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The 1997
Management Planification de la
Familiale
C ON S EILS PRATIQU ES POU R AMELIORER LA PR ESTATION DES S ERVICES
Dans ce numéro
Comprendre le rôle de l’évaluation
Utiliser ll’év
’évalua
’évaluation ccomme
aluation omme
pour une bonne gestion ............... 2
Où est-ce que les responsables
obtiennent une bonne information
outil de gestion
programmatique ? ....................... 3
Suivi et évaluation—quelle est la Au lecteur
différence ? ................................... 3
Relier l’évaluation au cycle de Vu l’attention accrue portée à la réalisation de l’impact
planification et de mise en œuvre programmatique, les responsables doivent faire attention et
du programme .............................. 4
voir si leurs programmes, et les services fournis par le biais
Comment... Intégrer l’évaluation à
la planification et à la mise en
des programmes, répondent aux besoins de leurs clients, s’ils
œuvre des programmes ............... 5 sont réalisés de manière efficace et contribuent à la réalisation
Planifier l’évaluation ....................... 7 des objectifs organisationnels et de programme.
Qui prend quelles décisions ? ........... 8 Le présent numéro du Management de la planification
Réaliser l’évaluation ........................ 9 familiale traite du rôle important que joue l’évaluation
Comprendre la différence entre interne régulière du programme et fournit aux responsables
donnée et information ............... 11
des conseils sur la manière de planifier et d’intégrer
Utiliser l’information de
l’évaluation ................................ 11
l’évaluation à leurs programmes. Le numéro souligne
l’importance de la collecte et de l’analyse régulières de
Venir à bout de la résistance à
l’évaluation ................................ 14 données de programme, afin que les responsables disposent
Décider s’il faut faire une évaluation d’une bonne information pour prendre les décisions de
interne ou externe ...................... 15 gestion d’importance critique. Enfin, il fournit des exemples
Intégrer l’évaluation au sur la manière dont les responsables peuvent utiliser
programme ................................. 16 l’information qui en résulte pour procéder aux changements
Le Coin des commentaires ............. 16 programmatiques nécessaires et améliorer l’efficacité de
Références ...................................... 17 leurs programmes et services.
Liste aide-mémoire : Utiliser
l’évaluation en tant qu’outil de —La Rédaction
gestion ........................................ 18
Etude de cas
Madame Traoré fait une évaluation
interne pour mesurer la performance
du programme
Management de la
planification familiale
Comprendre le rôle de l’évaluation
Commentaires techniques pour une bonne gestion
Dr. THIAM Aboubacry, Primature, Sénégal
M. BELLAMINE Hammouda, Pathfinder
International, Kenya
Des organisations bien gérées et des programmes efficaces sont ceux
Comité consultatif
qui peuvent démontrer que des résultats ont été atteints. Les résultats
Mme AGOUNKE Kekeli, ATBEF, Togo proviennent d’une bonne gestion. Une bonne gestion repose sur une bonne
Prof BULA-BULA Lielie R., Management pour la
Haute Performance, Zaïre
prise de décisions. Une bonne prise de décisions dépend d’une bonne
Dr CHADI Ridha, Office National de la Famille et information. Une bonne information demande de bonnes données et une
de la Population, Tunisie
Dr CONDE Mamadi, Ministère de la Santé analyse attentive des données. Ce sont là tous les éléments d’importance
Publique et des Affaires Sociales, Guinée critique de l’évaluation.
M. DIENG Alpha, SANFAM, Sénégal
Dr MICHAUD Gadner, MSH, Haïti L’évaluation est définie comme étant un processus périodique de collecte
Dr NKODO NKODO Emmanuel, Ministère de la
Santé Publique, Cameroun de données qui sont ensuite analysées ou organisées de telle sorte que
Dr RASAON Denis Charles, Hôpital JRA, l’information qui en découle puisse être utilisée pour déterminer si votre
Madagascar
Mme SEBGO Pascaline, GTZ, Burkina-Faso organisation ou programme exécute efficacement les activités prévues et la
M. TRAORE Baba, CERPOD, Mali
mesure dans laquelle il atteint les objectifs et les résultats anticipés.
