Facture électronique

Une opportunité de performance

pour les entreprises
1

PARTIE I
Un levier de performance
et d’efficacité opérationnelle
PARTIE II
L’accélération des projets
de facturation électronique
PARTIE III
Un tremplin vers la digitalisation
de la fonction finance
PARTIE IV
Les règles d’or pour passer
à la facture électronique
ÉDITO
Lourdeurs administratives, contraintes matérielles
d’impression et de stockage, perte d’efficacité...
Le traitement des documents papier, et des
factures fournisseurs en particulier, fait figure
de bête noire au sein des directions financières.
Avec des milliers de paiements à réaliser
en entreprise chaque année, le retour sur
investissement de la facture électronique laisse
peu de doute. Les prises de conscience sur ce
3 sujet se généralisent peu à peu, si bien que 78 %
des directions financières envisagent d’investir
dans la digitalisation de la fonction finance (1).
Outre les gains d’efficacité et la réduction des
coûts, il en va également d’un meilleur respect
des délais de paiements et d’une agilité plus
6 en phase avec les enjeux actuels des directions
financières.
Les évolutions réglementaires poussent par
ailleurs les organisations à se tourner vers
78
la digitalisation. En effet, à compter de 2023,
7
le passage obligatoire à la facture électronique
concernera progressivement toutes les entreprises
jusqu’en 2025. Un chantier qui nécessite de
%
prendre dès maintenant la transformation à bras
le corps. Au-delà de la contrainte réglementaire, Des directions
cette échéance représente surtout une opportunité financières envisagent
9 à saisir pour mettre à profit les multiples d’investir dans
avantages qui découlent de cette évolution
technologique parmi lesquels la simplification la digitalisation de
des processus et les gains en conformité. la fonction finance (1).
(1) Étude PwC « Priorités 2021 du directeur financier », 2020.
2
La fin des documents
papier entraîne
PARTIE I
mécaniquement

Un levier de performance
la suppression
de nombreuses
tâches jusque-là
indispensables :
mise sous pli,
affranchissement,
et d’efficacité opérationnelle
photocopies, saisie
de données, recherche 1) Pour le service comptable imputation, approbation, autorisation de paiement 2) Pour l’entreprise
de documents, et archivage). À tout moment, les comptables
archivage physique, etc. Plus de fiabilité… peuvent retrouver rapidement une facture, connaître Réduction des coûts
En moyenne, une facture son statut et les collaborateurs qui sont intervenus
papier est dupliquée En supprimant les actions manuelles, dans le workflow de validation. Une efficacité globale En éliminant toutes les étapes que nous avons
à 5 reprises pour que l’automatisation du traitement des factures élimine impossible à atteindre avec le papier. évoquées, les fonctions d’automatisation, notamment
les risques d’erreurs et contribue à une plus grande le rapprochement commandes-factures, permet
les collaborateurs fiabilité et sécurité des flux transactionnels et des … et de conformité de diviser par 3 les coûts de traitement des
concernés puissent données financières. Les erreurs de paiement ou factures fournisseurs. En outre, l’accélération de
traiter l’information. tentatives de fraude sont ainsi mieux maîtrisées. Le passage à la facture 100 % électronique et la comptabilisation et du circuit de validation,
À cette simplification Sans compter la suppression des tâches fastidieuses son traitement automatisé dans une plateforme particulièrement chronophages, contribue au bon
s’ajoutent bien sûr qui simplifie le quotidien des équipes comptables. de Purchase to Pay garantit le respect des critères respect des délais de paiement. Par conséquent,
une réduction de conformité des factures, à savoir l’authenticité elle permet d’éviter les pénalités de retard et de
… de traçabilité… de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité. favoriser la prise d’escompte. Des facilités de gestion
importante des coûts Elle permet également la mise en place des contrôles d’autant plus précieuses dans les périodes de tension
associés et d’autres Avec le format électronique, il est désormais possible internes et des procédures documentées sur économique.
gains à tous les niveaux
de la chaîne de valeur.
de suivre de manière précise et exhaustive toutes
les étapes du traitement de la facture (réception,
l’ensemble des flux, en vue d’établir la piste d’audit
fiable exigée en cas de contrôle fiscal.
3
 “
Aujourd’hui 70%
de nos factures
Pilotage du BFR

