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Guide de planification
stratégique et
organisationnelle
Management Associatif
Guide de planification
stratégique et
organisationnelle
PRESENTATION
INTRODUCTION 1
INTRODUCTION 3
LIGNES DIRECTRICES 3
DEMARCHES 4
1-Diagnostic interne de l’association 4
1-1-L’historique de l’association 4
1-2-Le cadre de référence 4
1-3- L es Domaines d’Activités Stratégiques (DAS) 5
1-4-L’analyse des ressources actuelles de l’association 5
1-5-L’analyse de l’organisation 6
1-6-Le style de management et processus de prise de décision 6
2-Le diagnostic de l’environnement externe 7
2-1-Au niveau international 7
2-2-Au niveau national 7
OUTILS 8
INTRODUCTION 8
LIGNES DIRECTRICES 8
DEMARCHES DE MISE EN ŒUVRE 9
1-Définir une stratégie d’ensemble 10
1-1-Retenir un scenario possible d’évolution de l’environnement 11
1-2-Redéfinir le cadre de référence de l’association 11
2-Le repositionnement stratégique 13
2-1-- Les Domaines d’Activités Stratégiques (DAS) 13
2-2-La définition du couple service/public cible et compétences requises 14
3-Les stratégies par DAS 15
3-1-Les objectifs stratégiques de chaque DAS 15
4- Les stratégies horizontales 15
5-Qui impliquer dans la planification stratégique ? 16
5-1-Les acteurs associatifs 16
5-2-Le facilitateur externe 17
OUTILS
INTRODUCTION 18
LIGNES DIRECTRICES 18
DEMARCHES 19
1-L’organigramme 19
1-1-La position des instances dans un schéma organisationnel 19
1-2-Les attributions des instances 20
1-2-1-Les instances décisionnelles : AG, CA, BE 20
1-2-2- instances opérationnelles 20
OUTILS 20
INTRODUCTION 21
LIGNES DIRECTRICES 21
DEMARCHES 21
1-La conception des tableaux de bord 21
1-1-Le choix des objectifs 21
1-2-Le choix des indicateurs 22
1-3-Les sources d’information 23
1-4-Le choix du format du tableau de bord 23
1-5-La périodicité 23
2-L’élaboration des tableaux de bord 23
OUTILS 24
II-LES MANUELS DE PROCEDURES
INTRODUCTION 25
LIGNES DIRECTRICES 25
DEMARCHES 26
1-Repenser les procédures 26
2- Formaliser les procédures 26
3-Rédiger les procédures 27
OUTILS 28
ANNEXES 29
Guide de planification stratégique et organisationnelle
INTRODUCTION
Il est donc, désormais, une réalité que ces associations ne peuvent plus
fonctionner à « l’aveuglette » et au bon gré des opportunités et du hasard.
Elles sont de plus en plus appelées à se doter d’une vision claire et d’une
mission à décliner en objectifs, avec mise en place d’une structure
organisationnelle cohérente avec ces objectifs.
L’objectif étant de :
permettre aux associations désireuses de se lancer, par leur propres
compétences, dans la planification stratégique et la réorganisation
d’avoir une méthodologie, des approches et des outils pratiques testés
et adaptés au secteur associatif ;
1
permettre à celles désireuses d’engager un prestataire pour
l’accomplissement d’un tel travail, de disposer d’une référence pour
l’élaboration de termes de références pertinents et détaillés.
Après une introduction, chacun de ces axes est structuré en trois parties :
2
Guide de planification stratégique et organisationnelle
INTRODUCTION
Le diagnostic permet de déceler les points forts et ceux à améliorer pour bâtir
les fondements sur lesquels les orientations et choix stratégiques seront
construits. Ces choix, vont à leur tour, conditionner très fortement les choix
en termes d’organisation et de fonctionnement.
Ces documents gagneraient à être sous une forme synthétique pour que leur
utilisation soit aisée.
LIGNES DIRECTRICES
3
Les acteurs de l’association doivent être impliqués et participer au
diagnostic ;
Les informations existantes doivent être vérifiées au préalable ;
Les activités de diagnostic doivent reposer sur une approche
participative qui implique tous les acteurs et intervenants externes
de la vie de l’association. Un processus de concertation et de
validation par les décideurs est entrepris parallèlement à l’évolution
du travail de diagnostic.
DEMARCHES
1-1-L’historique de l’association
La mission
La mission d’une association est sa raison d’être aussi bien dans le présent
que dans le futur. C’est pourquoi l’ensemble de ses stratégies et ses
interventions actuelles ou à venir doivent converger vers cette mission et tous
les efforts sont à canaliser vers la direction définie par celle-ci.
