SYNTHESE

La gestion du temps

Les outils de gestion du temps

Il existe :
• les agendas papier
• les agendas électroniques

I) Les agendas papier

Les agendas papier regroupent :

• les calendriers de poche
• les agendas conventionnels
• les calendriers de bureau
• les calendriers muraux

Avantages
Les corrections sont faciles à faire
Pas besoin de connaissances spéciales
Bon marché
Indépendant de toute source d'énergie
Inconvénients
Parfois peu lisible (corrections chaotiques)
Impossible de chercher automatiquement par
date
En cas de perte, toutes les données sont
perdues
Impossible de transférer ses données (p. ex.
vers un ordinateur)

II) Les agendas électroniques

Les agendas électroniques regroupent :

• les agendas installés sur les PC, par exemple Outlook, Lotus Organizer, etc.
• les ordinateurs de poche et PDA (Personal Digital Assistant) tels que Palm, Pilot,Psion, etc.
• les Natel

Avantages Inconvénients
Recherche automatique des rendez-vous Aucun accès en cas de panne du système
Facile à manier Nécessite des piles ou une batterie
Possibilité de transférer les données vers un Informations potentiellement accessibles
autre ordinateur aux tiers

Le transfert vers un autre ordinateur évite la Introduction des données plus fastidieuse
perte des données
III) Les planigrammes (ou plannings)

1.Définition

Le planigramme (ou planning) est un tableau qui permet de visualiser les informations ou
les tâches à effectuer et leur échéance.

C'est un outil :

 – de prévision : il permet de prévoir la répartition des tâches ou des événements dans le

temps (prévision de travaux à exécuter, par exemple) ;
 – d'organisation : il permet de surveiller le bon déroulement d'un événement (location de
matériel, par exemple) ;
 – de contrôle : il permet de confronter les réalisations et les prévisions (contrôle des délais
de livraison, par exemple).

2. Présentation des planigrammes

Il existe deux types de planigrammes : les planigrammes statiques et les planigrammes

dynamiques.

2.1 Le planigramme statique

Il visualise une situation à un moment donné. Il contient des informations fixes.

• Le planning à fiches en T est le planigramme statique le plus utilisé dans le monde
professionnel. C'est un tableau constitué de bandes verticales métalliques ou plastiques
pouvant recevoir des fiches à épaules.

En fonction des informations à visualiser, on glisse des fiches en T de différentes couleurs

dont la partie supérieure reste visible. La partie inférieure reçoit des informations
complémentaires.
Simple et peu coûteux, le planning à fiches en T est utilisé pour visualiser les emplois du
temps, contrôler les locations de matériels, de véhicules, etc.

• Le planning portefeuille est construit sur le même principe. Il est composé de volets de
format réduit (32 × 24 cm), semi-rigides, reliés entre eux par des charnières. Son avantage
est sa mobilité. Il est utilisé pour les fichiers clients d'un représentant, par exemple.

2.2 Les planigrammes dynamiques

Ils permettent de visualiser des prévisions et de suivre leur évolution. Ils contiennent des
informations qui varient dans le temps. Les deux principaux types de planigrammes
dynamiques sont le planigramme à gouttières et le planigramme magnétique.

2.2.1 Le planigramme à gouttières (ou à bandelettes)

Il est constitué d'un panneau comportant des gouttières où coulissent des bandelettes en
carton de différentes couleurs dont la longueur est proportionnelle à la durée de
l'information à visualiser.

La partie gauche du panneau est souvent occupée par une colonne de fiches à épaules.
L'échelle de temps figure sur la partie supérieure du panneau. Un indicateur mobile permet de
repérer la date.

2.2.2 Le planigramme magnétique

Il est constitué d'un panneau métallique sur lequel on place des éléments aimantés de
formes et de couleurs différentes. On ne peut inscrire aucun texte sur les éléments.

Facile à manipuler, il est souvent utilisé pour visualiser le suivi des commandes.
Les formes géométriques magnétiques signalent :

 – la date de passation de la commande ;

 – la date de livraison prévue et la date de livraison réelle ;
 – la date de relance en cas de retard de livraison.

IV) L’échéancier

1.Définition
Registre dans lequel sont inscrits, à leur date d'échéance*, les effets de commerce à payer ou à
recevoir.

2. Présentation des échéanciers