Comment et pourquoi mettre en place sa

GPEC en entreprise ?
Par Maxime Lambert•Le 20/10/2023

Sommaire

o Qu'est-ce que la Gestion prévisionnelle de l'emploi et des

compétences ?
o Pourquoi mettre en place une GPEC ?
o Répondre aux besoins de l’entreprise
o Une meilleure organisation dans les services
o Valoriser l’ensemble des collaborateurs
o Qui est concerné par la mise en place de la GPEC ?
o 6 étapes pour mettre en place sa Gestion prévisionnelle de l’emploi et
des compétences
o #1 Réaliser un état des lieux
o #2 Cibler des changements
o #3 Construire sa GPEC avec un plan d’action
o #4 Déployer la GPEC
o #5 Récupération et analyse des données
o #6 Automatiser les actions pour les années à venir
o Les outils indispensables pour une bonne GPEC
o La pyramide des âges
o La cartographie des compétences
o La gestion du turn-over
o La fiche emploi-métier
o Utiliser un logiciel pour suivre l’ensemble de ses données GPEC
Dans un paysage professionnel en constante évolution, les entreprises font face à des
défis complexes et à des mutations rapides. Pour prospérer dans cet environnement
dynamique, il est essentiel d'anticiper les besoins futurs en matière d'emplois et de
compétences.
La Gestion prévisionnelle de l'Emploi et des Compétences (GPEC) apporte une
vision prospective des ressources humaines, en alignant les objectifs stratégiques de
l'entreprise avec la planification des effectifs et le développement des
compétences.
La mise en place d'une GPEC solide permet aux entreprises de prévoir les
compétences nécessaires pour relever les défis futurs, d'identifier les écarts entre les
compétences actuelles et les compétences requises, et de mettre en œuvre des plans
d'action ciblés pour combler ces écarts. Elle favorise également la gestion proactive
des talents, en permettant de repérer et de développer les futurs leaders et experts au
sein de l'organisation.
Qu'est-ce que la Gestion prévisionnelle de l'emploi et
des compétences ?
La GPEC est une démarche stratégique de gestion des ressources humaines qui vise
à anticiper les évolutions des métiers et des compétences au sein d'une organisation.
Alignée sur les objectifs à moyen et long terme de l'entreprise, la GPEC permet de
prévenir les évolutions économiques, technologiques et organisationnelles au travers
de plans de formation, de mobilités internes ou de recrutements.
Enfin, elle crée un environnement propice au développement des compétences et
à l'adaptation aux changements.
Depuis la loi de programmation pour la cohésion sociale du 18 janvier 2005,
communément appelée la "loi Borloo", les entreprises comptant plus de 300
salariés (ou les sociétés appartenant à des groupes employant plus de 150 personnes
en France) étaient requises à engager des négociations triennales concernant la
Gestion prévisionnelle des Emplois et des Compétences.
En 2015, ces dispositions légales ont été étoffées par la "loi relative au dialogue social
et à l'emploi", connue sous le nom de "loi Rebsamen".
Il est essentiel de noter que bien que ces lois exigeaient des négociations triennales
pour les entreprises susmentionnées au sujet de la GPEC, elles ne contraignaient pas la
conclusion d'un accord. Depuis 2017, le terme GPEC a été remplacé par celui de
GEPP (Gestion des emplois et Parcours Professionnels).
La GEPP va notamment apporter de nouvelles notions comme celle de « parcours
professionnels ». Le terme "parcours professionnels" fait référence à la trajectoire, à
l'évolution et à l'expérience d'un individu dans le cadre de sa carrière ou de son
travail. Il englobe l'ensemble des étapes, des postes, des emplois, des formations et
des expériences que quelqu'un traverse au cours de sa vie professionnelle. L'utilisation
du terme « formation professionnelle » est remplacée par celle de « formation en
continu ». L'un des derniers points fondamentaux va être la prise en compte de la
transition écologique. L'entreprise va devoir s'adapter aux différentes mesures visant à
préserver la planète.
D'autres éléments vont être modifiés, comme les négociations qui ne seront plus
obligatoirement triennales et peuvent être fixées par les différents partenaires sociaux.
Il ne faut cependant pas excéder une période de 4 ans.

Pourquoi mettre en place une GPEC ?

