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Comptabilité Informatique

Fiscalité des personnes morales (Université d'Orléans)

Studocu n'est pas sponsorisé ou supporté par une université ou un lycée

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Le contrôle fiscal des comptabilités informatisées

Les obligations comptables et fiscales

I/ Les obligations comptables

Aux termes de l'article L123-12 du Code de Commerce, les personnes physiques exerçant à
titre individuel une activité commerciale ou industrielle ainsi que les sociétés commerciales
(SA, SARL, EURL SNC..) doivent tenir une comptabilité commerciale. A ce titre, elles
doivent tenir un livre journal qui enregistre au jour le jour toutes les écritures comptables de
l'entreprise, un grand livre où sont portées les écritures du livre journal et un livre d'inventaire
qui regroupe les éléments d'actif et de passif de l'entreprise.

S'agissant des comptabilités informatisées, une clôture doit être obligatoire pour figer la
chronologie des écritures, garantir leur intangibilité et interdire toutes saisies supplémentaires.
L'enregistrement des écritures doit être irréversible. Le chemin de révision doit être
permanent et les pièces justificatives doivent pouvoir être présentées.

II/ Les obligations fiscales

A/ Obligation générale de présentation (articles 54 du CGI et L 13, L 47 A et L 47 A I du

LPF)

Tous les documents comptables de nature à justifier l'exactitude des résultats indiqués dans
la déclaration doivent être présentés à toute réquisition de l'Administration. Une comptabilité
est dite informatisée dès lors qu'elle est tenue même partiellement à l'aide d'une application

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informatique ou d'un système informatisé. Lorsque la comptabilité est tenue au moyen de

systèmes informatisés, le contrôle porte sur l'ensemble des informations, données, traitements
informatiques qui concourent directement ou indirectement à la formation des résultats
comptables ou fiscaux et à l'élaboration des déclarations obligatoires.
Cependant, il n'est pas facile de répondre à la question de savoir si une comptabilité est
tenue au moyen de systèmes informatisés.
A l'occasion de l'affaire SARL « Le Saint Louis », le Conseil d’État a estimé qu'un
restaurant disposant d'un progiciel de comptabilité sur lequel étaient centralisées les recettes
journalières de ses différentes activités ainsi que d'un logiciel de caisse, avait recours à une
comptabilité tenue au moyen de systèmes informatisés quand bien même ce logiciel de caisse
n'était pas connecté au logiciel de comptabilité.
A l'inverse, dans l'affaire « Gamboni Restauration », la Haute Assemblée après avoir relevé
l'absence d'utilisation d'un progiciel de comptabilité a jugé que l'utilisation de caisses
enregistreuses sans centralisation journalière des recettes, bien que l'entreprise était dotée des
équipements pour y procéder, ne permettait pas de caractériser l'existence d'une comptabilité
tenue au moyen de systèmes informatisés.
De même, la notion de documents devant être conservés doit être précisé. Il s'agit :
- des informations et données élémentaires « définies par leur participation directe ou
indirecte à l'élaboration d'états comptables et fiscaux et de déclarations rendues obligatoires
par le Code général des Impôts »,
- les traitements, c'est à dire l'ensemble des opérations réalisées par des moyens
automatiques pour permettre l'exploitation des données élémentaires et notamment leur
collecte, leur saisie, leur enregistrement, leur modification, leur classement, leur tri, leur
conservation, leur distinction, leur édition,
- la documentation qui vise à comprendre le fonctionnement du système d'information et la
formation des résultats comptables et fiscaux.

Deux périodes sont à distinguer :

- Pour les contrôles engagés jusqu'au 01/01/2014, la présentation sur support « papier » des
livres comptables (journaux grands livres) était le régime de droit commun, la présentation sur
support informatisé était facultative et à la discrétion des contribuables.
- Pour les contrôles engagés à compter du 01/01/2014, présentation obligatoire sous forme
dématérialisée. La présentation sous forme « papier » n'est plus recevable. A défaut le
contribuable peut se voir appliquer une amende de 5000 € ou en cas de rectifications et si le
montant est plus élevé, à 10% des droits mis à la charge du contribuable et il peut être mis en
œuvre la procédure d'opposition à contrôle (article L74 du LPF).

