DEPARTEMENT QUALITE ET HSE Code : PR01.

PM2
Version : 05
PROCEDURE DE MAÎTRISE DES INFORMATIONS
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DOCUMENTEES
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HISTORIQUE DE MODIFICATION
Date Version Motif de la modification Auteur (s)
04/10/2019 01 Création RQ
Ajout de sommaire et meilleur
08/09/2020 02 agencement des étapes et contenu de la RQ
procédure
Précisions des délais de conservation
08/02/2021 03 des informations documentées et les RQ
règles de maîtrise
Intégration du mode de codification des
documents de l’usine alimentaire, suite à
30/04/2021 04 RQ
son intégration dans le champ du SMQ et
des travaux du SMSDA
Modification des règles de gestion et de
20/05/2022 05 RQ
codification de certains documents.

Rédacteurs Vérificateur Approbateur

Noms : BIESSAN Nom : M. TANO Nom : M. HOJEIJ

Prénom: Ornella Prénom : Thierry Prénom : Waël

Fonction : Assistante Qualité Fonction : Responsable QHSE Fonction : Coordonnateur Général

Date : 31/05/2022 Date : 31/05/2022 Date : 31/05/2022

Visa : Visa : Visa :

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SOMMAIRE

1 OBJECTIFS......................................................................................................................................3

2 CHAMPS D’APPLICATION..............................................................................................................3

3 DOCUMENTS DE REFERENCE.....................................................................................................3

4 RESPONSABILITÉ...........................................................................................................................3

5 DEFINITIONS ET ABREVIATIONS..................................................................................................3

6 DESCRIPTION.................................................................................................................................4

7 DOCUMENTS ASSOCIES.............................................................................................................11

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1 OBJECTIFS

Cette procédure est mise en place afin de décrire les règles de maîtrise des informations documentées nécessaires à l’efficacité du
Système de Management de la Qualité (SMQ) de SIPROCHIM, et également du Système de Management de la Sécurité des
denrées alimentaires (SMSDA) de SIPROCHIM.

2 CHAMPS D’APPLICATION

La présente procédure s’applique à tous les documents du SMQ ou du SMSDA, pouvant attester de la réalisation d’une activité ou
d’un processus, qu’ils soient sur support papier ou numérique.
Elle est applicable aussi bien au sein de l’usine détergents qu’alimentaire.

3 DOCUMENTS DE REFERENCE

Chapitre 7.5.1 Informations documentées – Généralités / ISO 9001 version 2015 – ISO 22000 version 2018
Chapitre 7.5.2 Création et mise à jour des informations documentées / ISO 9001 version 2015 ISO 22000 version 2018
Chapitre 7.5.3 Maîtrise des informations documentées / ISO 9001 version 2015 ISO 22000 version 2018
Chapitre 3 Termes et Définitions / ISO 9000 version 2015 - ISO 22000 version 2018

4 RESPONSABILITÉ

Les pilotes et copilotes de processus sont responsables de la maîtrise de la documentation du SMQ/SMSDA de leurs processus
respectifs. Le Responsable Qualité assure la gestion de cette procédure et veille à son application.

5 DEFINITIONS ET ABREVIATIONS

RQ : Responsable Qualité.

DU : Directeur d’Usine.

SMQ : Système de Management de la Qualité.

SMSDA : Système de Management de la Sécurité des Denrées alimentaires.

Information documentée : Ce terme désigne une information qui nécessite d’être contrôlée et tenue à jour par un organisme. Une
information documentée peut se présenter dans tous les formats et sur tous les supports, et provenir de toutes les sources que
l’organisme définira comme pertinentes.

Politique : Intentions et orientations d’un organisme, telles qu’elles sont officiellement formulées par sa direction.

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Processus : Ce terme désigne l’ensemble des activités interactives ou corrélées utilisant des ressources pour transformer les
données d’entrée en données de sortie. Les processus permettent de mieux maîtriser les interfaces entre les activités et incitent
les différents acteurs à travailler vers un objectif commun et partagé.

