Animer des équipes

Johnson Controls, Inc © June 2004 1 W1FacilitatingTeams-fr.ppt

 Animer des équipes
Table des matières

• Réunir son équipe : les avantages

• Activités types d’une réunion
• Préparer les réunions
• Les techniques d’animation
• Les activités qui débouchent sur une prise de
décision de l’équipe

Johnson Controls, Inc © June 2004 2 W1FacilitatingTeams-fr.ppt

 Animer des équipes - les objectifs
de la formation
À l’issue de ce module, vous serez à même :

1. de décrire les activités types d’une réunion

d’équipe,
2. de conduire une réunion d’équipe avec
efficacité,
3. d'animer des activités de prise de décision.

Johnson Controls, Inc © June 2004 3 W1FacilitatingTeams-fr.ppt

 L’importance de l’animation
d’une équipe
• La responsabilité de la gestion réussie
des réunions est l’un des aspects les
plus importants de la fonction de
meneur d’équipe.
• Des réunions productives soudent les
membres de l’équipe face au but
commun et leur donnent de
l’enthousiasme.
• Ce module vous présente les
techniques nécessaires pour l’animation
réussie de réunions d’équipes.

Johnson Controls, Inc © June 2004 4 W1FacilitatingTeams-fr.ppt

Les principes de base d’une réunion
 Pourquoi réunir son équipe ?
• Pour appliquer des outils qui s'appuient
sur l’équipe (par exemple, la cartographie
Pourquoi du processus)
se • Pour examiner les données collectées par
réunir ? les membres de l’équipe
• Pour mettre en commun les
connaissances de l’équipe afin de
parvenir à une « synergie » de meilleures

? solutions
• Pour favoriser la communication entre
membres de l’équipe
• Pour résoudre les problèmes rencontrés

Johnson Controls, Inc © June 2004 6 W1FacilitatingTeams-fr.ppt

 Les activités d’une réunion
• De manière générale, chaque
session de réunion d’équipe
comporte plusieurs activités : Que doit-il
– Examen des actions entreprises se passer
précédemment, des données pendant la
historiques/nouvelles ou d’autres réunion ?
résultats
– Application de l’un des outils Six Sigma,
comme la cartographie du process
– Planification des actions à entreprendre
(par exemple, la collecte de données)
– Examen des points essentiels et des
accords obtenus lors de la session
?
précédente

Johnson Controls, Inc © June 2004 7 W1FacilitatingTeams-fr.ppt

Des réunions efficaces
 L’importance de la préparation
d’une réunion
• De même que la mauvaise qualité d’un produit
génère un coût - des réunions inefficaces
génèrent des coûts élevés.

Durée Coût
Participants
X Salaire
X de la réunion = de la réunion

Johnson Controls, Inc © June 2004 9 W1FacilitatingTeams-fr.ppt

 Préparation d’une réunion
• La préparation d’une réunion garantit une
utilisation optimale et efficace du temps des
membres de l’équipe. Elle comprend :
 L'établissement des objectifs
 Le choix des participants
 L'établissement du cadre temporel (heure de début et
durée)
 L’identification du lieu approprié
 La préparation des documents et des activités
 L’envoi de la convocation à la réunion

Johnson Controls, Inc © June 2004 10 W1FacilitatingTeams-fr.ppt

 La convocation à la réunion
• La convocation à la réunion doit informer les
membres de l’équipe sur les points suivants :
 Ce qu’ils doivent apporter à la réunion ou comment
ils doivent s’y préparer
 La durée probable de la réunion
 Les objectifs de la réunion et les points à l’ordre du
jour
 Le résultat attendu
 La liste des autres participants

Johnson Controls, Inc © June 2004 11 W1FacilitatingTeams-fr.ppt

 Le tableau de planification de la réunion
Ce tableau vous aidera à planifier des réunions efficaces.

Tableau de planification d’une réunion

Objet de la réunion Documents et préparation nécessaires

Date prévue

Début Fin

Lieu

Membres de l’équipe convoqués Activité requise

Johnson Controls, Inc © June 2004 12 W1FacilitatingTeams-fr.ppt

 Exercice 18.1 – Préparation
d’une réunion
1. Consultez votre manuel.
2. Ouvrez le tableau de planification de réunion.
3. Planifiez votre première réunion d’équipe.