B/ Obligation de conservation des données comptables et de gestion (article L 102 B du

LPF)

Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de
communication, d'enquête ou de contrôle de l'Administration doivent être conservés pendant
un délai de 6 ans à compter de la date à laquelle les documents ont été établis.

La comptabilité et les documents de gestion sont conservés pendant 6 ans. Lorsqu'ils sont

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établis sur support informatique, ils doivent être conservés sous cette forme pendant un délai
de 3 ans. A l'issue de ce délai de 3 ans, et jusqu'à l'expiration du délai de 6 ans, les documents
sont conservés sur tout support au choix du contribuable.

Pour satisfaire aux obligations de présentation et de conservation, les entreprises doivent

mettre en place des procédures d'archivage. Ces procédures doivent répondre aux objectifs
suivants :
- donner date certaine aux documents et aux données pour une période comptable
- copier sur support informatique pérenne ces documents et données
- permettre une exploitation indépendante du système

Pour cela, il peut être envisagé :

- dès la clôture de l'exercice, de générer une archive de l'ensemble des fichiers
- de déposer l'archive chez un tiers archiveur qui garantira son contrôle et son intégralité
dans le temps

Le contrôle informatisé des comptabilités

L'Administration a un droit de contrôle général selon l'article L 10 du LPF.

Ce droit de contrôle porte sur l'ensemble des informations données et traitements
informatiques qui concourent directement ou indirectement à la formation des résultats
comptables ou fiscaux. Il permet d'effectuer des tris et classements sur la copie des écritures
comptables (L 47 A I LPF). Il permet également de réaliser ou demander des traitements
informatiques (L 47 A II LPF).

Type de contrôle Opérations effectuées

Contrôle classique : conformité Tris
L 47 A I de la comptabilité avec les Classements
déclarations fiscales Calculs

L 47 A II Contrôle appronfondi Traitements informatiques

L'article L 47 A I LPF : le fichier des écritures comptables (FEC)

Le contribuable satisfait à son obligation de présentation de sa comptabilité informatisée en

remettant une copie du FEC sous forme dématérialisée

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Qui doit déposer ?

Tous les contribuables soumis à des obligations comptables et/ou fiscales, qui utilisent un
logiciel comptable informatique et imposables dans les catégories BIC/IS, BNC, BA
quelquesoit le régime d'imposition (sauf BA Forfaitaire)
A ce titre, une succursale d'un groupe étranger, obligée de déposer une liasse fiscale est
soumise aux obligations de l'article L47 AI du LPF.
Ne sont pas concernés par le dispositif
- les SCI soumises exclusivement aux revenus fonciers et qui ont uniquement des associés
personnes physiques
- les autoentrepreneurs

Quand ?
Pour les contrôles engagés à compter du 01/01/2014, au cours de la première intervention.
La remise est formalisée par un écrit remis par le vérificateur au contribuable (AR) signé
du directeur administratif et financier. Si le fichier n'est pas conforme, une demande écrite de
mise en conformité est rédigée par le vérificateur. Le contrôle de conformité peut être effectué
par le vérificateur à son bureau. Pour les contrôles engagés depuis le 01/01/2014, il n'est plus
demandé la restitution du FEC mais leurs destructions avant la mise en recouvrement est
obligatoire.
Pour les contrôles soumis au délai de 3 mois, article L52 du LPF, le délai de trois mois est
majoré du délai de remise du FEC.
Exemple 1 : l'avis de vérification prévoit une première intervention le 24/01, le délai de 3
mois expire donc le 23/04. Si la remise du FEC n'intervient pas lors de la première
intervention mais le 30/01 par exemple, le délai de 3 mois expirera le 29/04.
Exemple 2 : l'avis de vérification qui vise les années n-2 et n-3 prévoit une première
intervention le 25/03/n, le délai de 3 mois expire donc le 24/06. La société remet au
vérificateur le FEC concernant n-2 le 01/04 et pour n-3, le 08/04. Dans cette situation, le délai
de 3 mois expire le 07/07.
Par ailleurs, l'absence de remise de la copie du FEC ou la remise d'un FEC non conforme
pour un seul des exercices visés par l'AVG entraîne la non application du délai de 3 mois
prévu à l'article L52 du Livre des procédures Fiscales.