Document : Ce terme désigne le support d’information et l’information qu’il contient.

Procédure : Ce terme désigne la manière spécifiée d’accomplir une activité.

Mode Opératoire / Instructions de Travail : Ce terme désigne un document renfermant les consignes données pour réaliser une
opération particulière ou spécifique.

Formulaire blanc : Ce terme désigne tout support permettant de recueillir les données ou l’’information.

Enregistrement / Evidences documentées : Ce terme désigne un document faisant état des résultats obtenus ou apportant la
preuve de la réalisation d’une activité (formulaire renseigné).

Norme : Ensemble de règles édictées par un organisme indépendant dont l’objectif est de fixer les conditions de maîtrise d’un
domaine d’activités.

6 DESCRIPTION

6.1 STRUCTURE DOCUMENTAIRE

La documentation du SMQ ou du SMSDA de SIPROCHIM est constituée principalement des différents types de documents
suivants :

 Les documents internes

- La Politique Qualité ou la Politique SMSDA;

- Les processus ;
- Les procédures ;
- Les modes opératoires / Instructions de travail ;
- Les formulaires (fiches) ;
- Les manuels.

 Les documents externes, de manière non exhaustive :

- Les normes, codes d’usages;

- La réglementation locale (lois, décrets, arrêtés,...) et/ou internationale applicable;
- Les guides techniques ;
- Les fiches de spécifications, fiches de données sécurité, autres certificats des fournisseurs ;
- Etc,…

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6.2 REGLE DE GESTION DES INFORMATIONS DOCUMENTEES

6.2.1 Création, vérification et approbation des informations documentées

6.2.1.1. Création

La création/rédaction des différents documents est assurée par les pilotes de processus en collaboration avec le Département
Qualité dans le cadre de la mise en œuvre du SMQ ou du SMSDA, et conformément aux exigences normatives et de cette
présente procédure.

Toute personne, ayant détecté un besoin de création d’un document doit en référer au pilote concerné, qui, après analyse soumet
la requête au Département Qualité qui traite la requête.

6.2.1.2. Vérification, Validation ou Approbation

Chaque document créé doit faire l’objet d’une vérification. Le vérificateur des documents a pour rôle de vérifier l’adéquation, la
pertinence du fond (exact, exhaustif, réalisable, clarté) et le format du document. A la suite de cela, le vérificateur signe dans la
case prévue à cet effet située dans le cartouche de la page de garde.

Tout document, une fois vérifié passe au stade de validation afin d’être approuvé par l’approbateur. Il/Elle signe dans la case
prévue à cet effet située dans le cartouche d’en-tête.

Rédacteur Vérificateur Approbateur

Nom : Nom : Nom :
Prénom : Prénom : Prénom :
Fonction : Fonction : Fonction :
Date : Date : Date :
Visa : Visa : Visa :

NB : Les formulaires ou fiches ne disposent pas de cartouche relatif à la création, la vérification et la validation.
Un formulaire est validé dès lors qu’il ait été codifié par le Département Qualité dans le SMQ/ SMSDA. Toutefois les informations
concernant la création, la vérification et l’approbation des formulaires sont disponibles dans le tableau de maîtrise des Informations
documentées (EN01.PR01.PM2). Il s’agit entre autres : du code, de la version, la date de création, la date de révision, le rédacteur,
le vérificateur, l’approbateur,…