4
La vision
C’est l’état futur à long terme visé par l’association à partir de l’état actuel.
L’objet de cet état futur est l’association elle-même. C’est pourquoi, lors de la
formulation de la vision, il faut se focaliser sur l’entité en question et non pas
sur les acteurs externes (clients, cibles, partenaires, …).
5
1-5-L’analyse de l’organisation
L’analyse de l’organisation permet de visualiser le schéma de la structure de
l’association et d’en concevoir la charpente. Elle porte sur :
l’organigramme : sa nature (hiérarchique, fonctionnelle), le
positionnement des unités, instances et entités opérationnelles
constituant l’association, les une par rapport aux autres ;
la mission, les fonctions, et responsabilités (annexe 4) ;
Les méthodes et les niveaux de coordination et d’articulation des
activités ;
les métiers de base de l’association et les métiers périphériques et
leurs composantes (annexe 5)
Par ailleurs, une attention particulière doit être portée à l’analyse des
processus qui permet de :
concevoir et réajuster les schémas et modalités permettant de
fournir un meilleur service ;
connaître les compétences fondamentales dans chaque fonction,
sur la base desquelles les choix stratégiques seront pris ;
concevoir des outils et des méthodes de travail adaptés.
6
2-Le diagnostic de l’environnement externe
Le diagnostic externe permet de déceler les éléments environnementaux qui
impactent positivement ou négativement l’association. Il vise à harmoniser
l’action de l’association avec les exigences du contexte.
7
OUTILS
Le diagnostic utilise une panoplie de canevas, de formulaires, de fiches, mais
aussi des méthodes et des sources d’information qui sont tous considérés
comme des outils servant à collecter, analyser et synthétiser les données
recueillies. Ces outils sont essentiellement :
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Guide de planification stratégique et organisationnelle
INTRODUCTION
Un plan stratégique est une « feuille de route » contenant les données
fondamentales sur le devenir que les décideurs ont fixé à l’association, sur les
directions et orientations à prendre, les actions à entreprendre, le chemin à
suivre pour atteindre ce devenir.
Il procure un cadre dans lequel une association peut travailler, et permet de
clarifier ce qu’elle veut accomplir, l’approche qu’elle a l’intention d’utiliser et
la manière d’y arriver.
LIGNES DIRECTRICES
9
DEMARCHES
Scenarii d’environnement
Formulation de la mission
Orientations stratégiques
Objectifs stratégiques
10
1-Définir une stratégie d’ensemble
Une stratégie d’ensemble est un cadre global qui trace les politiques et les
limites de l’intervention de l’association. Elle constitue la référence à chaque
démarche, projet ou événement. Cette stratégie est définie par les éléments
suivants qui ont pour soubassement le scénario d’évolution de
l’environnement de l’association retenu:
- le cadre de référence de l’association : la vision, la mission et
les valeurs ;
- les Domaines d’Activités Stratégiques ;
- les couples service/publics cibles
11
Les valeurs :
Les valeurs sont généralement définies par rapport à trois
axes fondamentaux:
les comportements des acteurs associatifs (adhérents, instances
de pilotages, salariés, bénévoles…).
les principes de gestion ;
les principes qui caractériseront les relations internes et externes
de l’association.
Définir ces valeurs requiert la réponse à certaines questions :
La mission
La mission se définit par l’expression d’un certain nombre de réalités autour
desquelles les individus formant l’association se sont regroupés, à savoir :
12
La vision
La vision exprime l’état futur souhaité (un rêve mais qui doit être réaliste) à
long terme et visé par l’association à partir de l’état actuel. La vision est
centrée sur l’association et non sur les acteurs ou bénéficiaires
L’aspiration exprimée dans la vision doit représenter un socle commun à
l’ensemble des acteurs et donner une idée assez précise sur les efforts à
consentir, les ressources à déployer et les compétences auxquelles on doit
faire appel pour arriver à une telle ambition.
Toutefois il n’est pas dit que les DAS d’une association seront
automatiquement ou complètement modifiés. Ils peuvent rester inchangés,
comme ils peuvent être modifiés partiellement ou changer de rang au niveau
des priorités.
13
L’exercice de redéfinition des DAS requiert une connaissance approfondie
des activités de l’association, sa mission, ses valeurs, ses capacités, ses
compétences et ses moyens. Il repose sur :
Ces groupes constitueront des DAS dont chacun doit jouir d’une
indépendance relative des autres domaines. L’ensemble de ces DAS
constitue le portefeuille d’activités de l’association.