Là encore, la facturation électronique joue un rôle

crucial en apportant une visibilité en temps réel
sur les engagements de dépenses et les ordres
fournisseurs sont de paiement. Ces données fiabilisent la gestion
de la trésorerie et renforcent le contrôle du besoin
reçues directement en fonds de roulement (BFR).
dans notre Implication de toutes les parties prenantes
plateforme Basware.
En supprimant Grâce à la digitalisation, tous les acteurs du processus
Purchase-to-Pay (donneur d’ordre, valideurs,
la gestion du papier, approbateurs, fournisseurs) ont accès aux données qui
nous avons constaté les concernent, qu’ils soient présents dans l’entreprise
ou à distance. L’accessibilité des données inhérente à
deux bénéfices la dématérialisation assure la continuité des activités
majeurs : un gain en toutes circonstances et l’implication des parties
prenantes tout au long du cycle de vie de la facture.
de productivité et
le respect des délais
de règlement.
3) Pour son écosystème
Amélioration de la relation fournisseurs “
En un an, la part
des factures
Dans cette période d’incertitude économique,
le respect des délais de paiement est un facteur
clé de la bonne relation de l’entreprise avec ses
électroniques est
fournisseurs, notamment ceux désignés comme étant passée à 67%. Grâce
stratégiques pour son activité. Soigner sa réputation
en la matière devient donc un enjeu majeur, à l’heure
à cette transition,
où l’Etat n’hésite pas à pointer du doigt publiquement nous avons constaté
les mauvais payeurs dans le cadre de la démarche
d’incitation du « Name & Shame ».
une plus grande
rapidité du traitement
Une mutation écoresponsable de la facture, une
Autre avantage notable : cette transformation digitale meilleure traçabilité
s’inscrit en cohérence avec les engagements RSE qui
occupent une place grandissante dans les priorités
et la disponibilité
des entreprises. La réduction des consommations de l’information
de papier et des infrastructures informatiques ont
un impact direct sur l’empreinte carbone. Rappelons
pour tous les
que l’Ademe estime à près de 80 kg la consommation collaborateurs sur

”
moyenne de papier par salarié et par an. site ou en télétravail.
Sipan Grigorian
Responsable Pôle
Fournisseurs
”
Cécile Bücher
Responsable Comptabilité
Eclor fournisseurs/bailleurs
JCDecaux France