Sur quelle période ?

Les copies des fichiers des écritures comptables de l'ensemble des exercices vérifiés et des
exercices antérieurs déficitaires en cas d'imputation des déficits sur les exercices non prescrits
doivent être présentées.
Si le contrôle est étendue à la TVA sur une période supplémentaire, le contribuable a
l'obligation de présenter ses documents comptables obligatoires relatifs à cette période sous
forme dématérialisée.

Comment ?
Obligation de transmettre la copie du fichier des écritures comptables sous forme
dématérialisée selon les normes prévues.

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La remise peut se faire sur un support physique (CD, DVD, Clé USB, DDE) ou
électronique (Serveur sécurisé de la DGFIP).

Le FEC regroupe l'ensemble des enregistrements informatiques qui constituent les écritures
comptables de la comptabilité générale. C'est un fichier unique qui éventuellement peut être
scindé en divers fichiers selon la taille de l'entreprise ou le volume des données.
L'enregistrement comptable informatique se définit comme une partie d'un écriture
comptable comportant plusieurs données reliées logiquement entre elles, précisant pour un
seul montant, sa date de valeur, son origine, son compte d'affectation, son débit et son crédit et
ses références à la pièce comptable.
Le fichier doit contenir toutes les écritures comptables enregistrées au cours de l'exercice.
Notamment, le FEC doit comporter les écritures d'enregistrement du bilan d'ouverture, c'est
à dire :
- les écritures d' « à nouveau »
- les écritures d'inventaire (amortissements, cession d'immobilisations, dépréciation,
stocks, provisions, régularisation).
L'entreprise doit pouvoir garantir la permanence du chemin de révision comptable entre les
pièces justificatives et les écritures comptables.
Les écritures de centralisation doivent donc être écartées. Sur ce point, l'Administration a
cependant précisé bien qu'en cas d'utilisation de logiciels ou de modules de gestion
indépendants, il est possible de ne fournir dans le FEC que les cumuls mensuels ressortant de
ces applications.
Cela signifie donc :
- qu'en cas de module de gestion indépendant, il est possible de ne saisir dans la
comptabilité que des centralisations mensuelles
- qu'en cas de module de gestion intégré à la comptabilité (cas des ERP notamment), il est
obligatoire de conserver les écritures comptables détaillées.
Il sera bien entendu possible au vérificateur de demander ultérieurement une copie ou une
extraction des fichiers de ce module de gestion indépendant mais en application de l'article
L47 A II du LPF.
De même, les fichiers d'un logiciel de caisse enregistreuse ou de facturation ne font pas
partie du FEC. Ces fichiers pourront être demandés dans le cadre de l'article l47 A II du LPF.

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Détail des champs du FEC

Sanctions
L'article 1729 D du Code général des Impôts prévoit une amende de 5 000 € en cas de
défaut de remise de copie du FEC et en cas de remise de fichiers non conformes aux normes
prévues à l'article L47 A I du LPF ou en cas de rectifications, et si le montant est plus élevé, à
10% des droits mis à la charge du contribuable.
Application éventuelle de la procédure d'opposition à contrôle (article L 74 LPF)
Ces nouvelles dispositions s'appliquent pour les contrôles dont l'AVG a été adressé à
compter du 10/08/2014 (avant amende de 1 500 €). Le durcissement des sanctions montrent
la volonté de l'Administration d'obtenir les FEC dans le cadre des contrôles fiscaux.
Par ailleurs, le défaut de remise de copie du FEC même en présence d'une comptabilité sur
support « papier » expose le contribuable au rejet de sa comptabilité et à une taxation d'office.