Comité de revue
Teresita Marie Bagasao, Med Bouzidi, Alfredo Les responsables peuvent et devraient faire des évaluations internes pour
Fort, Ascobat Gani, Dr. Peter Mokaya, Godwin recueillir des informations sur leurs programmes, en vue de pouvoir prendre
Mzenge, Dr. Emmanuel Nkodo Nkodo, María
Isabel Plata, Dr. Pudjo Rahardjo, Jewel Quallo de solides décisions concernant la mise en œuvre de leurs programmes.
Rosberg, Dr. Eléonore Rabelahasa, Abu Sayeed, L’évaluation interne devrait être faite continuellement et appliquée con-
Dr. Enrique Suárez, Dr. A.B. Sulaiman, Sixte
Zigirumugabe, Dr. Alex Zinanga sciencieusement par les responsables à tous les niveaux d’une organisation,
Les abonnements au Management de la dans tous les domaines du programme. De plus, tous les participants au
planification familiale reviennent à 15$ par an en
Amérique du Nord et en Europe de l’Ouest. Dans programme (responsables, personnel et bénéficiaires) devraient participer au
toutes les autres régions, la publication est
distribuée gratuitement. La demande pour des frais
processus d’évaluation de manières appropriées. Cela permet de vérifier si
postaux de seconde classe est en cours auprès du l’évaluation est véritablement participative et renforce chez tous les partici-
receveur des postes de Boston, MA. Prière d’envoyer
les changements d’adresse à : The Family Planning pants l’engagement d’utiliser les résultats pour procéder à des améliorations
Manager, Management Sciences for Health, 400 d’importance critique au programme.
Centre Street, Newton, MA 02158-2084 USA.
Citation recommandée: Management Sciences for Bien que la plupart des évaluations sont faites à l’échelle interne, réalisées
Health. « Utiliser l’évaluation come outil de gestion ».
Le Management (Boston), vol. 6 no. 1 (1997) : pp. 1–18. par et pour les responsables du programme et le personnel, il faut aussi
Responsables
réaliser périodiquement des évaluations externes à plus grande échelle faites
de la rédaction Rédactrice par des personnes n’appartenant pas au programme ou à l’organisation. Le
James Wolff Janice Miller
Janice Miller plus souvent, ces évaluations externes sont demandées aux fins d’accrédita-
Directrice, Edition Etudes de cas tion ou de financement ou pour répondre à des questions sur l’impact à long
en français Linda Suttenfield
Claire Bahamon Judy Seltzer terme du programme en voyant les changements au niveau des indicateurs
Traductrice Correctrice-rédactrice démographiques, tels que les taux de fécondité et de mortalité. En outre, un
Catherine Utz Elisabeth Cruz
responsable peut demander à l’occasion, une évaluation externe pour évaluer
Publication
par ordinateur Distribution
les problèmes programmatiques ou opérationnels qui ont été identifiés mais
Ceallaigh Reddy Mark Nevin qui ne peuvent pas être entièrement diagnostiqués ou résolus à partir des
Thuy Nguyen
Editions de l’Internet
résultats de l’évaluation interne.
Kim Austin
Le présent numéro du Management de la planification familiale discute de
Management de la planification familiale (ISSN
1073-0532) est publié trimestriellement en anglais,
la manière dont l’évaluation interne des programmes, faites régulièrement,
en fran-çais et en espagnol par le Projet FPMD de peut améliorer grandement la gestion et l’efficacité de votre organisation et de
Management Sciences for Health. Cette publication
ne représente pas un énoncé officiel de MSH ou de ses programmes. Il présente les différences entre le suivi et l’évaluation,
l’USAID.
montre comment l’évaluation fait partie intégrante de la planification et de la
Family Planning Management Development
Management Sciences for Health mise en œuvre régulières des programmes et le type d’information dont ont
400 Centre Street besoin les responsables à différents niveaux de l’organisation. Il explique les
Newton, Massachusetts 02158-2084 USA
avantages et les inconvénients des évaluations internes et externes, les étapes
Publié avec l’appui de l’Agence des
Etats-Unis pour le développement
de la planification et de la réalisation des évaluations et, enfin, fournit des
international (USAID). exemples montrant comment des responsables et leur personnel ont utilisé les
résultats des évaluations pour améliorer l’efficacité de leurs programmes.