14
Les compétences requises : c’est l’ensemble des savoirs et savoirs faire
nécessaires à la réalisation effective des services déterminés. La disposition
de ces compétences permet de juger de la capacité de l’association à
assumer les services et de vérifier la pertinence du choix du DAS en question.
o augmenter/développer/accroître/accélérer/renforcer;
o maintenir/continuer ;
o réduire/minimiser ;
o abandonner/se retirer ;
o diversifier/se spécialiser.
Lorsqu’il s’agit d’une orientation concernant un choix nouveau (offre d’un
nouveau service par exemple), on utilise les verbes : concevoir, mettre en
place, construire, etc.
15
la Gestion des Ressources Humaines : effectifs, compétences,
formation continue, évaluation, gestion des bénévoles… ;
la communication : établir un plan de communication permettant
le positionnement de l’association dans son environnement ;
les partenariats : définir des choix quant à l’établissement et à la
nature des partenariats, aux catégories de partenaires, en
cohérence avec les valeurs de l’association ;
les financements : avoir une vision claire des sources de
financement et des démarches de recherche de financement ;
les compétences transversales aux DAS : les métiers, les
techniques de travail, les outils, les moyens logistiques et les
sources d’information.
16
5-2-Le facilitateur externe
Faire appel à un facilitateur externe serait judicieux pour accompagner le
processus. Il serait d’un apport important pour plusieurs raisons :
OUTILS
Les orientations stratégiques et les objectifs sont l’œuvre des décideurs de
l’association qui doivent se concerter, mener des réflexions, et prendre des
décisions. Cet exercice se fait en séances de travail (ateliers de production,
groupes nominaux, …) regroupant divers acteurs et intervenant dans la vie de
l’association.
Les outils, les documents et les sources d’informations à utiliser tout au long
du processus sont pour l’essentiel :
les bases documentaires qui concernent aussi bien les
documents produits en interne que ceux produits en externe.
L’exercice d’analyse documentaire nécessite une connaissance
précise des informations à rechercher pour une sélection judicieuse
des documents de référence à consulter.
les tableaux SWOT : à utiliser notamment comme référence dans
la redéfinition d’un scénario d’évolution de l’environnement ;
Les outils d’enquêtes : questionnaires ou grilles d’entretiens à
utiliser notamment dans la définition des couples services/publics
bénéficiaires/compétences requises ;
La carte d’identité synthétique de l’association : qui servira de
support d’information et de communication tant en interne qu’en
externe (annexe 8);
un organigramme des DAS de l’association reprenant les
orientations stratégiques de chaque DAS (annexe 9);
les objectifs par DAS;
les fiches synthétiques par service rendu.
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Guide de planification stratégique et organisationnelle
INTRODUCTION
Mettre en place une structure organisationnelle consiste à déterminer
l’ensemble des activités de l’association, à identifier les principales fonctions
nécessaires pour réaliser ces activités, à regrouper les fonctions similaires en
services afin que le travail puisse être coordonné et à prévoir les tâches de
mise en œuvre de ce qui a été retenu.
LIGNES DIRECTRICES
Le cadre de référence de l’association (mission, vision et valeurs) doit être
constamment présent dans l’esprit lors de la mise en place de la structure
qui va piloter les activités et les faire converger vers ce même cadre ;
Le choix des DAS a un impact direct sur le nombre d’unités
organisationnelles. En effet, pour chaque DAS, il doit y avoir une unité de
la structure qui s’en charge dans le sens où elle doit veiller à bien mettre
en œuvre la stratégie spécifique correspondante;
La mise en ouvre de la nouvelle stratégie va exiger une réorganisation et
des changements stratégiques qui vont remettre en question un ensemble
de pratiques. Ce changement doit être réalisé de façon progressive pour
ne pas entraîner de fortes résistances et perturbations. Pour ce faire, il
faut prévoir :
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- un délai de transition pour que la mise en place ne soit pas brutale;
- des actions structurées de communication autour du plan
stratégique et organisationnel en interne ;
DEMARCHES
1-L’organigramme
Si le positionnement et les attributions des instances stratégiques et
décisionnelles (Assempblée Générale, Conseil d’Administration, Bureau
Executif,) sont fixés par les textes fondateurs, ceux des instances
opérationnelles et consultatives doivent être définis par chaque association en
fonction de sa stratégie, ses objectifs, ses services rendus et ses métiers.
