage...

Le travail des acheteurs

Le travail des acheteurs consiste : ngocier les conditions d'achats avec les fournisseurs, slectionner ceux qui rpondent au mieux aux besoins de l'entreprise, les valuer

Patrick Monassier

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et se tenir constamment la recherche de nouveaux fournisseurs pour les mettre en concurrence sur des besoins existants ou sur de nouveaux besoins en lanant des appels doffre. Souvent, dans les entreprises de taille moyenne, les acheteurs s'occupent aussi de l'approvisionnement : passation de commandes, suivis administratifs, litiges quantits/dlais, relances... Ils sont alors occups par de nombreuses tches administratives qui peuvent tre trs dispendieuses en temps et diminuer les performances en achats. Les socits qui ont les services achats les plus performants ont distingu les deux rles.

L'importance des achats

Pour comprendre limportance des achats, prenons, par exemple, une grande socit qui soustraite/achte pour un total de 50% de son CA. Des conomies de 10% sur lensemble des soustraitances/achats amneraient les mmes bnfices quune hausse des marges de 5% ! A marges gales, lentreprise pourrait se permettre de vendre ses produits 5% moins cher et augmenter ainsi ses parts de march.

Les achats et les autres services

Gnralement la fonction achats se positionne dans l'entreprise comme dessin ici

On remarque que les achats et les approvisionnements sont les interlocuteurs privilgis de l'entreprise avec les fournisseurs. Il faut tenir un seul discours vis--vis des fournisseurs et, pour cela, les autres services ne devraient pas avoir de contacts avec eux si ce n'est qu'avec la participation ou l'accord des achats. Le discours des achats doit nanmoins tre reprsentatif des besoins de toute l'entreprise et ne pas seulement viser des conomies Pour cela, les acheteurs doivent travailler en quipe avec tous les autres services de l'entreprise et tenir compte des besoins R&D, production, qualit, etc.

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Les achats ont souvent l'occasion de proposer aux autres services des solutions moins chres. Le contact avec de nombreux fournisseurs, au quotidien, permet l'change sur les nouveauts techniques. Les acheteurs participent galement la dfinition des besoins de l'entreprise en intgrant les discussions entre le marketing, la R&D, les mthodes et la qualit. En effet, les produits doivent: Correspondre des besoins client, tre facilement fabricables, Ncessiter des technologies adaptes Mais aussi, les composants doivent tre facilement achetables : S'il y a un seul ou peu de fournisseurs capables de satisfaire les conditions ci-dessus, l'entreprise se retrouvera en position de faiblesse pour les ngociations et risquera des problmes d'approvisionnements. Les acheteurs veillent pour que cela n'arrive pas.

Appel d'offres
Un appel d'offres est une procdure qui permet un commanditaire (le matre d'ouvrage), de faire le choix de l'entreprise (le soumissionnaire qui sera le fournisseur) la plus mme de raliser une prestation de travaux, fournitures ou services. Le but est de mettre plusieurs entreprises en concurrence pour fournir un produit ou un service. Les appels doffres sont devenus en quelques annes une pratique courante de tous les processus dachat dans le monde des ventes B to B. Ils traduisent le poids des directions des achats et lintensit de la concurrence. Des Jeux Olympiques un crdit bancaire en passant par une solution industrielle ou un projet informatique, tous les secteurs sont concerns. Dans lappel doffre, on distingue les tapes suivantes : Rdaction du Cahier des charges - Un cahier des charges vise dfinir les spcifications de base
dun produit ou dun service raliser. Cration de lots - Chacun des diffrents lots sera soumis appel d'offres.

Dfinition des critres de choix Choix des soumissionnaires et diffusion de l'appel d'offres, Rception analyse des offres et valuation des soumissionnaires, Choix du prestataire et contractualisation

Internet : e-Procurement
Le terme e-Procurement (pour Electronic Procurement, parfois not eprocurement, traduisez fourniture lectronique ) dsigne l'utilisation des nouvelles technologies pour automatiser et optimiser la fonction achat de l'entreprise. Il s'agit d'un change B2B, c'est--dire une transaction entre deux entreprises, permettant un acheteur de consulter le catalogue de produit d'un vendeur en ligne et de passer directement commande selon un workflow d'achat bien dfini. Grce au e-procurement, le mcanisme de demande de devis, d'tablissement d'un bon de commande et de facturation est gr lectroniquement et centralis au niveau des deux entreprises, ce qui permet de raccourcir les dlais de commande et de livraison tout en simplifiant le processus d'achat. Globalement, le e-procurement permet donc une rduction des cots et une meilleure matrise des achats.

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Le terme e-tendering (offre lectronique) est parfois utilis pour dsigner l'utilisation d'internet pour faire des demandes de devis d'une part et rceptionner les offres d'autre part. Le terme e-sourcing (approvisionnement lectronique) dsigne l'utilisation d'internet pour identifier et contacter de nouveaux fournisseurs pour un type de produit donn.

Enchres inverses
L'enchre la plus connue du grand public est celle ou un vendeur offre un produit/service pour lequel des acheteurs font des offres comptitives. Il existe un style d'enchre qui fonctionne de manire oppose: l'enchre inverse. C'est l'acheteur qui prend l'initiative en diffusant les dtails de son cahier des charges vers une cible de fournisseurs qui, s'ils sont intresss, disposent alors d'un temps limit pour faire des propositions de prix de manire comptitive. L'information donne au fournisseur quant son positionnement dans l'enchre peut tre de deux types: Visibilit totale, le fournisseur a connaissance des offres effectues par ses concurrents en tout anonymat Classement, le fournisseur est inform qu'il est le premier ou pas le premier, ou qu'il est 1er, 2nd, 3ime, .etc. Une mauvaise publicit a t faite autour de l'enchre inverse en raison de l'usage abusif d'acheteurs professionnels qui ne se focalisent que sur le prix et qui voient dans l'enchre un instrument pour des performances rapides portes leur crdit. Pour pallier cet inconvnient les Directions d'Achat responsables ont mis en place l'enchre multicritre ou multi-paramtre qui permet la prise en compte, non seulement du prix, mais de nombreux autres paramtres quantifis au travers d'une formule de "cout total d'acquisition". C'est une version bien plus raliste et consensuelle de l'enchre.

Le mtier dacheteur
Selon la taille de l'entreprise, lacheteur peut tre sous les ordres d'un responsable achat qui dfinit les orientations. L'acheteur : S'occupe de trouver les matires premires ou autres fournitures et de ngocier les tarifs. Lance des appels d'offres, prospecte auprs d'ventuels fournisseurs et ngocie les contrats. Doit tenir compte des exigences en termes de qualit et de quantit et des cours du march sur certaines matires premires. Travaille dans un bureau mais peut se dplacer pour rencontrer ses fournisseurs. Est en relation permanente avec les fournisseurs (par tlphone, mail) en France ou l'tranger. Les qualits d'un acheteur : sens relationnel, bon ngociateur, pratique des langues trangres, quelques connaissances techniques.

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