La GPEC est indispensable pour toutes les entreprises souhaitant prospérer et se
développer sur le long terme, notamment grâce à la vision d’anticipation qu’elle
apporte.

Répondre aux besoins de l’entreprise

 Rester leader sur son marché en conservant une expertise métier liée à
l’anticipation des besoins en compétences.
 Réduction du turnover grâce à la fidélisation des collaborateurs et une
meilleure analyse des besoins en compétences lors des recrutements.
  Répondre aux obligations légales pour les entreprises de plus de 300
salariés.
Une meilleure organisation dans les services
 Fluidifier la transmission du savoir-faire auprès des nouveaux collaborateurs
en identifiant directement les compétences à acquérir.
 Mise en place de plans de recrutement ou de formation pour répondre aux
manques de compétences.
 Meilleur suivi des formations réalisées par les collaborateurs (obligation
légale de réaliser au moins une formation tous les deux ans).
 Construire un référentiel de compétences propre à l’entreprise.
Valoriser l’ensemble des collaborateurs
 Proposer des évolutions de carrière adaptées aux envies des collaborateurs.
 Suivre les montées en compétences année après année.
 Mettre en évidence les hauts potentiels de l’entreprise.
 Suivre les demandes de formation (de la suggestion à la réalisation).
 Motiver les collaborateurs en les accompagnant dans leurs projets
professionnels.
 Optimiser le processus de recrutement en fonction des besoins métiers
identifiés.
Qui est concerné par la mise en place de la GPEC ?
La mise en place d’un processus de GPEC va concerner chaque échelon de l’entreprise,
s’inscrivant ainsi dans une démarche globale.
La direction et le service RH vont piloter la mise en place de la GPEC. Récupération
des données salariées, élaboration des fiches métiers, mise en place de la stratégie de
déploiement, etc.
Les managers auront comme mission de réaliser les entretiens professionnels et
annuels qui permettront de récolter les informations nécessaires à la mise en place de
la GPEC.
Les collaborateurs vont devoir compléter leurs envies d’évolution professionnelle,
évaluer leurs compétences, exprimer leurs besoins en formation…

6 étapes pour mettre en place sa Gestion prévisionnelle

de l’emploi et des compétences
#1 Réaliser un état des lieux
Une bonne stratégie GPEC démarre toujours par un état des lieux général de votre
entreprise. Ce diagnostic va vous permettre de tout savoir, que ce soit vos forces et
faiblesses ou encore les compétences présentes/manquantes. Il peut englober divers
domaines tels que les métiers, les compétences, les profils des collaborateurs et les
besoins en matière de recrutement.
L'objectif est de déterminer quelles décisions stratégiques doivent être prises, et cet
examen peut être effectué à l'aide de divers outils disponibles dans les logiciels de
GPEC. Cette étape est fondamentale pour la suite, car c’est celle qui permet de faire
découler toutes les autres actions.
Voici une liste des questions importantes que vous devez vous poser :

Les compétences de vos collaborateurs correspondent-elles à celles

attendues au sein de votre entreprise ?
 Vos collaborateurs ont-ils besoin de formation ? Si oui, lesquelles ?
 Par quel organisme de formation passer ?
 Votre pyramide des âges est-elle équilibrée ?
 Vos salariés se sentent-ils bien dans leurs postes au vu de leurs compétences
professionnelles ?
 Y a-t-il une démarche de « mobilité interne » au sein de votre entreprise ?
 Quel est le pourcentage de turnover au sein de votre entreprise ?
 Comment sont gérés les départs dans votre entreprise, et comment mettez-
vous en place la transmission des connaissances en conséquence ?
Évidemment, de nombreux autres sujets peuvent être abordés.

#2 Cibler des changements

Une fois que l'analyse de votre entreprise est terminée, il est temps de définir les
changements que vous souhaitez instaurer. Grâce à votre analyse, vous pouvez
désormais fixer des objectifs à atteindre selon les différents problèmes que vous
rencontrez.

Les emplois
C’est l'un des points les plus stratégiques de votre entreprise. Dans ce volet, vous
pouvez inclure la création de nouveaux postes au sein de votre structure, car vous
manquez de compétences, par exemple. D’autres sujets comme le remplacement d’un
collaborateur ou la restructuration de certains postes peuvent rentrer dans cette
partie.

