24/11/2023 Aide

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10. Ges on des audits

Le logiciel permet de planifier et suivre les audits internes et externes.

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10.1. Liste des audits

Droit : Ges on des audits : Planifica on

Accès : Qualité > Ges on des audits

Ce e page permet d'afficher la liste de tous les audits planifiés, ou en cours.

Liste des audits

Colonnes Effets
Date Permet d'indiquer la date de planifica on de l'audit
Détail Permet d'indiquer le nom de l'audit, le(s) service(s) concerné(s), la nature et les
éléments audités. Des pas lles de couleurs perme ent de visualiser l'état de l'audit :
: Audit à réaliser
: Audit en cours de réalisa on
: Audit en cours avec NC
: Audit terminé avec NC
: Audit terminé
Responsable / Date Permet d'indiquer la personne ayant créé l'audit et la date de créa on

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Boutons de la page

Boutons Effets
Planifier un audit Permet d'ajouter un nouvel audit
Traces Permet de visualiser les traces des modifica ons effectuées

Permet d'afficher également les audits clôturés

Permet d'imprimer les audits devant être réalisés dans l'année

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10.2. Planifica on d'un audit

Droit : Ges on des audits : Planifica on

Accès : Qualité > Ges on des audits

Procédure

1. Cliquer sur Planifier un audit

2. Sélec onner le type de l'audit (Interne ou Externe)
3. Renseigner le tre de l'audit
4. Renseigner les dates de l'audit (la date planifiée et la date de clôture)
5. Sélec onner le(s) site(s) concerné(s) par l'audit
6. Sélec onner le(s) service(s) concerné(s) par l'audit
7. Cliquer sur Etape suivante
8. Renseigner les éléments à auditer
9. Cliquer sur Enregistrer l'audit

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10.3. Suivi d'un audit

Droit : Ges on des audits : Planifica on

Accès : Qualité > Ges on des audits

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Une fois l’audit planifié réalisé, il est possible de renseigner son suivi.

Informa ons générales

Champs Effets

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Champs Effets
Référence Permet d'afficher la codifica on de l'audit, automa quement a ribuée par le logiciel,
sous le format [Audit Interne/Audit Externe] - [code site, code service] - [mois /
année] - [numéro incrémental]
Type d'audit Permet d'indiquer s'il s'agit d'un audit interne ou externe (la modifica on du type
entraîne une modifica on de la référence de l'audit)
Date planifiée Permet d'indiquer la date planifiée de réalisa on de l'audit (la modifica on de la date
peut entraîner une modifica on de la référence de l'audit)
Date de clôture Permet d'indiquer la date de clôture de l'audit (si celui-ci se déroule sur plusieurs
jours)
Titre Permet d'indiquer le tre de l'audit
Délai avant le prochain Permet de générer une prochaine occurrence de l'audit à sa clôture si un délai avant le
audit prochain audit est défini (il faudra accepter la généra on de la prochaine occurrence
de l'audit lors de sa clôture)
Nature de l'audit Permet de préciser la nature de l'audit parmi les natures proposées
Impressions générales / Permet d'indiquer des impressions générales ou commentaires sur l'audit
commentaires

Informa ons sur l'audit

Champs Effets
Sites concernés Permet d'indiquer le(s) site(s) concerné(s) par l'audit (la modifica on du site entraîne
une modifica on de la référence de l'audit)
Services concernés Permet d'indiquer le(s) service(s) concerné(s) par l'audit (la modifica on du service
entraîne une modifica on de la référence de l'audit)
Matériel Lié Permet d'indiquer le(s) matériel(s) concerné(s) par l'audit
Responsable de l'audit Permet d'indiquer le responsable de l'audit. En cas d'audit externe, il est possible de
lier un contact. Il est également possible d'indiquer un auditeur externe pour la
réalisa on d'un audit interne.
Autres auditeurs Permet d'ajouter d'autres auditeurs
Personnel audité Permet d'iden fier les personnes audités lors de l'audit
Horaires Permet d'indiquer les horaires de l'audit (réunion d'ouverture, heure de l'audit et
réunion de clôture) et ce pour chaque jour d'audit. Les horaires peuvent être
différents d'un jour à l'autre.

Liaisons

Champs Effets
Processus Permet d'associer un (ou plusieurs) processus à l'audit
Projet Permet d'associer un (ou plusieurs) projet(s) à l'audit
Référence du rapport Permet d'indiquer la référence du rapport en cas d'audit externe
Pièces jointes Permet de lier n’importe quel fichier, enregistré sur un PC ou en réseau (notamment
le rapport d'audit externe)

Éléments à auditer

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Il est possible d'ajouter des éléments à un audit en cours.

Il est possible de gérer l'ordre des éléments d'un audit en les déplacant via le sigle présent en début de chaque ligne
d’élément.

Il faut cliquer sur pour accéder à la modifica on de l'élément.

Modifica on d'un élément

Champs Effets
Descrip on Permet d'indiquer la descrip on de l'élément à auditer
Thèmes concernés Permet d'associer un (ou plusieurs) thème(s) à l'élément
Thèmes Bioqualité Permet d'associer un (ou plusieurs) thème(s) Bioqualité à l'élément
concernés
Documents concernés Permet de lier des documents diffusés du système documentaire
Pièces jointes Permet de lier n’importe quel fichier, enregistré sur un PC ou en réseau

Résultat, commentaires

Champs Effets
Conformité Permet de renseigner une conclusion rela ve à la conformité de l’élément (après avoir
coché la case)
Remarques Permet de renseigner une conclusion rela ve aux remarques formulées de l’élément
(après avoir coché la case)
Non conformités Permet de renseigner une conclusion rela ve aux non-conformités relevées de
l’élément (après avoir coché la case)

Liaisons

Champs Effets
Non conformités Permet d'enregistrer ou de lier une fiche de non-conformité à l'élément
Déroga ons Permet d'enregistrer ou de lier une fiche de déroga on à l'élément
Ac ons Permet d'enregistrer ou de lier une fiche d'ac on préven ve/correc ve à l'élément
préven ves/correc ves

Boutons

Boutons Effets
Enregistrer Permet de prendre en compte les modifica ons effectuées
Valider Permet de valider l'élément (il est possible de dévalider l'élément)
Supprimer Permet de supprimer un élément créé par erreur

Visa de la direc on

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Après clôture de l'audit, il est possible de saisir un visa de direc on complété par un commentaire pour les personnes
ayant le droit Ges on des audits : Valida on.

Boutons de la page

Boutons Effets
Aver r le personnel audité Permet d'envoyer automa quement un message aux personnes concernées lors de la
de la modifica on modifica on de l'audit
Enregistrer Permet de prendre en compte les modifica ons effectuées
Clôturer Permet de clôturer l'audit lorsque tous les éléments à auditer auront été validés. Une
fois clôturé, l'audit ne peut plus être modifié ou supprimé.
Déclôturer Permet de dé-clôturer un audit
Faire Suivre Permet de faire suivre l'audit pour informa on à plusieurs personnes
+ Permet d'afficher des boutons supplémentaires
Supprimer Permet de supprimer défini vement l'audit
Dupliquer Permet de dupliquer l'audit, afin de gagner du temps lors de la planifica on d’un audit
similaire la même année ou l'année suivante
Traces Permet de visualiser les traces des modifica ons effectuées

Permet d'imprimer le rapport d'audit

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