Johnson Controls, Inc © June 2004 13 W1FacilitatingTeams-fr.ppt

Les techniques d’animation
 Conseils pour mener efficacement
une réunion
• Faites savoir à l’avance aux membres de l’équipe ce
que l’on attendra d’eux pendant la réunion
• Examinez chaque point en profondeur avant de
passer au point suivant
• Restez concentré sur l’objet de la réunion et les
résultats attendus
• Manifestez votre satisfaction à ceux qui participent
activement
• Concluez la réunion en reprenant brièvement les
points essentiels

Johnson Controls, Inc © June 2004 15 W1FacilitatingTeams-fr.ppt

 Gérer des participants difficiles
• On entend par participants « difficiles » ceux qui
donnent l’impression de saboter vos efforts pour
obtenir une réunion réussie et bien organisée.
• Le comportement difficile peut être intentionnel ou
non ; il vous incombe de toutes façons de canaliser ce
comportement de sorte qu’il soit bénéfique à l’équipe
et aux résultats de la réunion.

Johnson Controls, Inc © June 2004 16 W1FacilitatingTeams-fr.ppt

 Prévention des comportements
perturbateurs
• Fixez les règles de base de la réunion.
• Obtenez le soutien des membres de l’équipe.
• Prenez acte des contraintes temporelles
imposées aux participants.
• Anticipez les problèmes ou les questions
probables et ayez un plan pré-établi pour les
résoudre.

Johnson Controls, Inc © June 2004 17 W1FacilitatingTeams-fr.ppt

 Types de participants difficiles
L’éternel
sceptique

La « diva »

Le timide

Le
retardataire

Johnson Controls, Inc © June 2004 18 W1FacilitatingTeams-fr.ppt

 Le retardataire
• Les retardataires n’arrivent pas à être à l’heure. Ils
ont forcément raté quelque chose d’important.
Intégrez-les à la réunion le plus subtilement possible.

• Stratégie :
– Commencez vos réunions à l’heure prévue pour montrer
aux membres de l’équipe que le temps est important.
– Laissez vos documents près de la porte pour que les
retardataires y aient accès facilement.
– Désignez un des membres de l’équipe qui sera chargé
d’assurer l’accueil et la mise au courant des retardataires.

Johnson Controls, Inc © June 2004 19 W1FacilitatingTeams-fr.ppt

 La « diva »
• Les « divas » monopolisent les réunions et écrasent les
autres membres de l’équipe par une participation
excessive. Contrôlez leur niveau de participation mais
n’étouffez pas leur enthousiasme.

• Stratégie :
– Évitez tout contact oculaire avec la diva.
– Faites des commentaires directs aux autres participants.
– Prenez acte de leur contribution ainsi : « C’est parfait ! Écoutons
maintenant le point de vue de quelqu’un d’autre ».
– Si cela ne suffit pas, ayez une discussion avec cette personne après
la réunion en soulignant le fait que d'autres peuvent également faire
d'intéressantes contributions.

Johnson Controls, Inc © June 2004 20 W1FacilitatingTeams-fr.ppt

 L’éternel sceptique
• Les éternels sceptiques remettent en question
quasiment tous les points de l’ordre du jour. Ne vous
laissez pas piéger dans le rôle de l’« expert » en
pensant que vous devez répondre à tous leurs
commentaires.

• Stratégie :
– Ne perdez pas un temps précieux à discuter, vous risqueriez de
perdre le respect qu’éprouvent les autres membres de l’équipe.
– Demandez au sceptique d’exposer précisément sa préoccupation -
le problème peut venir parfois d’une mauvaise expression.
– Demandez à un autre participant de répondre aux préoccupations
du sceptique.

Johnson Controls, Inc © June 2004 21 W1FacilitatingTeams-fr.ppt

 Le timide
• Les timides sont l’inverse des divas. Leurs
contributions peuvent être utiles, mais ils les
gardent le plus souvent pour eux.

• Stratégie :
– Demandez-leur un avis plutôt qu’une réponse.
– Demandez-leur de développer le point de vue exprimé
par un autre participant.
– Demandez-leur de l’aide pour toute la logistique de la
réunion (distribution des documents, respect du
planning).