19
1-2-Les attributions des instances
1-2-1-Les instances décisionnelles : AG, CA, BE
OUTILS
Les outils et sources d’information nécessaires à cette phase sont tous les
documents de référence et outils produits par le processus d’élaboration
stratégique, notamment :
le rapport de diagnostic ;
les schémas de DAS, orientations stratégiques et objectifs ;
la fiche « carte d’identité » de l’association (annexe 6) ;
les fiches descriptives des services rendus ;
les descriptifs de postes et emplois (référentiels) qui fixent les
responsabilités des élus, des postes opérationnels, des comités,
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Guide de planification stratégique et organisationnelle
INTRODUCTION
Un tableau de bord est un ensemble d’indicateurs pertinents à destination
des responsables quelque soit leur niveau hiérarchique en vue de leur faire
connaître l’état d’avancement des projets, des programmes ou des
orientations dont ils doivent assurer la mise en œuvre et pour lesquels ils
doivent atteindre des objectif spécifiques.
Ce tableau aide à la construction des bases d’un système de management
stratégique, à la gestion et au pilotage et sert à analyser les performances de
l’association.
LIGNES DIRECTRICES
Le tableau de bord ne se limite pas à un seul type de performance, mais
s’applique à tous les champs mesurables : finances, projets, ressources
humaines, etc. ;
Le tableau de bord n’est pas seulement un tableau de suivi où l’on
collecte des données pouvant faire l’objet d’un bilan quantitatif, mais
c’est aussi un système d’analyse d’information et son traitement devant
déboucher sur des décisions : alertes, rectifications, remaniements,…;
Les indicateurs d’un tableau de bord doivent avoir un lien entre eux pour
permettre une lecture globale de la performance de l’association ;
Le tableau de bord doit mettre en exergue la stratégie de l’association et
faciliter la communication autour d’elle à tous les niveaux.
DEMARCHES
Il s’agit des choix des objectifs stratégiques majeurs pour les différentes
orientations stratégiques. Le tableau de bord sera centré sur les points clés
de gestion, c’est-à-dire sur les objectifs majeurs et/ou sur les risques liés à
l’activité de la structure. Pour cela, un choix judicieux des objectifs clés sur
lesquels le tableau de bord portera, devra être opéré.
21
1-2-Le choix des indicateurs
Un indicateur est une information ou un ensemble d’informations contribuant à
l'’appréciation d’'une situation. C’est une mesure, généralement chiffrée,
portant sur un aspect jugé stratégique et pertinent pour la performance
globale de l'association
22
1-4-Le choix du format du tableau de bord
1-5-La périodicité
23
OUTILS
L’outil informatique offre des possibilités énormes pour la mie en place des
tableaux de bord, dans la mesure où ceux-ci peuvent être informatisés, ce qui
permettrait de mobiliser et de traiter un maximum d’informations et de faire
des états de sortie ciblés et synthétiques.
24
II-LES MANUELS DE PROCEDURES
INTRODUCTION
Un manuel de procédures est un document qui décrit et formalise les activités
et tâches à accomplir pour mettre en œuvre des processus aboutissant à des
résultats déterminés. C'est un document de support et de communication et
d’organisation qui informe sur les processus-clés de l'organisation. Il a pour
but d’améliorer le fonctionnement de l’activité et, en outre, de :
LIGNES DIRECTRICES
25
DEMARCHES
1-Repenser les procédures
La formalisation d’un manuel de procédure est l’occasion de porter un regard
critique sur la gestion de l’association. Des procédures longues et
compliquées engendrent lenteurs, déperditions et bureaucratie qui
pourraient compromettre l’atteinte des objectifs.
Ainsi, repenser les procédures est l’occasion de se poser, pour chacune
d’elles, les questions suivantes :
l‘opportunité de la procédure : quel est l’objet de la procédure ? A-t-elle
une raison d’être ? peut-elle être supprimée ?
la pertinence de la procédure: les étapes de la procédure sont elles
nécessaires ? Faudra-t-il les simplifier ? Quelles sont celles à ajouter ?
celles à supprimer ou à modifier ? Est-elle efficace en termes de
délai ?
les intervenants dans la procédure : quelles sont les personnes
impliquées dans la procédure ? Pourquoi y sont-elles parties
prenantes? Quelle est la responsabilité de chacune d’elles ?
les intrants d’une procédure : quels sont les documents, informations
et savoirs faire nécessaires ?
les extrants d’une procédure : Quels sont les documents,
informations, et outils produits découlant de la procédure ?
Organisation de formations;
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décomposer chaque activité en sous activités correspondantes
nécessitant l’adoption de procédures spécifiques.