4
 Digitalisation
de la facturation
UNE TRANSITION DES GAINS
PLUS QU’UNE ÉCHÉANCE SOUVENT SOUS-ESTIMÉS

2015
01 Obligation pour
les entreprises
privées d’accepter
la réception Chaque année, près de deux Le coût de traitement Le temps de traitement
2017
02
de factures milliards de factures sont d’une facture papier est d’une facture électronique
Facture électroniques échangées en France entre estimé à 17,60 € HT ; est divisé par cinq passant
électronique entreprises ; on estime à ce montant est ramené de 15 à 3 jours en moyenne
en B2G (portail seulement 20 % environ la à 6,40 € HT pour
Chorus) et format part des factures envoyées une facture électronique
2020
03
100 % électronique au format électronique
(sous réserve d’une 50 % des PME
copie fiable) n’étaient pas
au courant de la
généralisation à
2023
04
venir de la facture
électronique pour
Obligation de les activités en
réceptionner des B2B
factures sous
forme électronique
 2025 Le volume de factures On estime que 56% En moyenne, le passage
05 100 % de factures
traitées annuellement par
un comptable ETP est
des services comptables
passent 80 % de leur
à la facture électronique
permet de réduire de 36 %
électroniques multiplié par 3 lorsque l’on temps à produire les émissions de CO2
en B2B abandonne le traitement des données, et seulement
« domestique » des factures papier 20 % à les analyser
5
Sources : Sondage OpinionWay sur la généralisation de la facture électronique, 2020. / The e-invoicing journey, Billentis, 2019-2025 / Purchase-to-Pay Study, The Hackett Group, 2019 / Basware, 2018
 Où en est-on de la généralisation de la facture
PARTIE II électronique dans les organisations ?
L’accélération
Si bon nombre d’entreprises sont aujourd’hui
sensibilisées aux enjeux de la digitalisation, la facture
électronique reste encore peu déployée. Mais la
des projets
pandémie de Covid-19 joue un rôle d’accélérateur fort.
Les difficultés en termes d’échanges, le travail à
de facturation
distance ont posé des questions fondamentales :
le fait de savoir si on dispose ou non d’une facture,
comment procéder aux règlements, la visibilité
électronique
sur les suivis associés sont devenus des points
problématiques si ce n’est cruciaux. On assiste à
une prise de conscience des atouts de la facture
électronique qui lève d’emblée tous ces obstacles.
L’évolution de son adoption est différente selon les
pays. L’Italie est à l’avant-garde par exemple, tout
David Dogimont, comme les pays scandinaves. Ils constatent des gains
Associé expert à plusieurs niveaux, parmi lesquels un retour sur
en transformation investissement très fort pour le législateur : grâce à
la maîtrise totale des flux, la fraude à la TVA devient
digitale des entreprises
un fléau qui appartient au passé.
chez Mazars, dresse
un état des lieux de la 2023 marque un tournant avec l’obligation de
facturation électronique, facturer électroniquement dans les marchés BtoB.
à l’aube d’une étape Va-t-on vers un changement de modèle avec une
cruciale vers sa digitalisation élargie des processus ?
généralisation Les pratiques relatives à la conformité vont
fatalement évoluer. Les liens avec l’administration
changeront et mécaniquement la manière
d’appréhender les contrôles au sein de l’entreprise
évolueront aussi. Aujourd’hui, il existe déjà une
volonté forte de se rapprocher entre les DSI
et les services de comptabilité. On
envisage des pistes d’audit non plus
sur une tâche en particulier,
mais sur l’ensemble du
flux. L’évolution sera
probablement
rapide, car
elle
permettra une réduction des charges des
entreprises, du volume d’échanges,
et un meilleur pilotage de certaines activités.
Quelles ont été les étapes importantes ces
dernières années en France dans ce domaine ?
La loi LME constitue un premier point essentiel par
la mise en évidence d’éléments fondamentaux du
sujet, comme la communication relative aux factures
et aux délais de paiement. Ensuite, l’adoption de
la facture électronique par l’ensemble des acteurs
publics via le portail Chorus a ouvert la porte à la
généralisation de ce type d’usage. La transition
actuelle dessine une nouvelle étape : l’administration
souhaite aujourd’hui avancer sur le terrain de
l’harmonisation entre les pays. On retrouve les
principales orientations dans le rapport de la DGFiP :
« la Tva à l’ère du digital en France ».
Concrètement, comment se traduiront les