6.2.2 Circuit de Rédaction, Vérification et Approbation des informations documentées

Informations Documentées Rédigé par Vérifié par Approuvé par

Politique qualité / SMSDA RQ
Processus Pilotes/Copilotes Processus
Toute Personne habilitée
Procédure
Acteur Opérationnel
Toute Personne habilitée
Instruction de Travail
Acteur Opérationnel
Formulaire ou fiches Toute Personne habilitée
d’enregistrement Acteur Opérationnel
Manuel HACCP Secrétaire HACCP
Manuel PRP Secrétaire HACCP
Coordonnateur général
RQ / Supérieur hiérarchique
RQ / Supérieur hiérarchique
RQ/ Supérieur hiérarchique
RQ/ Supérieur hiérarchique
Equipe HACCP/ RQ
Equipe HACCP/ RQ
DGA
RQ / Directeur concerné / Coordonnateur
Général
RQ / Directeurs / Coordonnateur Général
RQ / Directeurs / Coordonnateur Général
RQ / Directeurs / Coordonnateur Général
DU Alimentaire / Coordonnateur Général
DU Alimentaire / Coordonnateur Général

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6.2.3 Référencement des informations documentées

Tous les documents internes sont identifiés par les informations suivantes:

- Le logo de SIPROCHIM ;
- Le système ou le service / département concerné
- Le code du document ;
- La version ;
- La date de création ;
- Le titre du document.

DIRECTION / SERVICE CONCERNE Code :

Version : 01
TITRE OU LIBELLE DE L’INFORMATION DOCUMENTEE Date de création :
Page : N°page active /Nbre total page

La version initiale de tous les documents est la version 01 indiquée par « Version 01 ». Toute nouvelle version d’un document
annulera et remplacera la version précédente, il passera d’une version n à n+1. Numéro= 01 ; 02 ;… ; 10 ;….

La date de mise en application de toute version (Politique, procédures, Instructions) figure sur le document, elle est identifiable par
la date de signature de l’approbateur. Pour les formulaires, la date de mise en application correspond à la date de création.

Le référencement des informations documentées, est à la charge du Département Qualité et se fait de la manière spécifiée ci-
dessous :
1. Identifier le type de document (Politiques, procédures, instructions de travail…. )
2. Déterminer le processus auquel le document sera rattaché
3. Vérifier la disponibilité des références dans le tableau de maîtrise des informations documentées (EN01-PR01-
PM2).
4. Procéder à la codification du document dans ledit tableau en associant les éléments suivants :
 Le sigle qui fait référence au type de document :
 PQ : Politique Qualité
 PSDA : Politique de Sécurité des Denrées Alimentaires
 PM : Processus de Management
 PO : Processus de Réalisation ou Opérationnel
 PS : Processus Support
 PR : Procédure
 EN : Enregistrement
 IT : Instruction de Travail
 MSDA : Manuels HACCP et PrP

 Un numéro d’ordre qui est le numéro chronologique du type de document dans le processus.
 Le code du processus dont émane le document.
Les codes sont unis par un point ou un tiret (. Ou -).

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Exemple :
 Procédure
 PR01.PS2 : Procédure 01 du Processus PS2
 PR02.PS2 : Procédure 02 du Processus PS2
-
 PR05.PS2 : Procédure 05 du Processus PS2

 Instruction
 IT01.PO4 : Instruction 01 du Processus PO4
 IT02.PO4 : Instruction 02 du Processus PO4
-
 IT05.PO4 : Instruction 05 du Processus PO4

 Enregistrement
 EN01.PM2 : Enregistrement 01 du Processus PM2
 EN02.PM2 : Enregistrement 02 du Processus PM2
-
 EN05.PM2 : Enregistrement 05 du Processus PM2

Ci-dessous quelques illustrations de référencement par processus :

PROCESSUS COD PROCESSUS PROCEDURE ENREGISTREMENT INSTRUCTION
E
MANAGER SIPROCHIM PM PM1 PR01.PM1 EN01.PM1 IT01.PM1
MANAGER LE SMQ ou la
PM PM2 PR01.PM2 EN01.PM2 IT01.PM2
SMSDA
ASSURER LA PRODUCTION
PO PO1 PR01.PO1 EN01.PO1 IT01.PO1
DE DETERGENT
ASSURER LES VENTES PO PO2 PR01.PO2 EN01.PO2 IT01.PO2
CONCEVOIR ET
DEVELOPPER LES PO PO3 PR01.PO3 EN01.PO3 IT01.PO3
PRODUITS
ASSURER LA PRODUCTION
PO PO4 PR01.PO4 EN01.PO4 IT01.PO4
DE DENREES ALIMENTAIRES
GERER LES RESSOURCES
PS PS1 PR01.PS1 EN01.PS1 IT01.PS1
FINANCIERES
GERER LES RESSOURCES
PS PS2 PR01.PS2 EN01.PS2 IT01.PS2
HUMAINES
GERER LES ACHATS PS PS3 PR01.PS3 EN01.PS3 IT01.PS3
GERER LES
PS PS4 PR01.PS4 EN01.PS4 IT01.PS4
INFRASTRUCTURES