Johnson Controls, Inc © June 2004 22 W1FacilitatingTeams-fr.ppt

Les décisions de groupe
 Les techniques de prise de décision
de groupe
• Les techniques de prise de décision de groupe
permettent à l’équipe de parvenir à un consensus
dans un cadre structuré. Elles comprennent :
– la recherche d’idées (ou « brainstorming »)
– la technique nominale de groupe
– le vote à choix multiples

Johnson Controls, Inc © June 2004 24 W1FacilitatingTeams-fr.ppt

 Le remue-méninges ou brainstorming
• Sert à susciter rapidement autant d’idées et de
solutions que possible
• La critique des idées exprimées est interdite
• Recherchez la quantité : plus il y a d’idées,
mieux c’est
• La méthode libre et l’association d’idées sont
encouragées

Johnson Controls, Inc © June 2004 25 W1FacilitatingTeams-fr.ppt

 Diriger une séance de remue-méninges
• Expliquez les règles de base et donnez le
thème de la recherche.
• Inscrivez le thème de la recherche sur le
tableau de conférence.
• Demandez aux membres de l’équipe d’exprimer
leurs idées de manière concise et courte.
• Inscrivez les idées sur le tableau.
• Quand la séance est finie, choisissez les idées
les plus adaptées ou les plus efficaces.

Johnson Controls, Inc © June 2004 26 W1FacilitatingTeams-fr.ppt

 La technique nominale de groupe
• Recherchez la production individuelle d’idées.
• Les idées sont mises en commun et un vote de
classement a lieu.
• Après le premier tour de vote, la liste est réduite
aux idées jugées les plus efficaces par l’équipe.

Johnson Controls, Inc © June 2004 27 W1FacilitatingTeams-fr.ppt

 Recourir à la technique nominale
de groupe
• Demandez aux membres de l’équipe de
consigner leurs idées par écrit.
• Ramassez toutes les idées des membres de
l’équipe et inscrivez-les sur le tableau de
conférence. Chaque membre doit avoir répondu
une fois avant de passer à la deuxième
réponse.
• La discussion de groupe ne servira qu’à éclaircir
le sens de chaque idée - regroupez les idées qui
se ressemblent.
• Chaque participant a le droit de voter six fois,
réparties comme il l’entend (les six votes sont
affectés à une seule idée, ou bien sont répartis
entre différentes idées).

Johnson Controls, Inc © June 2004 28 W1FacilitatingTeams-fr.ppt

 Une autre technique de vote :
le vote à choix multiples
• Permet de raccourcir la liste et de décider des
priorités avec un degré maximal de consensus
dans le groupe
• À utiliser en général quand la séance de
recherche d’idées a produit une liste de sujets
trop longue pour que l’on puisse les passer tous
en revue

Johnson Controls, Inc © June 2004 29 W1FacilitatingTeams-fr.ppt

 Mener une séance de vote
à choix multiples
• Chacun vote pour autant de sujets qu’il veut, mais une
seule fois par sujet.
• Sélectionnez les sujets qui ont reçu un assez large
suffrage (par exemple, pour une équipe de 10
personnes, les sujets qui sont choisis cinq fois ou plus).
• Organisez un deuxième tour.
• Chaque personne vote pour un nombre de sujets égal à
la moitié des sujets sélectionnés, une seule fois par sujet
là aussi (si huit sujets ont reçu cinq votes ou plus au
premier tour, chaque personne doit donc voter quatre
fois au deuxième tour).
• Renouveler les votes jusqu’à obtenir une liste de trois à
cinq sujets, qui pourront alors être approfondis.

Johnson Controls, Inc © June 2004 30 W1FacilitatingTeams-fr.ppt

 Exercice de groupe 18.2 – Animer
un processus de prise de décision
de groupe
• Consultez votre manuel.
• Suivez les instructions données pour faire
votre propre animation d’équipe.

Johnson Controls, Inc © June 2004 31 W1FacilitatingTeams-fr.ppt

 Ce qu’il faut retenir !
• La capacité à conduire efficacement des
réunions fait partie intégrante des tâches d’un
meneur d’équipe.
• La préparation de la réunion est cruciale pour la
réussite de la réunion.
• Des techniques existent, qui permettent de tirer
le meilleur parti de tous les participants.
• L’adhésion du groupe peut être obtenue grâce à
certaines techniques de prise de décision.

Johnson Controls, Inc © June 2004 32 W1FacilitatingTeams-fr.ppt