Méthodologie de projet

Planification des risques - Le Budget - La communication

 Plan

* Les risques
* Le budget
* Gestion des coût
* La communication
* Les outils de communication
* La gestion de la communication

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 Introduction

Pendant la phase d’exécution, réalisation du projet vous

devez :
- Garder à l’esprit le ou les objectif(s) du projet
- Pouvoir dire où vous en êtes du projet
- Quelles actions ou activités restent à réaliser pour
mener le projet à son terme
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 Les grandes étapes de la gestion
de projet

•Clarification du projet, étude de faisabilité,

Avant projet (Exploration) •Prise de décision – possible rédaction note de cadrage
•cahier des charges (plus détaillé que note de cadrage) :
Contexte, but, objectif(s), les acteurs, étapes, moyens,
Démarrage ressources
•Planification
•Mise œuvre, suivi, gestion des risques, conception
Exécution •Livrables

•Evaluation, adaptation
Clôture •Validation, bilan
Précédemment, vous avez réalisé…

Avant projet :
- Cadrage du projet (1 cartographie du projet, 1 des
acteurs)
- Analyse de la demande (faisabilité, un existant ? Les
premières contraintes ?...)
- Planification (planning projet)
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La gestion des risques
La gestion de projet – Les risques

4 étapes du management
des risques

https://www.migso-pcubed.com/fr/

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La gestion de projet – Les risques

1. Les risques dans un projet

* Risque est inhérent à un projet

* Identifier et analyser les risques pour les anticiper
* Déterminer des stratégies

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La gestion de projet – Les risques

1.1. Questions

* Qu’est ce qu’un risque ?

* Comment appelle-t-on un risque qui survient ?
* A quel moment d’un projet identifie-t-on les risques ?

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La gestion de projet – Les risques

1.2. Réponses
* Un risque
- en Droit c’est « l’éventualité d’un événement qui peut causer un
dommage »
- Project Management book (5eEdition) c’est « un événement ou
une condition incertaine dont la concrétisation aurait un effet
positif ou négatif sur un ou plusieurs des objectifs du projet »

* Un risque qui survient est un problème

* L’identification des risques se fait dans la phase de planification

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La gestion de projet – Les risques

1.3. A retenir
1. Le risque est un événement imprévu.

2. Il y a donc des risques positifs (opportunités) et des risques négatifs

(menaces).

3. Le risque augmente lorsque, le projet est sur du long terme, plus la

durée du projet est longue plus y a de chance d’avoir des évènements
imprévus.
Surtout si la phase de démarrage est loin la phase de conception.

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La gestion de projet – Les risques

2. Gestion du risque
(Processus)

1) Plan de la gestion des risques

2) Identification et caractérisation des risques
3) Analyse qualitative des risques
4) Analyse quantitative des risques
5) Planification des réponses aux risques
6) Surveillance et maîtrise des risques
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La gestion de projet – Les risques

3. Identifier les divers risques

* Risque du projet : objectif, but irréaliste, budget, calendrier

* Risque juridique : contrat, contexte qui pose un cadre juridique précis
* Risque humain : les acteurs principaux du projets, les ressources
humaines
* Risque technique : moyens techniques, outils, technologie,

Pour pallier ces risques il convient d’identifier leurs facteurs :

Exemple : base de donnée obsolète, un ordinateur inadapté, un budget
insuffisant, des personnes malades, des collaborateurs mal informés ou
pas informés etc.
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La gestion de projet – Les risques

4. Classer les risques

Il est possible d’identifier les risques en les catégorisant

de la manière suivante :
* Risques faibles : probabilité entre 0% et 33%
* Risques moyen : probabilité entre 33% et 66%
* Risques élevés : probabilités entre 66% et 100%

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La gestion de projet – Les risques

Outils : Grille de Cotation des Risques

https://www.migso-
pcubed.com/fr/blog/pmo-
project-delivery/5-elements-a-
la-mise-en-place-dun-
management-des-risques/

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La gestion de projet – Les risques

5. Agir sur les risques

Il y a 3 stratégies pour agir sur les risques* :
* Eviter : l’équipe projet agit pour éviter le risques et son
impact sur le projet
* Transférer : l’équipe projet délègue à un tiers la gestion du
risque
* Atténuer : l’équipe projet agit pour diminuer l’impact du
risque sur le projet

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*PMBOK 5e édition chap11
La gestion de projet – Les risques

6. Rappel

Il y a 3 moments clés dans un projet.

Démarrage – Exécution, réalisation – Clôture
Chacun d’entre eux peut présenter des facteurs de
risque pour votre projet et c’est généralement dans la
phase d’avant projet qu’on les identifie.

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La gestion de projet – Les risques

Conseils

* Lorsque vous évaluez un risque il faut prendre l’ensemble du projet et

non seulement une partie, il faut vérifier toute la chaine d’élaboration du
projet pour vérifier les impacts de ce risque.
* Lorsque c’est possible choisissez les risques à gérer.
* Si des modifications s’imposent, attention à garder le cap sur le ou les
objectifs et la finalité du projet.
* Si ces risques impactent fortement la réussite du projet, communiquez
rapidement sur ces risques avec les commanditaires, et les partenaires si
nécessaire.

