REPERES POUR LA MOBILISATION DES RESSOURCES DU PRET
2. DRF/taux de change
PRINCIPES DE BASE
1. Elaboration de la DRF/DPD
- Etablir la première mouture de la DRF :
Comptable
- Procéder au contrôle complet de cohé-
rence, de consistance et de fiabilité et vali-
der : RAF
- Assurer un contrôle d’appoint par
échantillonnage et approuver : Coordon-
nateur
- Maîtriser les délais internes de prépara-
tion/validation/approbation
- Assurer un suivi efficace auprès du
Représentant de l’Emprunteur.
2. DRF/Comptabilité
- Mettre en place un logiciel de gestion
comptable permettant entre autres, la
génération automatique de la liste des élé-
ments de DRF
- Tenir la comptabilité de façon régulière
et à jour
Elaborer la DRF sur la base des éléments
de la comptabilité (bannir le système
d’élaboration des DRF à partir des don-
nées extra comptables)
- Mettre en place un système de suivi ban-
caire mensuel permettant de visualiser les
règlements par banque et les DRF de rem-
boursement correspondantes.
3. DRF/DPD : atténuation des tensions
sur le Compte Spécial
- Etablir des DPD pour des contrats
importants,
- Etablir la DRF dès que les 20% du CS
sont atteints
- Négocier avec les prestataires fournis-
seurs, des délais de paiement des factures
à 30jrs/60jrs date de facturation.
ACTIONS
OPERATIONNELLES
1. DRF/ pièces justificatives/certification
- Assurer l’exhaustivité des pièces
- Assurer ‘’l’auditabilité’’ des pièces
- Garantir la certification du ‘’service
effectué’’ ou de la ‘’fourniture faite’’
Moulaye Idrissa TERA Cette publication a été faite grâce aux dons 776; 905; 1035 du Fonds International pour le Développement
email : moulaytera@yahoo.fr Agricole (FIDA). Son contenu appartient aux auteurs et n’est pas nécessairement l’opinion du FIDA.
- Respecter la règle du taux de change :
«afin de récupérer le montant en dollars EU
qui avait été retiré du Compte Spécial, les
dépenses en monnaie locale financées à partir
du Compte Spécial doivent être converties
au taux de change dominant au moment
du transfert en dollars EU sur le Compte
du projet/programme, et non pas au taux de
change dominant au moment de la prépara-
tion des demandes de retrait»
- Mettre en place un dispositif de suivi
des différents taux de change.
3. DRF/photocopies des pièces
- Eviter les journées entières consacrées à
la photocopie de pièces
- Photocopier au fur et à mesure des paie-
ments, les liasses de règlement
- Procéder à leur classement par catégorie
et sous catégorie dans des classeurs ‘’DRF
à établir’’.
4. DRF/avances à justifier
- S’assurer à tout moment que les respon-
sables du projet notamment les Respon-
sables de Composantes et les Opérateurs
Partenaires concernés ont régulièrement
justifié les avances reçues
- Impliquer le Coordonnateur lorsqu’il y a
des retards de justification (au-delà des
délais prescrits par le manuel de procédu-
res).
5. DRF/dépenses ECD
- Assurer la clarté, la précision, la cohé-
rence des libellés des dépenses sur ECD
- S’assurer que toutes les dépenses payées
par caisse et récapitulées sur les pages ori-
ginales des brouillards de caisse ont été
comptabilisées et font l’objet de prise en
charge dans les DRF.
6. DRF/frais de mission
Vérifier que les éléments constitutifs de
règlement des frais de mission sont com-
plets : TDR ; budget approuvé ; ordre de
mission signé ; décompte de frais (80% et
20%) ; rapport de mission.
7. DRF/paiement d’honoraires de
Consultant
Vérifier que les éléments constitutifs de
règlement des honoraires de consultant
sont complets notamment : TDR ; PV de
sélection ; Non Objection ; contrat de
prestation ; PV de validation du rapport
provisoire ; PV d’approbation du rapport
définitif s’il y a lieu.
AUTRES ELEMENTS DE
REFLEXION
A. Compte Spécial
- S’assurer régulièrement de la traçabilité
des ressources mises à disposition
- Procéder à la reconstitution mensuelle
du Compte Spécial
- Expliquer tout écart et documenter
- Assurer un suivi des écarts de traitement
des DRF entre les montants soumis et les
montants payés auprès du FIDA jusqu’à
l’apurement.
B. Préfinancement entre Bailleurs
- Eviter, dans la mesure du possible, les
préfinancements entre bailleurs (FIDA
/ETAT; ETAT/FIDA; FIDA/Autres;
Autres/FIDA; ETAT/autres; Autres
/ETAT etc).
- Obtenir dans tous les cas la Non
Objection préalable du FIDA
- Détailler les préfinancements et mettre
en place les comptes y relatifs et les sché-
mas d’écritures comptables correspon-
dants
- Solder les comptes dans les meilleurs
délais et notamment en fin d’exercice
- Préciser de façon claire dans les TDR des
missions d’audit la nécessité de : i) vali-
der la reconstitution du CS au 31/12 de
l’année de référence ; ii) formuler une opi-
nion sur les écarts éventuels dégagés ; iii)
analyser les préfinancements réciproques
entre Bailleurs ; iv) étendre la mission
d’audit à toutes les ressources du projet
notamment celles décentralisées à travers
les fonds de développement à la base.
C. Plan de décaissements prévisionnels
Elaborer en même temps que le PTBA et le
PPM un plan de décaissement prévision-
nel (PDP) compatible avec le planning
d’exécution des activités.
D. Plan de trésorerie
- Etablir en début d’année un plan de tré-
sorerie trimestriel sur la base du PDP
- Effectuer une revue mensuelle et un suivi
hebdomadaire du plan
E. Découvert bancaire
- Ne pas faire appel au découvert bancaire
(interdiction formelle)
- Assurer une bonne conduite de l’exécu-
tion du plan trésorerie.
F. Récupération de la dotation initiale
- Eviter le réveil brutal
- En tenir compte en fin de projet au
niveau des plans de trésorerie.