Pourquoi et comment raliser un TCO ?

Pourquoi effectuer un TCO (Total Cost of Ownership ou Cot total de possession) ?

La ralisation dun TCO peut savrer utile ds lors que lentreprise cherche connaitre le cot dexploitation
complet de tout ou partie des services informatiques dont elle bnficie, quils soient fournis par
lorganisation informatique interne ou par des prestataires extrieurs.
Le TCO est le plus souvent ralis dans lobjectif de comparer les cots constats avec des rfrences
externes, afin de voir si des conomies sont envisageables. Le TCO senrichit alors de difficults
supplmentaires : Non seulement il doit mesurer effectivement le cot des activits valuer, mais en plus il
doit se situer sur une base de comparaison compatible avec les rfrentiels utiliss.

Objectifs dun TCO

Une tude TCO seffectue le plus souvent dans une optique de benchmarking et par voie de consquence
peut avoir comme objectif dtablir une base de comparaison conomique :

Avec lextrieur (Benchmark avec une base de rfrences externe).

Au sein dun mme groupe (Benchmark interne).

Avec les prix du march (Benchmark sur consultation).

Par rapport une priode passe (Evolution des cots dans le temps).

Pour quels enjeux ?

Les enjeux conomiques conduisant un TCO sont multiples et structurants, en particulier pour la dfinition
du primtre, la nature des cots collecter et les rfrences benchmark utiliser :

Recherche dopportunits de baisse de cots.

Elments pour prise de dcision dexternalisation.

Elments pour prise de dcision dvolutions technologiques.

Contrle de lvolution dans le temps des cots oprationnels.

Mise en vidence des impacts conomiques de dcisions antrieures.

Sur quelles bases ?

Ds lors quun TCO a pour objectif dvaluer les cots dun ou plusieurs services, il va consister
essentiellement valuer les cots complets de lensemble des activits qui contribuent ce (ou ces)
services.
Cest donc tout naturellement que la mthode ABC (Activity Based Costing) est celle qui est le plus souvent
utilise pour lidentification et le chiffrage des cots prendre en compte.
Mais dautres considrations interviennent, en fonction du contexte de lentreprise, des objectifs du TCO et
des bases de comparaison choisies. A titre dillustration, une entreprise ne rcuprant que partiellement la
TVA valuera le cot des prestations achetes ou potentiellement externalisables non en HT (hors taxe)
mais en HTR (hors TVA rcuprable).

Avec quelle approche ?

Une approche classique en six phases est prsente dans le schma ci-aprs :

Les six tapes dun TCO

1) Dfinition du primtre : En fonction des enjeux et des objectifs recherchs, identifier prcisment le
primtre, les entits concernes et les informations collecter.
2) Identification des donnes : Identifier les sources et les donnes disponibles qui correspondent aux
informations collecter.
3) Dfinition des modles et des principales mtriques : Concevoir les modles de donnes et les
mtriques qui permettront de comparer les informations collectes du primtre aux donnes de rfrences
ou aux mtriques issues des hypothses alternatives.
4) Collecte, validation et modlisation des donnes : Effectuer la collecte des donnes, valider avec les
entits du primtre et alimenter le modle.
5) Prise en compte des rfrences : Comparer les rsultats avec les donnes de rfrence ou les
mtriques issues des hypothses alternatives.
6) Mise au point des scnarios : Effectuer les simulations adaptes aux scnarios pris en compte en vue
de la dcision finale.