Evaluer les
besoins du
programme
Faire les Identifier
révisions les problèmes
Évaluation
Déterminer • Planifier l’évaluation Fixer les objectifs
les progrès • Réaliser l’évaluation (et les indicateurs)
• Utiliser les résultats
Réaliser Préparer le
les activités plan de travail
L’évaluation fait partie de chaque étape du cycle et, aspects du programme comprendront la nécessité de
tel que nous l’avons déjà noté, tous les participants au procéder à tous changements nécessaires indiqués par
programme—responsables, personnel et population l’évaluation et seront motivés à travailler ensemble pour
cible (bénéficiaires)—devraient participer au processus. atteindre les résultats souhaités.
Ainsi, les participants engagés au niveau des différents
Identifier les objectifs de l’évaluation. Pour planifier et focaliser l’évaluation, vous devez connaître
Qu’est-ce que vous voulez évaluer ? Pourquoi le but principal du programme. Quels sont les principaux
voulez-vous l’évaluer ? Qui a besoin de ce problèmes que cherche à résoudre le programme ou le projet ?
type d’information ? Comment utiliseront-ils
l’information et appliqueront-ils les résultats Lorsque vous élaborerez les plans de travail stratégiques et
pour améliorer le programme ? opérationnels pour le programme, vous définirez les buts à long
terme et les objectifs spécifiques à court terme. Ces buts et
Décider du domaine de l’évaluation. objectifs devraient également être utilisés comme les critères et
Allez-vous mesurer la réalisation des objectifs les indicateurs pour évaluer le programme, d’abord par le biais
à court terme ou l’impact à long terme du d’évaluations internes pour voir si vous êtes en train d’atteindre
programme ? L’évaluation sera-t-elle faite par les objectifs à court terme puis par des évaluations ultérieures
un membre du personnel ou un consultant de (soit internes ou externes) pour voir si vous avancez vers la
l’extérieur ? Comment ferez-vous participer réalisation des buts à long terme.
d’autres personnes de l’organisation à
l’évaluation ? Combien de temps et d’argent Par exemple, si l’un des objectifs de votre programme est de
avez-vous pour faire l’évaluation ? servir un total de 15 000 nouvelles utilisatrices à la fin de la
troisième année d’opération (2 500 pendant la première année,
Choisir les indicateurs et les normes de 4 500 pendant la deuxième année et 8 000 pendant la troisième
l’évaluation. Sont-ils conformes aux objectifs année) et qu’un autre objectif vise à fournir à ces utilisatrices
de l’évaluation et à ceux du programme ? des méthodes plus fiables (telles que la pilule, les injectables et
le DIU), alors certains de vos critères à la fin de la première
Identifier les sources de données et
année pourraient être les suivants : nombre effectif de nouvelles
décider et planifier la manière dont vous
utilisatrices servies par le programme à la fin de la première
collecterez les données. Quelles sont les
année, avec une répartition des types de contraceptifs utilisés
méthodologies que vous utiliserez pour
par ce groupe.
l’évaluation ? Ces méthodologies conviennent-
elles pour le type de données que vous sou- Cette information vous permet de voir si vous êtes en train
haitez collecter (et leur utilisation est-elle d’atteindre vos objectifs et de décider si vous devez faire des
appropriée en égard aux clients et/ou au per- révisions programmatiques pour améliorer votre capacité à
sonnel si vous collectez des données auprès de atteindre vos buts à long terme à la fin de la deuxième et de la
ces derniers) ? troisième années.
De plus, dans le cadre de l’élaboration de votre plan de
travail, vous devez décider quand les évaluations doivent être
faites et établir des budgets et fixer des délais pour réaliser ces
évaluations parallèlement à d’autres activités du programme.