Les activités
Établir sa stratégie GPEC va vous permettre de faire le point sur les domaines
d’activités qui vont vous rapporter le plus, ou à l’inverse celles qui sont obsolètes. Des
questions peuvent donc en découler : quels domaines d’activité vous rapportent le
plus ? Sont-ils efficaces ? Faut-il les modifier ? Lesquels sont en croissance / faut-il les
faire disparaître ?

L’organisation
L’un des derniers points sur lequel la GPEC peut intervenir, c’est tout ce qui va
concerner l’organisation en elle-même. Par exemple, il est pertinent de réfléchir à une
potentielle restructuration, à un changement de management ou encore à la création
d’un tout nouveau service.
Pour bien identifier vos besoins, il est nécessaire de repérer les différences de
compétences entre vos collaborateurs et les exigences du poste. Pour ce faire, il est
utile d’utiliser un « référentiel métiers et compétences », il vous permettra d’évaluer
vos collaborateurs par rapport aux différents attendus.
#3 Construire sa GPEC avec un plan d’action
Le plan d’action que vous allez établir va vous permettre d’atteindre les différents
objectifs que vous vous êtes fixés lors de votre état des lieux et de votre ciblage des
problèmes présents au sein de votre entreprise.
Si vous rencontrez des problématiques liées à une perte de compétence au sein de
votre structure, il va être primordial de mettre en place un plan de formation pour les
collaborateurs. La réalisation de cette démarche de formation des salariés va leur
permettre d’évoluer et d’enrichir les différentes compétences qu’ils possèdent. La
création d’un plan de formation va permettre aux RH de l'entreprise d'identifier les
compétences pour chaque métier.
L'une des actions qui découlent directement de la stratégie GPEC, c’est la mise en
place d’un suivi de l’âge des collaborateurs, mais également du turnover au sein de la
structure. C’est un point important pour avoir une entreprise « équilibrée » et qui sera
la plus performante possible. Ces différents outils vont permettre aux RH de votre
entreprise de connaître les besoins en recrutement pour les prochains mois/années
pour ne pas se retrouver dépourvu le jour où des départs auront lieu.

#4 Déployer la GPEC
Lorsque vous aurez établi votre plan d’action, vous serez en mesure de déployer votre
GPEC. Le point crucial de cette étape est la communication ! Chaque acteur doit-être
informé des missions qu’il doit réaliser :
Les managers sont chargés de repérer et d'évaluer les compétences, de gérer les
parcours professionnels, de superviser les recrutements, de répondre aux besoins et
d'intégrer les aspirations individuelles. Ils doivent incarner l'exemple de cette
démarche et assurer une communication adéquate à ce sujet.
Les employés, de leur côté, doivent s'engager dans un processus d'amélioration de
leurs compétences, avec la possibilité de suivre des formations dont ils sont les
principaux acteurs.
Les professionnels des ressources humaines apportent un soutien crucial dans la
diffusion des informations liées à la mise en œuvre de la Gestion prévisionnelle des
Emplois et des Compétences (GPEC). Ils contribuent à la définition des besoins, à
l'élaboration et à la surveillance du plan d'action.
N'oublions pas non plus l'importante contribution des organisations syndicales, du
Comité social et économique (CSE) et d'autres parties prenantes.
Quand certaines actions pourront être mises en place par une seule personne, d’autres
nécessiteront l’effort de tous.

#5 Récupération et analyse des données

Cette étape consiste à collecter des informations pertinentes sur les compétences et
les profils des collaborateurs au sein de votre organisation. Les données peuvent
inclure des informations sur l'expérience, les formations, les certifications, ainsi que
les aspirations professionnelles de vos employés. Une fois ces données recueillies,
elles doivent être analysées en profondeur pour identifier les écarts entre les
compétences actuelles et celles nécessaires pour atteindre les objectifs de l'entreprise.
Cette analyse vous permettra de prendre des décisions éclairées en matière de
recrutement, de formation, de développement de carrière et de mobilité interne. Elle
constitue l’étape finale d’un processus de GPEC, en permettant de mettre en valeur les
points forts et les points faibles.