mutations à venir ?
Nous nous dirigeons vraisemblablement vers
un modèle où des plateformes privées seront
des intermédiaires agréés. Une des difficultés
pour les entreprises est de savoir comment mener
la transformation. Même en digitalisant ses pratiques
administratives, la nature des flux dépend aussi
de l’entreprise tiers. Il existe des enjeux essentiels
autour de la récupération de données via l’e-invoicing,
l’e-reporting. Le but est d’obtenir le plus rapidement
possible les données utilisables par l’entreprise,
pour fluidifier et accélérer les échanges. Le travail
sur le référencement fournisseurs sera également
au cœur des mutations à venir. Outre le prix,
la longévité, le délai, la qualité sont d’ores et déjà
des critères qui gagnent en importance, tout comme
les arguments RSE. Ces aspects seront davantage
étudiés, et la facturation électronique contribuera
dans ce contexte à créer des liens, à rapprocher
les entreprises, à obtenir et fournir
des garanties. 6
PARTIE III
Un tremplin vers la digitalisation
de la fonction finance
Très souvent, la facture électronique représente la première étape sur le chemin de la digitalisation
de la direction financière. Pour réussir la transition vers la facture électronique, il est essentiel
de bien connaître les formats éligibles et les caractéristiques en termes de conformité.
Trois questions sur la facturation électronique
1
Quelles sont les principales
caractéristiques d’une facture
électronique ?
Il s’agit d’une facture émise, transmise et reçue
3
par le destinataire de manière électronique,
dans un format structuré qui permet le traitement
automatisé des données qu’elle contient.
Il importe de ne pas la confondre avec la facture
dématérialisée qui, bien qu’elle ne soit pas au
format papier, n’est pas forcément électronique.
Celle-ci peut se limiter simplement à un document
scanné disponible sous forme de fichier image
par exemple. À l’inverse de la facture électronique,
elle est peu exploitable en l’état.
2
Quels aspects doivent être pris en compte pour qu’une facture électronique
soit conforme aux exigences réglementaires ?
Même si elle devient électronique, la facture
reste un document véhiculant des informations
importantes relatives à une transaction : le
montant, la nature des biens et services échangés,
les taxes, l’émetteur, le destinataire, les identifiants
fiscaux respectifs. L’émetteur et le destinataire
doivent s’assurer que la facture est authentique,
qu’elle n’a pas été modifiée. On s’appuie pour
cela sur des solutions de traçabilité basées sur
Il existe différents formats de
facturation tels que EDI, Factur-X…
Faut-il privilégier certains d’entre
eux ?
Plusieurs formats sont effectivement répandus.
On parle historiquement du format EDI qui est très
connu, mais c’est une formulation impropre car le
terme regroupe en réalité plusieurs types de formats
répondant à des normes différentes. Plus récemment,
la facture PDF/texte (ou PDF «structuré») ou le
standard européen Factur-X sont également des
formats de facture électronique. Aucun de ces formats
n’est à privilégier pour la bonne et simple raison que le
transporteur de la facture, c’est-à-dire l’opérateur de
facturation électronique, se charge des conversions.
Il faut simplement s’assurer que tous ces formats soient
structurés, et reprennent les données essentielles de
la facture. Un fournisseur fonctionnant avec Factur-X
peut tout à fait travailler avec un client utilisant une
norme différente. La conversion assurée par l’opérateur
est totalement transparente pour les utilisateurs.
Elle peut toutefois être problématique dans les cas
où les opérateurs intervenants n’ont pas l’habitude de
travailler ensemble. Mais la tendance à l’interopérabilité
croissante élimine progressivement cette difficulté.
Il s’agit là d’un facteur essentiel pour l’appropriation de
la facture électronique à une large échelle.
l’historique disponible chez l’opérateur, indiquant
le dépôt de la facture par le fournisseur. Le principe
est ensuite le même pour ce qui est du dépôt chez
le client. Un horodatage permet de s’assurer du bon
acheminement. C’est le principe de la piste d’audit
fiable. Dans un second temps vient l’obligation
d’archivage, qui doit répondre aux exigences
formulées par l’administration fiscale,
et toutes les étapes sont alors respectées.
7