Entreprendre la collecte de données. Pour faire une évaluation, le programme doit avoir réalisé des
Qui participera directement à la collecte de activités depuis au moins quelques mois. Il peut s’agir de la
données ? Comment maintiendrez-vous prestation des services planifiés, du suivi régulier de la mise en
informées de vos progrès les autres parties œuvre des activités, de la supervision du personnel et de
concernées ? l’exécution de procédures pour la préparation et la diffusion
régulières de rapports. Toute évaluation devra utiliser des
Organiser et analyser les données.
données provenant des statistiques routinières de services et de
Comment les données seront-elles analysées—
contacts avec les clients, le personnel et les superviseurs.
sous forme de tableaux, graphiques ou
résumés écrits ?
Formuler les recommandations et les Il serait difficile, sans évaluation, de savoir comment procé-
présenter avec les résultats. Comment allez- der à des révisions dans un programme et d’identifier de nou-
vous présenter les résultats de l’évaluation veaux besoins ou changements qui devraient y être faits. Ici, le
(par exemple, tableaux, graphiques) et qui processus d’évaluation est étroitement lié au cycle de planifica-
participera à la présentation ? Quelle est la tion et de mise en œuvre du programme.
meilleure manière de faire des recommanda-
tions aux fins de changement ? Que vous vouliez voir comment vous pouvez mieux atteindre
vos objectifs et avoir un plus grand impact, ce que vous pourriez
Encourager le personnel à appliquer les faire différemment ou les besoins qui ont pu se développer dans
recommandations et à procéder aux amé- la population cible depuis que le programme a commencé,
liorations de programme. Comment allez- l’évaluation vous aidera à déterminer ce que vous et le personnel
vous travailler avec le personnel à tous les devez savoir et vous permettra de décider et de formuler les
niveaux pour appliquer les recommanda- actions qui peuvent être intégrées au prochain plan de travail.
tions ?
Pour de plus d’informations sur les étapes liées à la réalisation d’une évaluation interne d’une partie spécifique
d’un programme—la fonction de formation—prière de se rapporter au Volume 5, Numéro 3 du Management de la
planification familiale, «Evaluer l’impact de la formation sur la performance du personnel,» 1996.
Pertinence Les stratégies et les services du programme sont-ils appropriés par rapport aux besoins
auxquels ils sont supposés répondre ?
Adéquation Le programme traite-t-il tous les besoins qu’il est supposé traiter ?
Progrès Le programme est-il en train d’accomplir ce qui était planifié dans les délais prévus et
conformément au budget ?
Efficacité Le programme est-il en train d’atteindre ses objectifs intermédiaires et de répondre aux
besoins de ses clients ?
Impact Le programme a-t-il obtenu les résultats escomptés à long terme ?
Efficience Les résultats du programme sont-ils appropriés par rapport à l’utilisation des ressources ?
Viabilité Le programme/organisation fournit-il des services de qualité à ses clients, augmente-il ou
maintient-il la demande pour les services et mobilise-t-il des recettes à l’échelle locale, tout
en diminuant sa dépendance face au financement des bailleurs de fonds externes ?
Adapté de Bruckner, et al.
Les responsables à différents niveaux dans un pro- planification et de mise en œuvre. La figure suivante,
gramme ou une organisation ont besoin de différents expliquée plus en détail dans les deux pages suivantes,
types d’information pour prendre les décisions se montre les types de décisions prises par des responsables
rapportant à leurs responsabilités particulières. Ces et la manière dont elles s’articulent au processus de
décisions se rapportent aux diverses étapes du cycle de planification et de mise en œuvre.
L’évaluation interne doit fournir l’information dont ont besoin les responsables à chaque niveau.