#6 Automatiser les actions pour les années à venir

Une étape bonus qui va vous permettre d’optimiser votre stratégie GPEC, c’est le fait
d’automatiser la plupart de vos actions. Les différentes automatisations vont vous
faire gagner du temps sur la gestion et le traitement des différentes étapes de votre
stratégie. Par exemple, pour visualiser l’ensemble des compétences présentes au sein
de votre entreprise, vous pouvez avoir accès via un outil de GPEC à une interface où
vous pourrez visualiser tout cela. Pour toutes les questions liées à la formation, vous
pouvez intégrer des questions dans vos trames si vous possédez un outil de gestion
des entretiens. La digitalisation globale de votre processus de GPEC va vous permettre
d’automatiser la plupart des actions majeures.

Les outils indispensables pour une bonne GPEC

Pour mettre en place sa stratégie GPEC, certains outils sont indispensables et sont
prérequis !

La pyramide des âges

La pyramide des âges est un outil essentiel pour la gestion des effectifs, la planification
de la main-d'œuvre et la prise de décisions stratégiques. Les professionnels des RH
utilisent cette représentation démographique pour mieux comprendre la composition
de leur personnel et anticiper les besoins futurs de l'entreprise.

La cartographie des compétences

C’est un référentiel global des savoirs, savoir-faire et savoir-être de l’ensemble des
collaborateurs au sein de l’entreprise à un instant T. Elle permet de connaître la
répartition des compétences dans les différents pôles de l’entreprise. Cet élément est
majeur, car elle permet d’avoir une vision globale des compétences perdues ou
manquantes au sein de l’entreprise. Elle va notamment être utile dans la mise en place
d’une stratégie de mobilité interne.

La gestion du turn-over
Cet outil permet d’analyser le nombre de départs et d’arrivées au sein de la structure.
Le but est de mieux anticiper le turn-over dans l’entreprise, mais surtout de connaître
les raisons qui l’ont provoqué. Le suivi du turnover permet de minimiser les effets
négatifs associés aux départs d'employés et d'optimiser la stabilité des salariés.

La fiche emploi-métier
La fiche emploi-métier est un document essentiel dans le domaine des ressources
humaines qui vise à définir de manière détaillée les responsabilités, les tâches, les
compétences, les qualifications et les exigences liées à un poste spécifique au sein
d'une organisation. Le but principal de la fiche emploi-métier est de fournir une
description claire et complète de ce que le poste implique, afin de faciliter la gestion
du personnel, le recrutement ou encore l’évaluation des performances.

Utiliser un logiciel pour suivre l’ensemble de ses

données GPEC
Suivre sa stratégie GPEC peut être complexe, et l'utilisation d'un logiciel peut vous
offrir de nombreux avantages comme la collecte d'informations ou l'analyse
automatique des résultats de l'ensemble de vos campagnes d'entretiens. Le fait de
pouvoir digitaliser ses campagnes ainsi que toutes les actions d'analyses va vous faire
gagner un temps très précieux en suivi ainsi qu'en traitement.
Par exemple, avec un logiciel comme Skeely, vous avez accès à des interfaces uniques
vous permettant de centraliser l'ensemble de vos données dans différents volets
comme la formation ou encore le suivi des objectifs attribués à vos collaborateurs.
L'un des vrais plus des logiciels comme Skeely, c'est l'apport de fonctionnalités
innovantes comme le suivi du turn-over ou les bilans de compétences. Ils vous
permettent de réaliser un état des lieux des compétences présentes ou non dans votre
entreprise.
Les logiciels GPEC offrent des outils d'analyse puissants, permettant de générer des
rapports et des tableaux de bord pour évaluer l'état actuel des compétences au sein de
l'entreprise, identifier les lacunes, et anticiper les besoins futurs. Skeely va vous
permettre de gérer toute votre stratégie de la réalisation d'un entretien au suivi de vos
actions grâce à une interface simple et intuitive. Mettre en place des actions GPEC
n'aura jamais été aussi simple.
Expert en marketing et HR tech, Maxime est associé chez Altagile, éditeur de solutions
RH : des outils pour digitaliser les recrutements, optimiser la marque employeur et
assurer un suivi de ses collaborateurs avec les produits Softy et Skeely.
C’est un garçon passionné, toujours à l’affût des innovations et de l’évolution du
marché des HR Tech, son professionnalisme et sa réactivité sont reconnus par les
clients d’Altagile qu’il accompagne au quotidien.

Maxime Lambert, Chef de Produit chez Altagile

Article invité. Appvizer accueille ponctuellement des experts. Indépendants de la rédaction d'Appvizer, ils
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l'auteur et ne reflètent pas le point de vue d'Appvizer.
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