Vers une digitalisation de l’ensemble
des processus Purchase to Pay
Les flux transactionnels ont vocation à être toujours
plus automatisés. Cette évolution est-elle déjà une
réalité en entreprise ?
Nous constatons globalement une situation de maturité
pour ce qui est de la dématérialisation, quel que soit
le type d’organisation. Peu d’entreprises continuent à
véhiculer des factures papier en interne. Dans la grande
majorité des cas, elles sont scannées et circulent
numériquement. C’est bien moins évident lorsqu’on parle
de gestion automatisée de factures électroniques. Mais
il est fort probable que la transformation dans ce sens
sera désormais très rapide. L’échéance de 2023 en est
la principale raison. D’ailleurs, les pays les plus avancés
en la matière le sont devenus à la faveur d’évolutions
réglementaires au cours des dernières années.
Quels sont les atouts d’une plateforme Purchase-to-
François Pay (P2P) en matière de traitement des factures ?
Chevillotte, Il existe de multiples avantages tout au long de la
Consultant P2P chaîne, de la réception du document à l’archivage en
passant les workflows de validation. Tout d’abord, on
chez Fluxym traite la facture sans intervention de saisie manuelle.
Les outils P2P permettent un traitement totalement
automatisé, même s’il y a bien sûr un contrôle humain.
L’enregistrement de l’information se fait donc beaucoup
plus rapidement, en éliminant par la même occasion le
risque d’erreur. Le comptable se focalise uniquement
sur la bonne saisie des éléments, et surtout sur leur
analyse. Le gain de temps profite aussi à l’approbateur
pour qui la vérification est quasi-instantanée.
Ces pratiques s’inscrivent par ailleurs dans un contexte
de digitalisation des demandes d’achat en amont.
En automatisant le passage d’ordre aux fournisseurs,
on prépare le terrain à l’émission de la facture
électronique associée. Dès le départ, les informations
sont échangées dans un format structuré, améliorant
ainsi la performance économique de l’organisation.
L’automatisation peut également concerner les
catalogues d’achats, dont la maintenance peut même
être décentralisée directement chez le fournisseur.
Une plateforme P2P apporte ainsi d’importants
gains d’agilité opérationnelle au sein des directions
financières, mais aussi dans d’autres services ?
Absolument. Au sein de la direction financière, le
déploiement d’une plateforme P2P conduit à une
Les bénéfices de la facturation
électronique dépassent largement
les murs de la direction financière.
Elle a même vocation à s’inscrire dans
une démarche de digitalisation de bout
en bout, en décloisonnant les services.
Explications.
amélioration notable de la productivité,
à un déplacement des tâches fastidieuses vers
des activités à plus haute valeur ajoutée telle que
l’étude des données à des fins d’analyse, afin
de favoriser les décisions les plus pertinentes.
La fonction comptable en ressort valorisée. Mais
les autres services de l’entreprise, comme
les donneurs d’ordre ou les approbateurs, ou
encore les services de réception de commandes,
bénéficient de ces outils qui permettent des échanges
d’information quasi instantanés sur les commandes
ou les factures. Pour une adoption efficace de bout
en bout, attention à ne pas négliger la conduite
du changement. Il importe d’impliquer les différents
services, suivant le rôle qu’ils auront dans
la chaine de traitement, pour s’assurer de la bonne
compréhension du processus dématérialisé. Par
exemple, il est important d’expliquer qu’approuver
une facture sur un écran a la même valeur qu’une
signature manuelle. Les décideurs des services
financiers se trouvent au cœur de ces changements
car ils sont souvent à l’initiative de la mise en place
de la facturation électronique.
8
 PARTIE IV
Les règles d’or pour passer
à la facture électronique
Plusieurs volets s’avèrent cruciaux
lors de l’instauration de la facturation
électronique. Retour sur les règles
d’or qui garantissent le succès d’un
tel projet avec Vincent Lounaouci,
directeur des opérations chez Fluxym.
Avant un projet de digitalisation comme le passage
vers la facture électronique, on évoque souvent
l’amélioration de la qualité des données, la nécessité
de les « nettoyer ». Qu’entend-on par là ?  Celle-ci doit également être accompagnée d’une
Il s’agit d’une étape fondamentale qui consiste
à organiser des données fiables et complètes dans
Vincent une base centralisée. Elle représente les fondations
Lounaouci, des processus et traitements à venir. Concrètement,
Directeur des le but est d’éliminer les doublons qui peuvent exister
opérations chez dans le référentiel fournisseurs et d’ajouter les données
manquantes comme les identifiants fiscaux, le numéro
Fluxym
de SIRET, les adresses email. L’identification unique d’un
fournisseur passe la plupart du temps par la vérification
conjointe de plusieurs données de ce type.
“
Il y a deux ans encore, bon nombre de clients
affirmaient que leurs bases de données étaient propres
sans que ce soit véritablement le cas. Aujourd’hui,