Exemple :
Activité Sous activités/Procédures
Organisation de de
Procédure étude de besoins
formations Procédure achat de formations
Procédure recrutement de formateurs
Procédure prise en charge bénéficiaires
Le manuel de procédure sera d’autant plus utile et efficace si, lors de son
élaboration, l’association :
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La première option a l’avantage :
- d’apporter le maximum d’explications, d’annotations et de
commentaires ;
- de permettre de disposer d’un espace d’écriture non contraignant ;
Les 3 dernières présentent l’avantage de :
- focaliser sur l’essentiel ;
- faciliter la mise à jour de l’information. ;
- uniformiser la description ;
- repérer rapidement les grandes étapes de la procédure
- permettre des modifications rapides.
Des verbes précis doivent être utilisés pour exprimer la nature des tâches à
exécuter. En voici quelques exemples :
Annoter, arrêter, assembler, calculer, classer, ordonner, produire, réécrire,
réviser, sélectionner, compter, concevoir, classifier, dresser, écrire, indiquer,
informer, inscrire, guider, enregistrer, comparer, rappeler, rassembler, rédiger,
compiler, confirmer, étiqueter, copier, désigner, énumérer, valider, établir, ….
Des verbes comme être, avoir, mettre, faire sont souvent vagues et
s’apprêtent à diverses interprétations pouvant nuire à l’esprit de la rigueur.
OUTILS
Actions Outils
La collecte de données -Entretiens
-Analyse documentaire
-Ateliers de travail
-Manuels types
La formalisation des procédures -Fiches par DAS, par activités
-Logiciels spécialisés
-Tableaux de description de procédures
La description des procédures donne lieu à un document appelé
« manuel » ou « guide » contenant :
- une introduction expliquant le contexte, les composantes et l’objet du
manuel/guide ;
- des descriptifs de chaque procédure selon le format choisi ;
- des annexes constituées des formulaires, outils et fiches utilisés ;
La présentation des manuels ou guides sur le support papier (ou
électronique) doit répondre aux besoins d’une large diffusion et de
consultation fréquente.
28
ANNEXES
29
Annexe 1
Hétérogénéité de
Manque d’institutionnalisation de
vision
la vision partagée sur le rôle de
Faiblesse de la
l’association
communication et du
partage d’information
Faible adhésion à la Problème central entre L’association
« mission stratégique » Membres
élaboré de l’association
n’est pas bien
Absence d’une vision partagée entre les ancrée au niveau
membres sur le rôle de l’association des associations
Coopération très
Manque d’adhésion à la insuffisante avec
« vision stratégique » d’autres associations
élaborée de l’association Culture de
solidarité
non encore
Absence Non diversification des services de mûre
d’objectifs
financement Implication
stratégiques
insuffisante des
partagés
Instabilité de
Manque de projets associations dans le
réseau
l’équipe salariée
Perturbation de la qualité Manque de visibilité financière
des services rendus Légende :
Inefficacité des
actions de Manque de RH du réseau vis-à-vis
formation Non capitalisation des de l’étendu de ses activités A B A est un des facteurs qui
savoirs accumulés impliquent B
30 A B : A seul implique B
Annexe 2
DAS :………………………………….
Compétence n :………..
Compétence 1 :……….
Bénéficiaire 2 :…….
Compétence 2 :………
Compétence n :………..
Bénéficiaire 1 :……. Compétence 1 :……….
Service 2 : ……………..
Compétence 2 :………
Compétence n :………..
Bénéficiaire 2 :……. Compétence 1 :……….
Compétence 2 :………
Compétence n :………..
Bénéficiaires 1 :…… Compétence n :……
Service n
31
Annexe 3
Emploi 1
Emploi 2
Emploi 3
Emploi n
Annexe 4
MODELE DE GRILLE DE DISTRIBUTION DES FONCTIONS
PROMOUVOIR / DEVELOPPER /
ORIENTER / COMMUNIQUER
PILOTER DES GERER
CATEGORIES D’ACTEURS ADMINISTRER /
PROJETS L’ASSOCIATION
DIRIGER / DECIDER
ADHERENTS BENEVOLES X
VOLONTAIRES
X
ASSEMBLEE GENERALE
CONSEIL X
ADMINISTRATION
COMITES X
DIRECTEUR X
CHARGES DE PROJETS X
GESTIONNAIRES DES X
RESSOURCES
Annexe 5
Conseiller Conseiller
Mission Activité Conseiller
niveau 1 niveau 3
niveau 2
Dénomination de l’association :
Mission
Vision
Valeurs
DAS1 :
DAS DAS2 :
DAS3 :
DAS2 : DAS3:
DAS1 :
OS 1 : OS1 OS1
OS 2 :
OS2 OS2
OS 3
OS3
OS 4
DAS :
Service :
Cible :
Orientation
stratégique :
Objectifs
Date 1
Date 2
Date n
Annexe 9