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NB :
 Les Politiques et les Manuels Qualité sont codifiés de façon particulière :
 Les manuel PrP ou HACCP: MSDA.Numéro d’ordre du manuel.
 La politique Qualité : PQ.Version et la politique SDA : PSDA.Version

 Les documents particuliers (attestations, certificats, notes de service, cahier de charges, Mémo etc.) ne comportent pas de
page de garde mais sont identifiés par leurs Numéros, libellés, la date, leur auteur et le logo de SIPROCHIM.

 Dans la version 04 de la présente procédure, il existait un mode de codification spécifique aux Instructions et Fiches rattachées
aux procédures (Exemple : EN03.PR01.PS4 : Enregistrement 03 de la Procédure 01 du Processus PS4). Ce mode de
codification n’est plus applicable à compter de la date de validation de la version 05 de la procédure de maîtrise des
informations documentées. Toutefois, le référencement de ces dits documents sera effectué conformément au mode de
codification en vigueur en cas de modification ou mise à jour de ces documents.

 Certains documents (formulaires) dits documents système sont applicables dans l’ensemble des processus, avec la même
référence. Toutefois le titre du document et son contenu permet d’apporter des précisions additionnelles.

Pour les besoins de service, SIPROCHIM utilise des documents externes jugés nécessaires pour la planification et le
fonctionnement du SMQ/SMSDA qui sont enregistrés au niveau de chaque acteur. Ces documents ne sont pas codifiés dans le
système mais sont identifiables par leurs sources et libellés. Les documents externes peuvent inclure tout type de document
qualité, technique, légaux ou autres.

6.2.4 Distribution, accès, récupération et utilisation des documents

Le Responsable Qualité ou son assistant, assure la distribution des documents et s’assure à tout moment que les acteurs sont en
possession de la version en vigueur. Tous les documents en vigueur du SMQ ou du SMSDA sont disponibles sur les lieux
d’utilisation, et sur les serveurs informatiques de SIPROCHIM.

A intervalle régulier (Chaque semaine), les documents sont sauvegardés sur un disque dur externe, afin d’en assurer une
récupération en cas de perte de données.

Les destinataires des documents ont la responsabilité de la mise à disposition de ces documents aux personnes ayant droit pour
utilisation. L’accessibilité aux documents par des personnes étrangères n’est permise qu’avec l’autorisation de la Direction.

Des documents peuvent, selon les besoins, être transmis à l’extérieur de SIPROCHIM (client, fournisseur, auditeur etc.). Ces
diffusions sont considérées comme non contrôlées et devront faire l’objet d’une autorisation de la Direction.

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6.2.5 Stockage et protection des informations documentées

Les informations documentées de format papier ou numérique sont stockés dans des endroits appropriés (chemises, classeurs ou
dossiers informatiques…) et doivent être tenus disponibles lors des audits ou tout autre contrôle.
La responsabilité du stockage d’une évidence documentée est dévolue au pilote du processus concerné.
Chaque pilote de processus s’assure de l’efficacité de la protection de ses évidences documentées contre les sources de
détérioration et d’insécurité (falsification, perte, etc.).
Les pilotes sont sensibilisés afin que les informations documentées soient lisibles et facilement identifiables.