Facteurs cls de succs

Lapproche mthodologique nest cependant pas suffisante pour garantir ladquation de lopration avec les
enjeux et objectifs qui ont motiv son lancement.
Lexprience permet didentifier un certain nombre de facteurs cls de succs :

Le primtre du TCO est align sur les enjeux et les dcisions prendre.
Les donnes couvrent lensemble des besoins lis aux comparaisons et simulations effectuer en vue
de la prise de dcision.
La collecte de donnes peut tre effectue moyennant un temps de travail acceptable afin de ne pas
rebuter les entits qui doivent les fournir.
Les donnes normalises sont recueillies exactement sous la mme forme auprs de chaque entit
du primtre.
Chaque correspondant dentit est suivi par un spcialiste TCO central charg dexpliquer, de
relancer et de vrifier la cohrence de ce qui est collect.
Les mtriques sont choisies pour leur pertinence et leur capacit faciliter comparaisons et
simulations. Elles doivent pouvoir tre calcules pour chaque entit du primtre et pour les donnes de
rfrences :
o
Dans le cas dun benchmark, les mtriques calcules au titre des rfrences doivent
correspondre un primtre comparable au primtre tudi
o
Dans le cas dtude de scnarios alternatifs (Exemple : Evolutions technologiques), quelques
mtriques communes aux diffrents scnarios doivent tre identifies comme support la prise de
dcision.

Les simulations sont calibres pour reprsenter les diffrents scnarios relatifs la prise de
dcision.

TCO (Cot de possession)

Mesure du cot de possession
Comparaison avec les donnes de rfrences
Conception et simulation de diffrents scnarios
Assistance la prise de dcision

Pourquoi effectuer un TCO (Total Cost of Ownership) ?

Une tude TCO a pour objectif d'tablir une base de comparaison conomique :

Avec l'extrieur (Benchmark externe).

Au sein d'un mme groupe (Benchmark interne).

Avec les prix du march (Benchmark sur consultation).

Par rapport une priode passe (Evolution des cots dans le temps).

Pour quels enjeux ?

Recherche d'opportunits de baisse de cots.

Elments pour prise de dcision d'externalisation.Elments pour prise de dcision d'volutions technologiques.

Contrle de l'volution des cots oprationnels.

Mise en vidence des impacts conomiques de dcisions antrieures.

Comment effectuer un TCO ?

Six phases principales :

1. Dfinition du primtre : En fonction des enjeux et des objectifs recherchs, identifier prcisment le primtre, les entits
concernes et les informations collecter.
2. Identification des donnes : Identifier les sources et les donnes disponibles qui correspondent aux informations collecter.
3. Dfinition des modles et des principales mtriques : Concevoir les modles de donnes et les mtriques qui permettront de
comparer les informations collectes du primtre aux donnes de rfrences ou aux mtriques issues des hypothses alternatives.
4. Collecte, validation et modlisation des donnes : Effectuer la collecte des donnes, valider avec les entits du primtre et alimenter
le modle.
5. Prise en compte des rfrences : Comparer les rsultats avec les donnes de rfrence ou les mtriques issues des hypothses
alternatives.
6. Mise au point des scnarios : Effectuer les simulations adaptes aux scnarios pris en compte en vue de la dcision finale.

Facteurs de russite

Le primtre est dfini en fonction des enjeux et des dcisions prendre.

Les donnes couvrent l'ensemble des besoins lis aux comparaisons et simulations venir.
La collecte de donnes ncessite un temps de travail acceptable afin de ne pas rebuter les entits qui doivent les fournir.
Les donnes normalises sont recueillies, sous la mme forme, auprs des entits du primtre.
Chaque correspondant d'entit est suivi par un spcialiste TCO central charg d'expliquer, de relancer et de vrifier la cohrence de ce qui est
collect.
Les mtriques sont choisies pour leur pertinence et leur capacit faciliter comparaisons et simulations. Elles doivent pouvoir tre calcules pour
chaque entit du primtre et pour les donnes de rfrences :

Dans le cas d'un benchmark, les mtriques calcules au titre des rfrences doivent correspondre un primtre comparable au primtre
tudi

Dans le cas d'tude de scnarios alternatifs (Exemple : Evolutions technologiques), quelques mtriques communes aux diffrents scnarios

doivent tre identifies comme support la prise de dcision.

Les simulations sont calibres pour reprsenter les diffrents scnarios relatifs la prise de dcision.