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Procédure - Gestion Des Réclamations Et Des Rappels
Procédure - Gestion Des Réclamations Et Des Rappels
Date de
Titre : Réclamations et rappel
publication :
Référence : La page 1 de 16
Date
Révision
d'émissio Initié par Page N° Description des modifications Faites par
n°
n
Liste de diffusion :
1.0 Représentant de la direction
2.0 Département de Production
Disclaimer :
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préalable de …………………….
1.0 OBJET :
Le LOGO de votre entreprise
Date de
Titre : Réclamations et rappel
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2.0 PORTÉE :
Cette procédure est limitée aux réclamations, rappels et retraits de produits du marché
3.0 RESPONSABILITÉS :
4.0 PROCÉDURE :
Date de
Titre : Réclamations et rappel
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L’agent de contrôle qualité enregistre les plaintes orales et écrites et conduit le suivi en
remplissant le formulaire d'enquête et suivi des plaintes.
Des mesures pour empêcher la récurrence du défaut doivent être incluses dans
l'enquête et le suivi de la plainte.
D'autres lots devraient également être vérifiés, le cas échéant, pour déterminer s'ils
sont également affectés.
Révision
Les plaintes doivent être examinées périodiquement, de préférence tous les trois mois,
pour vérifier les tendances ou la récurrence du problème.
Veuillez ajouter le nom de votre entreprise doit fournir des informations sur la formule
du produit et des données sur la toxicité aux autorités compétentes et à d'autres
agences gouvernementales et centres antipoison concernés, si nécessaire.
Veuillez ajouter le nom de votre entreprise. doit signaler les événements indésirables à
l’autorité compétente.
4.2 RAPPELS
Le LOGO de votre entreprise
Date de
Titre : Réclamations et rappel
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4.2.1 DÉFINITIONS
Rappel de produit
: est un processus suivi par la personne responsable qui a mis le produit sur le marché,
pour retirer un produit cosmétique particulier de tous les liens de distribution.
Retrait
Le retrait du produit de la vente ou de l'utilisation pour des raisons non liées à la qualité
et à la sécurité telles que le changement d'emballage, etc. en tant que stratégie
marketing.
Alerte de sécurité
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Titre : Réclamations et rappel
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Rappel volontaire
• Réclamation client
• Détection des défauts de qualité et de sécurité après libération
• Résultat des tests de stabilité en cours
• Résultat d'une inspection
• Altération
• Déclaration des événements indésirables
En cas de rappel de produit initié par le fabricant, le comité de rappel du produit doit
informer immédiatement les autorités compétentes de cette décision si nécessaire.
Rappel obligatoire
4.2.3 OBJECTIFS
Date de
Titre : Réclamations et rappel
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Retrait de produit
Un retrait de produit se produit lorsque l'entreprise retire un produit du marché
et ne viole pas les normes réglementaires administrées par la réglementation en
vigueur.
Les faux rappels sont utilisés pour déterminer si la procédure de rappel est capable
d'identifier et de contrôler rapidement un lot donné de produits potentiellement
affectés et de rapprocher les quantités produites, les quantités en stock et les quantités
distribuées. Un faux rappel permettra d'identifier les problèmes potentiels et permettra
au personnel de se familiariser avec les procédures de rappel. Si des problèmes sont
identifiés dans les procédures de rappel, ils doivent être corrigés. Toutes les mesures
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Titre : Réclamations et rappel
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Une fois que nous avons été informés du rappel ou de la plainte du client, il est
nécessaire de commencer la documentation et le suivi détaillé du produit. La tenue des
registres des incidents permettra de garder les choses organisées et de faire preuve de
diligence raisonnable (dans un tribunal). Cela se traduira par une procédure de rappel
ou de suivi plus simple et plus rapide. Cela réduit également les coûts à court et à long
terme du rappel ou de la plainte.
L'enquête sur la plainte du client est la première étape de la procédure de rappel.
Date de
Titre : Réclamations et rappel
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D'autres lots devraient également être vérifiés, le cas échéant, pour déterminer s'ils
sont également affectés.
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1. Produit fini
2. Produit en cours
3. Ingrédient
4. Matériau d'emballage (En contact avec le produit
uniquement)
Tous les produits finis expédiés peuvent être suivis à l'aide du journal d'expédition
et / ou d'une base de données informatique.
Tous les ingrédients reçus peuvent être suivis par le journal de réception conservé
Procédures de suivi
Date de
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Ingrédient
1. Rassemblez le personnel nécessaire pour effectuer le suivi d'un
ingrédient.
2. Identifier l'ingrédient et tout autre ingrédient et / ou numéro (s) de lot /
code (s) de lot / code (s) de production / date (s) de péremption / date (s) de
réception.
3. Déterminez, à partir du journal de réception, la quantité et
la date de réception des ingrédients concernés reçus.
4. En fonction du numéro de lot / date de réception, déterminez à partir
des registres de production la période d'utilisation de l'ingrédient.
5. Déterminer, à partir des dossiers de production, tous les produits finis
produits par les ingrédients concernés.