Les cadres supérieurs ont besoin d’information qui coûts des différentes stratégies de prestation de
les aide à répondre aux questions sur la vision et les services de leurs programmes, comparé à l’efficacité
stratégies utilisées par l’ensemble du programme. Ils ont de ces stratégies en vue d’atteindre les buts du
besoin de réunir et d’analyser les informations sur la programme. Vu que le programme de DBC était le
manière dont le programme ou l’organisation exécute sa seul programme communautaire (dans certaines
mission (ou mandat légal) et sa vision. Ils ont également régions, ils avaient des centres mobiles qui four-
besoin d’informations leur montrant ce qui se passe dans nissaient également des contraceptifs injectables), les
le contexte dans lequel ils travaillent (par exemple, le cadres supérieurs ont décidé d’étudier de plus près les
contexte national ou la collectivité locale ou le contexte éventuels avantages liés à l’expansion de la zone
social, religieux et économique) afin de déterminer desservie par les centres mobiles et à la diminution de
l’influence éventuelle que pourrait avoir ce contexte celle des services de DBC.
externe sur la réalisation de la mission de l’organisation.
Les cadres moyens ont besoin d’information pour
Par exemple, après avoir appris que la majorité déterminer dans quelle mesure leur service, programme
des clients contactés par le biais du programme de ou département contribue à l’atteinte des objectifs et buts
distribution à base communautaire (DBC) utilisaient plus globaux que l’organisation s’est fixée ainsi qu’à
encore la pilule et les condoms et que très peu d’entre ceux de leur propre service ou département. Les respon-
eux avaient adopté les méthodes cliniques à effet plus sables intermédiaires doivent également comprendre et
durable (tels que les injectables, les DIU, le Norplant avoir des informations sur les tendances dans le contexte
et la stérilisation), les cadres supérieurs craignaient organisationnel plus général, telles que la mission de
que les progrès n’étaient pas suffisants par rapport l’organisation et les objectifs et buts à court et à long
aux buts à long terme qui étaient notamment terme de l’organisation. Le fait de disposer de cette
d’accroître l’utilisation de méthodes à effet durable. A information les aidera à vérifier si leur travail et le travail
ce niveau, les responsables étaient préoccupés des du personnel est conforme à la direction de l’organisa-
tion.
Caractéristiques
Les résultats/conclusions sont, dans l’ensemble, Les résultats ne peuvent pas être généralisés
généralisables à la population dans sa totalité, si
vous avez utilisé un échantillon représentatif
Décrivent ce qui s’est passé Expliquent pourquoi et comment les choses se sont
passées
Comptent, énumèrent, se basent sur des chiffres Mesurent les caractéristiques intangibles (attitudes,
perceptions, préoccupations et expériences)
Analyser les données. L’analyse des données que énormément de la manière dont les données ont été col-
vous avez collectées est l’un des aspects les plus difficiles lectées. Dans certaines évaluations, vous vous intéresse-
de l’évaluation et exige une planification attentive. En rez essentiellement à mesurer les progrès à court terme en
analysant les données, vous avez besoin de compétences comparant les nombres et l’information de différents
et techniques qui permettent de déterminer les tendances points de services appartenant au programme ou à
dans les données et être capable d’isoler les faits et l’organisation. Dans d’autres évaluations, vous sou-
informations d’importance critique d’autres informations haiterez mesurer la réussite du programme en comparant
moins importantes. Tel que le montre le tableau précé- les réalisations du programme par rapport à la base
dent, la manière dont vous analysez les données dépend initiale établie.
Pour s’assurer que les questions d’évaluation sont Engager les principales parties concernées (respon-
pertinentes pour le travail des décideurs et/ou sables et décideurs appropriés) dans le processus,
responsables... surtout en planifiant l’évaluation et chercher à
identifier leurs préoccupations et questions.
Pour s’assurer que les résultats de l’évaluation sont Axer les questions de l’évaluation sur les problèmes
utiles pour résoudre les problèmes d’aujourd’hui... actuels, tels qu’identifiés par les responsables de
projet.
Pour soutenir le choix de la méthodologie utilisée Expliquer les points forts et les points faibles des
pour l’évaluation... différentes méthodologies d’évaluation aux
utilisateurs finaux et les raisons faisant que vous avez
choisi celles-ci.
Pour obtenir un soutien pour la crédibilité des Vérifier que ceux qui collectent et analysent les
résultats... données sont acceptables aux yeux des utilisateurs
finaux de l’information.