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 Conclusion

* Réflexion sur les tâches : Listes des tâches (classées par lot),
- durée, Les tâches doivent être détaillées à la semaine
- affectation des ressources,
lien entre les tâches :
- objectifs intermédiaires (définir en tant que tâche jalon rouge)
- réunions (définir en tant que tâche jalon noire)

* Mise en place des outils de management (réunion, communication, attribution

des rôles et des responsabilités, outils de contrôle et de reporting...)
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 Le budget
Phase démarrage, réalisation, clôture
 1. Le budget

Gérer le budget d’un projet c’est d’abord estimer les

coûts pour :
* Savoir si on dispose du budget nécessaire à
l’exécution du projet
* Savoir si le projet est réalisable
* Savoir si le projet sera rentable
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2. Processus de planification
Allocations des
ressources Lister les ressources

Estimations des coûts Estimer le coût

Etablissement du
Calculer le budget
budget

Pilotage des coûts Gérer le budget

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3. Les phases de création du budget

Le pilotage économique d’un projet a pour objectif :

* Estimations approximatives
* Estimation détaillée
* Le budget final approuvé

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 4. Pour calculer le budget

On se base sur :
* Le planning « initial » du projet (il peut évoluer par la suite)
* La liste des tâches et leur durée
* La durée totale du projet
* La quantité de ressources humaines nécessaire
* La quantité de ressources matérielles nécessaire

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5. Les différents types de coût

* Coût liés aux ressources humaines

* Coûts liés à l’utilisation du matériel, consommables
* Coûts liés aux déplacements
* Coûts fixes prévus selon les livrables

Le Coût d’un projet c’est donc la somme de tous ces coûts.

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On distinguera donc les coût directs :
* Salaires des ressources humaines internes dédiées aux projets
* Salaires des ressources humaines externes dédiées aux projets
* Le coût d’achat et/ou de location de matériels, fournitures et matériaux
spécifiques à la réalisation du projet (salles, ordinateurs, logiciels, matériaux de
construction, outils…), consommables
* Les éventuels frais de déplacement

Et les coût indirects :

* Les frais généraux (fonctionnement) ex. les autres services
* Les frais de publicité pour l'entreprise
* Certains frais de commercialisation.

Le Coût d’un projet c’est donc la somme de tous ces coûts.

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6.Le pilotage (gestion) du budget

Le pilotage économique d’un projet a pour objectif :

* de maîtriser les dépenses et d'anticiper les dérives
* de faire un état des dépenses engagées au fur et à
mesure que le projet avance
* Analyser les écarts en cas de dérive du projet et d’en
déduire les conséquences
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 Conseils

* Affinez le budget au fur et à mesure qu’avance le projet

* Fixez vos coût de la manière la plus détaillé possible car un
oubli est vite arrivé
* Utilisez des outils de gestion

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La communication
Phase démarrage, réalisation, clôture
Organisation équipe projet

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 Organisation : équipe projet

Définir les modalités de fonctionnement de l’équipe :

- Communication
- Résolution des conflits
- Prise de décision
 1. La communication

* Informer les personnes impliquées dans le projet ainsi

que les responsables hiérarchiques et les collègues de
l’état du projet, de l’avancée du projet, ou des actions
réalisées et ou à réaliser.
* Informer les commanditaires et les partenaires

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 2. Les deux principaux types de
communication

* Unilatérale : de l’émetteur au récepteur. L’émetteur n’attend pas

de réponse du récepteur. Il n’y a pas de réciprocité. Il s’agira
d’information.

* Bilatérale : l’émetteur et le récepteur ont un ou plusieurs

échangent au sujet du message délivré. Il y a donc
communication.

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 Important

Lorsque vous communiquez avec les personnes

impliquées dans votre projet vérifiez toujours la bonne
compréhension du message.

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3. Les moyens de communication

On distingue les communications :

* Formelles : planifiées d’avance
* Informelles : non planifiée et interviennent lorsqu’une personne
a des informations à partager dans un contexte plus propice à la
détente (dans le cadre d’un projet on évitera ce type de
communication)

A noter : Les communications formelles et informelles peuvent être

écrites ou orales

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3. Les moyens de communication
(suite)

* Le tableau de bord du projet

* Les rapports écrits
* Compte-rendu
* Note d’information

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 4. La résolution des conflits

Ces processus consistent à résoudre des divergences d'opinion à

propos des travaux entre les membres de l'équipe. Voici les
procédures que vous pouvez mettre en place :
* Approches standard (mesures normales que vous prenez pour
encourager les gens à aboutir à une solution qui contente tout le
monde);
* Procédures exceptionnelles (mesures que vous prenez si les
personnes impliquées ne parviennent pas à se mettre d'accord).

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 5. La prise de décision

Ce processus consiste à choisir entre plusieurs approches et

actions. Élaborez des directives qui permettront d'opter pour
l'option la plus adaptée à une situation : consensus, principe
de la majorité, accord à l'unanimité et décision prise par un
expert technique.
Prévoyez également des procédures exceptionnelles à
exécuter lorsque les processus traditionnels ne donnent rien.

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 6. Promouvoir le projet

La promotion (publicité) d’un projet est a elle seule une

démarche projet de communication.
Soit on se réfère au service marketing dont c’est le
métier
Soit on met en place sa propre stratégie et donc on fait
sa campagne de communication.
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 Conclusion

Le budget prévisionnel d'un projet est un outil d'aide à la décision et il est

important de ne pas le négliger.
Pour le bon déroulement d’un projet il est nécessaire d’avoir une bonne
communication. Le chef de projet doit entreprendre la communication avec les
différentes parties prenantes.
L’objectif étant de mener le projet à bien. Et ainsi éviter les clients mécontents, une
perte de confiance des managers ou de votre hiérarchie, des membres d’équipes
qui se désengagent.
La communication est donc l’outil essentiel au bon fonctionnement de votre
démarche projet.
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 A retenir

Projet = Plan, Gestion

Tableau de bord, Risque,
Budget, calcul de coût
Communication et supports
de communication, rapports

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