6. Déterminer à partir des registres de production la quantité de produit (s)
affecté (s) produite (s) pendant cette période
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Matériel d'emballage
1. Identifier le (s) matériel (s) d'emballage et tout autre (s) emballage (s)
potentiellement affecté (s) et numéro (s) de lot / code de contrôle qualité / date
(s) de réception.
2. Déterminez, à partir de l'enregistrement du journal de réception, la quantité et
la date de réception du ou des matériaux d'emballage concernés reçus.
3. En fonction du type et de la taille du matériau d'emballage, déterminez tous les
produits finis associés aux matériaux d'emballage concernés.
4. Déterminez, à partir des registres de production, la période d'utilisation du ou des
matériaux d'emballage concernés.
5. Compte tenu de la période et du produit concernés, déterminez à partir
des registres d'inventaire la quantité de produit (s) concerné (s) associée (s) aux
matériaux d'emballage concernés au cours de cette période.
6. Déterminez, à partir des registres de production, le jour où le ou les produits
concernés sont entrés dans notre inventaire (c'est-à-dire la date d'emballage).
7. Déterminez, à partir du journal d'expédition dans l'entrepôt / expédition, le dernier
jour d'expédition (et le client) pour le ou les produits concernés.
8. Déterminer, à partir du journal d'expédition, tous les clients qui ont acheté le (s)
produit (s) concerné (s) au cours de cette période (c'est-à-dire période = jour
d'emballage jusqu'au dernier jour d’expédition)
9. Déterminez, à partir des registres d'inventaire, la quantité restante du ou des
produits concernés dans notre inventaire.
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10. Localisez tout matériau d'emballage affecté restant sur les étagères de stockage
et les armoires.
3 -ème étape
A - Rappel de produit
1. Rassemblez l'équipe de rappel.
2. Rassemblez toutes les informations collectées lors du processus de suivi.
3. Détenir et séparer tous les produits à rappeler qui sont sous notre
contrôle. Collez un signe Détenu sur ces produits.
4. Envoyez la notification de rappel par télécopieur aux clients concernés.
i. Envoyer par télécopie à l’autorité compétente le rapport sur l'état du rappel /
retrait
5. Décidez du :
I. Profondeur de rappel
II. Avertissement public
III. Contrôles d'efficacité
7. Assurez-vous des informations suivantes en remplissant le formulaire de rappel /
retrait :
I. Nom et code des produits retirés / rappelés.
ii. Date (s) de production des produits retirés / rappelés.
iii. Motif du retrait / rappel.
iv. Quantité de produits retirés / rappelés distribués.
v. Quantité de produits retirés / rappelés en stock.
vi. Zone (s) de distribution et clients concernés.
8. Coordonnez et surveillez la récupération de tous les produits concernés.
9. Effectuer un rapprochement entre la quantité totale de produit rappelé et le produit
affecté en stock par rapport à la quantité totale produite.
10. Retirer et soumettre au hasard des échantillons des produits rappelés à l’autorité
compétente et à un laboratoire indépendant pour analyse.
11. Recueillir les résultats des tests et discuter des résultats / des mesures correctives
avec les responsables de l’autorité du pays.
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Retrait de produit
Lorsqu'il est déterminé qu'il s'agit d'un retrait de produit, suivez les étapes suivantes ;
1. Rassemblez l'équipe de rappel.
2. Rassemblez toutes les informations collectées lors du processus de suivi.
3. Détenir et séparer tous les produits à rappeler qui sont sous notre
contrôle. Collez un panneau EN ATTENTE.
4. Envoyez la notification de retrait par fax aux clients concernés. Demander que tous
les produits récupérés soient envoyés à notre entreprise
5. Coordonnez et surveillez la récupération de tous les produits concernés.
6. Effectuer un rapprochement entre la quantité totale de produit retiré en stock et la
quantité totale produite.
7. Recueillir les résultats des tests et discuter des résultats / des mesures correctives
avec l'équipe de gestion des rappels.
La nature du problème
L'étendue du produit (Répartition)
Le degré de danger impliqué
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Les avis de rappel seront envoyés par la poste ou par télécopieur à tous les points
de vente. Dans le même temps, des représentants de l'entreprise seront envoyés
dans ces points de vente pour récupérer les stocks.
Veuillez ajouter le nom de votre entreprise informera les autorités du rappel prévu et
poursuivra le rappel sans attendre la communication des autorités.
S'il vous plaît ajouter le nom de votre entreprise présentera des rapports d'état
de rappel sur une base régulière auprès des autorités. Le Responsable qualité doit
remplir et soumettre le rapport sur l'état du retrait et le soumettre aux autorités sur
une base bihebdomadaire à mensuelle, tel que déterminé par les autorités.
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Le produit rappelé est conservé dans une partie distincte du magasin et la direction,
après avoir effectué des tests en laboratoire, décide de retravailler ou de détruire le
produit. Le personnel du magasin prépare l'avis d'élimination et, après approbation,
exécute l'action requise.
Détenir et séparer tous les produits à rappeler qui sont sous le contrôle de l'entreprise
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