on remarque une forte prise de conscience des Le nettoyage
Directeurs financiers sur l’importance de ce travail
préalable pour la bonne marche d’un projet de de la base fournisseurs
transformation. en amont, mais
Cartographier les processus et les faire également la formation
évoluer constitue un autre volet primordial. Quels et l’accompagnement
sont les aspects clés dans ce domaine ?
Il importe de décrire avec rigueur les responsabilités des utilisateurs en aval
de chacun. Savoir précisément qui fait quoi est sont fondamentaux.
”
essentiel dans une démarche de transformation.
communication à plusieurs niveaux, afin de clarifier
pour chaque acteur de la chaîne ce qui va changer, Emmanuelle Guay
comment les tâches vont évoluer. Aboutir à Responsable de la comptabilité
une visibilité globale sur les états d’avancement fournisseurs - Clarins
est un autre point fondamental : lorsqu’on digitalise
les factures fournisseurs, la réception de celles-ci
est centralisée avant l’envoi aux valideurs, dans une
transparence totale pour l’ensemble des acteurs
concernés. A l’inverse, quand une facture est envoyée
en format papier, seul le destinataire est au courant.
9
 “
Le déploiement de la solution,
et notamment du portail, a fait
l’objet d’une communication
intensive auprès de nos
fournisseurs qui ont adhéré
aux nouveaux processus dans
leur très grande majorité.
Aujourd’hui, plus de 1 000
fournisseurs sont inscrits
sur le portail.
”
Arnaud Robine
Directeur comptable France
Clarins
Quelles sont les méthodes efficaces pour favoriser
l’onboarding ?
Dans ce type de projet, l’onboarding des fournisseurs
et des collaborateurs internes est clé. L’implication
des acteurs tiers est bien sûr essentielle mais
les entreprises n’adoptent pas les virages
technologiques à la même vitesse. L’enjeu est
de communiquer avec le bon fournisseur, via
le bon canal, au bon moment, ce qui signifie s’adapter
aux habitudes de communication du fournisseur,
en fonction de sa taille, du rapport de force existant,
de la proximité et d’autres critères comme la
fréquence et le volume des flux transactionnels.
Il faut faire preuve de pédagogie, en expliquant
clairement les processus mis en place. Bien évoquer
les divers atouts de la facturation électronique permet
d’améliorer la relation fournisseurs, ces derniers étant
plus à même de devenir des partenaires de long terme.
En interne, l’onboarding des différents acteurs
(contributeurs, valideurs) passe aussi par l’implication
du service Achats pour s’assurer que les nouveaux
types de contrats, les nouveaux processus soient
pris en compte. La communication sur les consignes
données aux fournisseurs doit par ailleurs être
diffusée largement, pour que les modalités à respecter
ne restent pas confidentielles.
Quels sont les atouts essentiels différenciants
de l’offre Fluxym / Basware ?
Basware dispose d’une longue expérience
en matière d’échanges au format électronique.
Elle offre une plateforme robuste, éprouvée, facile
à mettre en œuvre, très interopérable. L’apport de
Fluxym concerne le gain d’agilité, la proximité clients,
l’accompagnement personnalisé tout au long du
projet ainsi que le déploiement de la solution
à l’international.
Pour assurer la réussite des projets Basware
chez nos clients, nous avons développé une
offre de nettoyage et d’enrichissement des bases
fournisseurs et une offre de conseil pour définir
la roadmap projet, optimiser les processus métier,
réaliser l’AMOA (Assistance à Maîtrise d’Ouvrage) et
faciliter la conduite du changement.
En résumé, notre rôle est de faciliter la transition
vers la facture électronique et plus généralement
d’aider les entreprises à préparer leur futur en
digitalisant leur processus achat et finance.
10
Expert du Source to Pay depuis 18 ans, Fluxym
accompagne les entreprises dans leurs projets
de digitalisation des processus Achat et Finance.
Avec plus de 400 projets réalisés, Fluxym propose
une gamme complète de services : conseil,
intégration, support et maintenance. Fluxym est
partenaire de Basware depuis 2006 et a déployé
cette plateforme dans plus de 80 entreprises
en France et à l’international.
Basée à Paris, Lyon, Montréal, Toronto, New-York
et Singapour, l’entreprise compte aujourd’hui
130 collaborateurs.
En savoir plus sur www.fluxym.com

Basware compte parmi les leaders mondiaux

sur le marché de la dématérialisation et
de l’optimisation des processus financiers
des entreprises (purchase-to-pay, facturation
électronique et services de financement).
Ses solutions permettent de réduire les coûts
opérationnels de gestion des achats,
des factures et des paiements. S’appuyant sur
le plus grand réseau ouvert au monde (utilisé
par un million d’entreprises dans 100 pays),
elles visent également à simplifier les transactions
commerciales entre les acheteurs et leurs
fournisseurs, tout en améliorant la trésorerie
des organisations, grâce à des options de
paiement et des services de financement étendus.
En savoir plus sur www.basware.fr

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