Pour vérifier l’acceptation des résultats... Les résultats doivent être concluants et ne doivent pas
se prêter à différentes interprétations de la part de
ceux qui ont besoin d’utiliser l’information.
Pour encourager l’utilisation de résultats, même s’ils Vérifier que ce sont des recommandations de
sont négatifs... changement appropriées, équitables et faisables.
Pour vérifier que les résultats sont utilisés au niveau Outre la présentation des résultats généraux de
de première ligne... l’évaluation, vérifier que vous présentez des résultats
qui sont spécifiques au niveau local, de sorte à ce que
les responsables et le personnel à ce niveau puissent
comprendre et utiliser facilement les résultats.
Pour rendre les résultats accessibles et Présenter les résultats et les recommandations sous
compréhensibles... forme récapitulative, clairement présentée, sans
utiliser trop de jargon, de sorte à ce que l’information
puisse être lue et comprise facilement.
Pour encourager l’utilisation répandue des résultats... Diffuser largement les résultats au sein de l’organi-
sation, de sorte à ce que le personnel à tous les
niveaux ait accès aux résultats.
Adapté de S. Sofaer, 1994
Type de res-
ponsable de Avantages Inconvénients
l’évaluation
Responsable Une personne qui connaît bien le programme Le responsable interne risque de connaître
interne peut comprendre et interpréter les attitudes et les trop bien le programme et de trouver qu’il
comportements personnels dans le contexte du est difficile d’être objectif.
programme.
Le responsable interne est connu, aussi est-il Le membre du personnel fait partie de la
moins menaçant pour le personnel et moins structure de pouvoir et d’autorité et le gain
susceptible de déranger les activités ou de causer personnel pourrait influencer ses résultats ou
une certaine anxiété. recommandations.
Le responsable interne a besoin de moins de Le responsable interne risque de ne pas avoir
temps pour apprendre à connaître l’organisation une formation ou expérience spécifiques en
et ses programmes. matière d’évaluation.
Responsable Quelqu’un qui ne participe pas personnellement Le responsable externe pourrait causer une
externe au programme peut être plus objectif en certaine anxiété chez le personnel du
collectant et en analysant les données et en programme qui n’est pas sûr des motifs de
présentant les résultats. l’évaluation/responsable de l’évaluation.
Le responsable externe ne fait pas partie de la Le responsable externe risque de ne pas
structure de pouvoir. comprendre entièrement les buts et objectifs
du programme ou de son contexte.
Le responsable externe peut jeter un regard Une évaluation externe peut être chère,
nouveau sur le programme ou l’organisation. prendre beaucoup de temps et déranger les
progrès en cours.
Identifier les sources de données et décider des méthodologies que vous utiliserez pour collecter les
données. Vérifier que les méthodologies que vous choisissez sont appropriées par rapport aux objectifs
de l’évaluation et aux personnes qui participeront à la collecte et à la fourniture de données (surtout si
vous planifiez de collecter des informations auprès d’autres membres du personnel et/ou des clients).
Collecter les données en utilisant les méthodes quantitatives et qualitatives, selon le cas.
Organiser et analyser les données de sorte à pouvoir les transformer en information utile pouvant être
utilisée par d’autres personnes dans l’organisation pour faire des améliorations de programme.
Formuler les recommandations et présenter les résultats de votre évaluation d’une manière qui soit
compréhensible et utile pour tous les participants à l’évaluation et autres parties intéressées à
l’extérieur de l’organisation.
Garder un temps important pour l’examen et la discussion des résultats de l’évaluation, afin que toutes
les parties intéressées s’engagent à l’application des solutions proposées.
Se concentrer sur la recherche de solutions réalistes et appropriées pour les problèmes identifiés tout
au long de l’évaluation.
Management de la planification familiale a pour objectif d’aider les responsables de services de santé à mettre au point et appuyer la
prestation de services de planification familiale de grande qualité. La rédaction reçoit avec plaisir tous commentaires, questions ou demandes
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FAMILY
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