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La mission de l'expert comptables

- la comptabilité est tenue par l'expert comptable, le FEC est réalisé par ce dernier
- la comptabilité est tenue par le client et révisée par l'expert comptable, c'est à l'entreprise
de réaliser le FEC. Si l'entreprise ne sait pas le générer, l'expert comptable pourra proposer
une mission complémentaire de confection du FEC. En tout état de cause, la mission de
conseil de l'expert comptable conduit ce dernier à rappeler à son client les obligations fiscales
en la matière.
Enfin, en rapprochant le FEC d'autres fichiers, le contribuable ou son expert comptable
peuvent réaliser de nombreux autres contrôles. Leur utilisation régulière permet d'améliorer la
qualité du processus comptable et de renforcer le contrôle interne.
Le FEC s'inscrit dans une perspective européenne et internationale de standardisation des
données destinées à l'audit fiscal. Il est compatible avec les recommandations de l'OCDE en
matière d'audit fiscal informatisé que soutient la France. L'OCDE promeut un fichier SAF-T
(Standart Audit File for Tax compliance checking purposes) basé sur le format XML.
Ce fichier déjà adopté par le Luxembourg et partiellement par le Portugal, il comprend
outre les données du livre journal, celles relatives aux clients (y compris factures et
réglements), aux immobilisations et leurs amortissements, aux stocks (ficher articles et
mouvements), soit près de 1 000 champs.

L'article L 47 A II LPF

Lorsque l'Administration éprouve le besoin de pousser plus loin ses investigations, elle
peut procéder à des traitements informatiques dans les conditions prévues au II de l'article
L47 A du Livre des Procédures Fiscales.
Avec l'article L 47 A II du LPF, l'Administration peut effectuer des traitements selon trois
choix laissés au contribuable. Le vérificateur en fait la demande par écrit auprès de
l'entreprise. Il doit lui indiquer la nature des investigations souhaitées et exiger du
contribuable une information par écrit également, de son choix pour une des trois options
visées par le texte

Option A : mise à disposition du vérificateur dans l'entreprise du matériel nécessaire et des

fichiers nécessaires

Option B : le contribuable effectue lui-même les traitements. A la demande de

l'Administration, le contribuable met à sa disposition, dans les quinze jours suivant cette
demande, les copies des documents, données et traitements soumis au contrôle afin qu'elle
éffectue parrallèlement ses propres traitements.

Option C : remise des copies de fichiers sous forme dématérialisée au vérificateur pour la
réalisation des traitements, cette remise doit être formalisée. La restitution ou la destruction
doivent également être formalisées avant la mise en recouvrement. La remise se fait dans un
délai de quinze jours de la formalisation par écrit, sur un support physique (CD, DVD ; clé
USB).

Lorsque le vérificateur effectue des traitements de données transmises par le contribuable

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(option C voir B éventuellement), il doit en commnuniquer le résultat, si cela donne lieu à des
rectifications, au plus tard lors de l'envoi de la proposition de rectifications.

Le vérificateur peut exiger plusieurs fichiers qui seront par la suite recoupés. C'est le cas
dans le cadre du contrôle des stocks et des provisions pour dépréciation.
Enfin, l'Administration doit restituer au contribuable avant la mise en recouvrement des
impositions, les copies des fichiers qu'il lui a transmis, cette dernière ne pouvant conserver
aucun double. A cette obligation qui vaut pour le FEC (article L47 A I du Livre des
Procédures Fiscales) comme pour l'ensemble des documents transmis en cas de mise en
ouevre de traitements informatiques (article L47 A II du Livre des Procédures Fiscales), a été
récemment substitué à celle de détruire les fichiers. Cette destruction vise à garantir que ces
éléments ne seront pas utilisés dans le cadre d'une éventuelle procédure contentieuse ou à
l'occasion de contrôles ultérieurs.