Les versions originales des politiques, procédures et instructions sont stockées dans le bureau du Responsable Qualité, et sont
protégées, restreignant ainsi leur accès à des personnes non autorisées. Celles en format électronique sont sauvegardées sur le
réseau informatique dans des ordinateurs protégés par un mot de passe.

6.2.6 Modification et mise à jour des documents

Les mises à jour ou modifications de documents interviennent, sans y être limité, dans les cas suivants : mise en œuvre de
nouveau document ou réglementation, évolution des pratiques sur site, amélioration de document, recommandations d’audits,… Le
pilote de processus concerné est chargé de réaliser les modifications. Une fois les modifications apportées, le document est
soumis de nouveau au processus de vérification, validation et diffusion.

Toute modification d’une information documentée génère :

- Une incrémentation de l’indice de version (Selon le degré de modification, à défaut la version est inchangée
mais une indication devrait permettre d’identifier la date de mise à jour). Le RQ est habilité à procéder au
changement de version ou non.
- Une mise à jour de la date de version, en cas de changement de version ;
- De nouvelles vérifications et approbations ;
- Une nouvelle diffusion.

Ainsi, les copies des versions physiques des documents devenus obsolètes sont retirées de chaque classeur par les pilotes de

processus concernés pour destruction et l’exemplaire original de ces documents est revêtu du tampon PERIME pour être
ensuite archivé par le Responsable Qualité dans un classeur prévu à cet effet.

Les documents obsolètes sur le réseau (Version électronique) sont supprimés, mais une copie est conservée par le RQ dans un
endroit approprié et selon la durée d’archivage.

Selon les besoins, et au moins une fois chaque année, le Responsable Qualité organise une veille documentaire, afin de s’assurer
de la pertinence des informations documentées, leur adéquation et leur utilisation (bonne version, utilisation , quand et là où elles
sont nécessaires).

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Les modifications et mises à jour des documents externes sont initiées selon le cas par les organismes concernés tels que : ISO,
CODINORM,…

6.2.7 Conservation et élimination des informations documentées

Les originaux des documents internes et externes en vigueur du SMQ/SMSDA sont conservés par le Département Qualité qui en
assure la gestion et la diffusion (copie, par email ou dans le réseau partagé). Les copies des documents sont aussi conservées au
niveau des différents services concernés.

La durée de conservation minimale de chaque document interne est décrite dans le tableau de maîtrise des informations
documentées (EN01.PR01.PM2). Cette durée est variable en fonction du type du document et de sa criticité. Elle tient compte de
multiples exigences, notamment exigences contractuelles, exigences internes liées à la conservation, exigences normatives et
réglementaires, le cas échéant.
Une fois la durée de conservation des documents échue, ceux-ci pourraient être détruits. Le mode d’élimination de chaque
document est indiqué dans le tableau de maîtrise des informations documentées (EN01.PR01.PM2).

Les documents externes sont conservés durant toute leur période de validité. Ceux devenus obsolètes sont conservés trois (3) ans
à compter de la date de publication de la nouvelle version.

6.2.8 Suivi des documents

L’ensemble des documents internes en vigueur est suivi dans le Tableau de maîtrise des informations documentées EN01-PR01-
PM2.
Le tableau des informations documentées permet de visualiser l’ensemble des informations documentées du système pour chaque
processus. Ainsi, à chaque création ou modification de document, le tableau est renseigné par le Département Qualité.
Ce tableau permet d’affecter à chacun des documents les informations suivantes :

 La protection
 L’existence dans le dossier qualité
Les documents externes (légaux et réglementaires) utilisés
 Le rédacteur
quant à eux sont suivis dans le tableau d’évaluation de la
 Le vérificateur
conformité aux exigences légales et règlementaires
 L’approbateur
EN25.PM2 (Textes de lois, normes…)
 Le statut (validé/ Non validé)
 La durée de conservation minimale
7 DOCUMENTS ASSOCIES  Le mode d’élimination

- Tableau de maîtrise des informations

documentées EN01-PR01-PM2

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