Articulation du délai de remise des fichiers et le délai de trois mois sur place
Exemple :
La vérification de comptabilité de la société « X » a débuté le 05/01n. La durée du contrôle
est limité à trois mois. Le vérificateur sollicite le 15 janvier l'entreprise pour obtenir des
traitements informatiques et les obtient dans les conditions suivantes.
A savoir :
- Dans le cadre du b de l'article L47AII du LPF, la mise à disposition des traitements
intervient le 06/02/n. Le délai supplémentaire sera de 6 jours (on ne tient pas compte du jour
de finalisation et du jour de remise des fichiers).
- Dans le cadre du c de l'article L47AII du LPF, les fichiers sont remis le 05/02/n. Le délai
supplémentaire sera de 5 jours (on ne tient pas compte du jour de finalisation et du jour de
remise des fichiers).
Ces délais sont cumulés en cas de demandes successives.

L'article 1729 H du Code général des Impôts sanctionne par une amende de 5 000 € ou en
cas de rectification et si le montant en est plus élevé par une majoration de 10 % des droits
mis à la charge du contribuable :
- le défaut de présentation des documents données et traitements nécessaires à la mise en
œuvre des investigations prévues au II de l'article L47 A du Livre des Procédures Fiscales,
- le défaut de mise à disposition des copies des documents, données, traitements soumis au
contrôle dans les dalais et selon les normes prévues au II de l'article L47 A du Livre des
Procédures Fiscales.
Cette sanction s'applique lorsque:
- les copies des documents, données, traitements ne sont pas remis à l'Administration
(L47A II b et c)
- les copies des documents, données, traitements ne sont pas remis dans le délai de 15 jours
à compter de la demande (L47A II b et c)
- les copies des documents, données, traitements ne sont pas présents sur le matériel de la
société (L47 A II a)
- les copies des documents, données, traitements ne sont pas conformes aux normes

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prévues (L47 A II b et c)

La certification des logiciels de caisse

A compter du 01/01/2018, toute personne assujettie à la TVA doit, lorsqu'elle enregistre les
réglements de ses clients au moyen d'un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d'un
système de caisse, utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions
d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle
de l'Administration fiscale, attesté par un certificat délivré par un organisme accrédité.

Qui ?
Seraient exclus de l'obligation de détention d'un certificat, les logiciels et applications
enregistrant des opérations :
- entre seuls assujettis à la TVA (B to B car présence d'une facture)
- réalisées par des assujettis placés sous le régime de la franchise TVA
- réalisées par des assujettis effectuant des opérations exonérées de TVA
Les autres assujettis rentrent dans l'obligation.

Quels logiciels ?
Il faut avant tout retenir la « fonctionnalité de caisse », quelles que soient les autres
fonctionnalités de l'application.
Les terminaux de paiement électroniques et les logiciels monétiques seraient hors de
l'obligation de présentation d'un certificat.

Les obligations à respecter par les logiciels ?

Le logiciel doit fournir un système de preuve démontrant l'absence de modification des
données de règlement, mais aussi détecter et tracer les éventuelles modifications (non
autorisées) et les corrections, lesquelles ne sont acceptables que par des opérations de
« plus » et de « moins » et non par modification directe des données d'origine enregistrées.

Les modalités de certification ?

Seul l'éditeur peut produire lui même l'attestation ou faire produire le certificat par un
organisme accrédité.
L'éditeur est celui qui détient le code source du logiciel ou du système. Si l'éditeur a
développé le logiciel en interne, il doit obtenir un certificat d'un organisme accrédité.
L'Administration fiscale et/ou l'expert comptable ne peuvent délivrer cette attestation.

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